Den ersten Mitarbeiter einstellen: eine Checkliste

Läuft Ihr Unternehmen, das Sie bisher alleine gestemmt haben, so gut, dass Sie einen Mitarbeiter einstellen müssen? Dann werden Sie bald erfahren, dass das gar nicht so einfach ist – vor allem, da sich einige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen stellen. Mit unserer Checkliste überwinden Sie alle bürokratischen Hürden.

Wählen Sie die passende Form der Anstellung

Bevor Sie in Ihr Leben als Arbeitgeber einsteigen, müssen Sie sich entscheiden, in welcher Form Sie Ihren Mitarbeiter einstellen wollen. In Betracht kommen: eine sozialversicherungspflichtige Anstellung, eine geringfügige Beschäftigung (Minijob) oder eine freie Mitarbeit. Je nachdem, für welche Variante Sie sich entscheiden, fallen unterschiedliche Kosten an.

Beispiel: Vermögensberater V benötigt eine Hilfe für Büroarbeiten und die Buchhaltung.

Variante 1: Er stellt einen sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter ein. Dieser verdient als Halbtagskraft 1.800 Euro im Monat. Zusätzlich zum Bruttogehalt muss V Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von 363,15 Euro abführen. Damit entstehen Kosten von insgesamt 2.163,15 Euro monatlich. Dazu kommen im Einzelfall noch Beiträge zur Berufsgenossenschaft und verschiedene Umlagen zum Beispiel für Entgeltfortzahlungsversicherungen.

Variante 2: V entscheidet sich für eine geringfügige Beschäftigung. Für einen Minijobber, der bis zu 450 Euro im Monat verdienen darf, fallen pauschale Sozialabgaben und Steuern von maximal 140,40 Euro an. Dadurch entstehen pro Monat Ausgaben von insgesamt 590,40 Euro. Auch hier können noch Beiträge zur Berufsgenossenschaft dazukommen.

Variante 3: V entscheidet sich für einen freien Mitarbeiter. In diesem Fall spart er sich die Sozialversicherungsbeiträge. Dafür muss er einen höheren Stundensatz zahlen.

Praxistipp: Achten Sie darauf, dass der freie Mitarbeiter kein Scheinselbstständiger ist. Binden Sie ihn also nicht zu sehr in den Betrieb ein. Denn sonst drohen hohe Nachzahlungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.

Überlegen Sie sich gut, für welche Variante Sie sich entscheiden. Ein Minijobber darf bei dem derzeitigen Mindeststundenlohn von 9,19 Euro gut 48 Stunden pro Monat arbeiten. Zahlen Sie mehr, muss die Stundenzahl entsprechend reduziert werden. Aber vielleicht genügt Ihnen dies ja für den Anfang. Denn einen Minijob anzumelden ist deutlich weniger aufwendig als eine sozialversicherungspflichtige Anstellung

Praxistipp: Sie dürfen auch ein Familienmitglied als Hilfe einstellen, zum Beispiel den Ehepartner oder einen anderen Angehörigen, der fit in Buchhaltung und Büroarbeit ist. Was Sie in diesem Fall bei der Anstellung beachten müssen, lesen Sie in dem Beitrag „Familienangehörige als Mitarbeiter: So geht’s“.

Checkliste: Was Sie erledigen müssen

Haben Sie sich für eine Form der Anstellung entschieden, gibt es einige Dinge zu tun. Das müssen Sie noch erledigen:

  1. Arbeitsvertrag abschließen
  2. Betriebsnummer beantragen
  3. Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden (bei geringfügiger Beschäftigung: Anmeldung bei der Minijob-Zentrale)
  4. Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden
  5. beim Finanzamt melden (bei geringfügiger Beschäftigung: Anmeldung bei der Minijob-Zentrale)
  6. Urlaubsbescheinigung anfordern
  7. an steuerliche Extras denken

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag, in dem alles genau geregelt ist, erspart Ihnen Ärger und Missverständnisse. Legen Sie darin insbesondere Arbeitszeiten, Gehalt, Stundenzahl, Urlaub und Kündigungsfristen fest.

Die Betriebsnummer beantragen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. Diese benötigen Sie für die Anmeldungen bei der Krankenkasse und bei der Minijob-Zentrale.

Beschäftigen Sie Ihren Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig, melden Sie ihn bei dessen Krankenkasse an. Diese ist die zentrale Meldestelle für die Sozialversicherung. Sie zieht die Sozialversicherungsbeiträge ein und leitet sie entsprechend weiter, zum Beispiel an die Rentenversicherung. Lassen Sie sich den Sozialversicherungsausweis vom Mitarbeiter zeigen. Liegt eine geringfügige Beschäftigung vor, müssen Sie diese nicht bei der Krankenkasse, sondern bei der Minijob-Zentrale anmelden.

Darüber hinaus ist eine Anmeldung des Mitarbeiters bei der gesetzlichen Unfallversicherung erforderlich. Welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist, erfahren Sie bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung DGUV.

Mit dem Geburtsdatum und der Identifikationsnummer melden Sie den Mitarbeiter beim Finanzamt für das ELStAM-Verfahren an. Auch müssen Sie angeben, ob es sich um die Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Danach können Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters elektronisch abrufen und so die korrekte Lohnsteuer berechnen und abführen. Dieser Schritt entfällt bei einem Minijob-Arbeitsverhältnis, denn bei diesem zahlen Sie eine pauschale Steuer an die Minijob-Zentrale.

Damit der Mitarbeiter nicht mehr Urlaub bekommt, als ihm zusteht, lassen Sie sich bitte eine Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers vorlegen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihren Mitarbeiter mit steuerfreien Extras belohnen dürfen. In Betracht kommen zum Beispiel Kindergartenzuschuss, Einkaufsgutschein, Smartphone, Leistungen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und vieles mehr.

Fazit

Ja, es ist aufwendig, den ersten Mitarbeiter einzustellen. Die Bürokratie ist aber leider nicht zu vermeiden. Deshalb sollten Sie das Unvermeidliche möglichst sorgfältig erledigen, damit es später keinen Ärger mit der Sozialversicherung, dem Finanzamt oder der Berufsgenossenschaft gibt.

Clemens Lamm

Clemens Lamm

Steuerberater bei felix1.de
Clemens Lamm ist Steuerberater bei der felix1.de-Niederlassung in Potsdam.
Clemens Lamm