Der Sommer naht und die Temperaturen steigen. Viele Unternehmen haben bereits eine betriebliche Sommerfeier geplant. Wie Sie das Sommerfest steuerlich absetzen, damit kein steuerliches Desaster droht, erklären wir im Folgenden.
Damit Sie das betriebliche Sommerfest steuerlich absetzen können und Geld sparen, sollten Sie die Kosten im Auge behalten. Erstens müssen die Kosten einer Betriebsfeier in das Budget des Unternehmens passen. Zweitens dürfen bestimmte Werte nicht überschritten werden, damit die Betriebsfeier steuerlich voll anerkannt wird. Denn eine betriebliche Feier sollte nicht mehr als 110 Euro pro Mitarbeiter kosten.
Pro Person maximal 110 Euro Freibetrag
Wird die Grenze von 110 Euro pro Person überschritten, fallen Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge an.
Selbst Angehörige dürfen zu einer Betriebsfeier mitgebracht werden, ohne dass Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig werden, wenn dieser Betrag nicht überschritten wird.
So ermitteln Sie die Kosten für die betriebliche Sommerfeier
Als Erstes müssen die Gesamtkosten der Feier ermittelt werden. Dazu zählen alle Kosten, die der Arbeitgeber für die Feier aufwendet, inkl. der Umsatzsteuer. Das können Kosten für Künstler, Speisen und Getränke, Übernachtungskosten und auch Fahrtkosten sein.
Die Gesamtkosten werden durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt, die an dem Sommerfest teilgenommen haben. Nehmen auch die Partner der Mitarbeiter oder andere Begleitpersonen an dem Fest teil, sind diese Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zuzuordnen. Der Freibetrag wird in so einem Fall für diesen Mitarbeiter nicht erhöht.
Vorsteuerabzug bis maximal 110 Euro
Liegen die Gesamtkosten unter 110 Euro brutto je Mitarbeiter, kann der Vorsteuerabzug vorgenommen werden. Das geht natürlich nur, wenn das Unternehmen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Wird dieser Betrag überschritten, ist der Vorsteuerabzug vollständig ausgeschlossen.
Pauschale Lohnsteuer
Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, ist nur der überschreitende Anteil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Lohn des Mitarbeiters.
Beispielrechnung: Sommerfest steuerlich absetzen
Verdeutlichen wir dies an einem Beispiel:
Beispiel: Das Sommerfest kostet insgesamt 3.000 Euro. Es nehmen 25 Mitarbeiter daran teil. 5 Mitarbeiter bringen ihre Partner mit.
Pro Person kostet die Feier also 100 Euro (3.000 Euro : 30 Personen). Den 5 Mitarbeitern, die ihre Partner mitbringen, ist der Kostenanteil zuzurechnen. Damit hat die Feier für diese 5 Mitarbeiter je 200 Euro gekostet. 110 Euro bleiben steuerfrei. 90 Euro sind lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Bei einem Bruttoeinkommen von 3.000 Euro pro Monat sind etwa 63 Euro mehr Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer pro Mitarbeiter zu zahlen.Der Arbeitgeber kann stattdessen auch diese 90 Euro pauschal mit 25 % besteuern. Dann fallen nur 22,50 Euro pro Mitarbeiter an.
Nicht mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr
Im Jahr können zwei Veranstaltungen durchgeführt werden, ohne dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Die 110 Euro Grenze gilt jedoch für jede Veranstaltung einzeln. Wird in einer Veranstaltung der Freibetrag nicht vollständig ausgeschöpft, kann dieser Restbetrag nicht auf die andere Veranstaltung übertragen werden.
Werden mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr für Mitarbeiter durchgeführt, ist die dritte Veranstaltung nicht steuerbegünstigt, sondern lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Allerdings kann sich der Arbeitgeber aussuchen, welche 2 Veranstaltungen er nicht besteuern möchte. Sinnvoll ist, die Veranstaltung mit den geringsten Betriebsausgaben zu besteuern.
Geschenke an Mitarbeiter während der Feier
Kosten für Geschenke an Mitarbeiter während der Feier, gehören zu den Gesamtkosten der Feier und müssen mit eingerechnet werden.
Eine Ausnahme besteht nur bei Geschenken aus anderen Anlässen. Hat z. B. ein Mitarbeiter Geburtstag und das Geburtstagsgeschenk wird während der Feier übergeben, ist dieses Geschenk nicht mit einzurechnen.
Kostet dieses Geburtstagsgeschenk nicht mehr als 40 Euro brutto, ist die Vorsteuer abziehbar und das Geschenk lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Unter dem Link „Wie setze ich Geschenke an Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner steuerlich ab?“ erfahren Sie mehr!