Elektronische Kassensysteme wecken seit jeher das Misstrauen der Betriebsprüfer. Allzu leicht ließen sich bisher Manipulationen durchführen und Einnahmen am Fiskus vorbei erwirtschaften. Doch seit einigen Jahren verschärft der Gesetzgeber Schritt für Schritt die Anforderungen an eine elektronische Kasse. Und dann stellt auch noch die Rechtsprechung Steuerpflichtige mit Registrierkasse unter Generalverdacht. Dabei soll die Technik doch eigentlich alles leichter machen.
Je mehr die elektronischen Kassen können, desto höher sind die Anforderungen, die die Finanzverwaltung an Dokumentation und Nachweise stellt. Die Rechtsprechung sieht ebenfalls hinter jedem Strauch und hinter jedem Baum einen Feind. Nur so ist zumindest das Urteil des Finanzgerichts Münster zu erklären. Seiner Meinung nach reichte bereits die theoretische Möglichkeit einer Manipulation aus, um Hinzuschätzungen zuzulassen, obwohl tatsächlich keine Veränderung der Software vorlag. Zwar kassierte der Bundesfinanzhof dieses Urteil, stellte aber auch fest, dass mit entsprechender Kenntnis jedes Kassensystem manipulierbar ist (FG Münster, Urteil vom 29.3.2017, 7 K 3675/13 E, G, U; BFH, Urteil vom 23.2.2018, X B 65/17).
Da stellt sich doch die Frage, wie eine elektronische Kasse manipuliert werden kann bzw. wann das Finanzamt von einer Manipulation ausgeht und welche Anforderungen die von Ihnen gewählte Kasse erfüllen muss.
Umsätze werden erst gar nicht erfasst – und können doch entdeckt werden
Auch wenn das eingesetzte Kassensystem noch so gut ist – was nicht eingegeben wird, kann es nicht erfassen und dokumentieren.
Bei einer Kassen-Nachschau kommt der Betriebsprüfer aber wahrscheinlich hinter den Betrug.
Offene Ladenkasse: Das Kassenbuch muss stimmen
Ein Steuerpflichtiger hat die Wahl, welchen Kassentyp er verwenden möchte. Entscheidet er sich für eine sogenannte offene Ladenkasse, kann das Finanzamt das erst einmal nicht beanstanden. Denn es gibt keine Pflicht, dass eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz kommen muss.
Da hier jedoch durch die Nichterfassung von Einnahmen ein hohes Betrugspotential angenommen wird, achtet der Betriebsprüfer besonders auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht und ein sorgfältig geführtes Kassenbuch.
Praxistipp: Verwenden Sie für Ihr Kassenbuch keine Office-Programme. Denn diese entsprechen nicht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit. Eine Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung nicht möglich ist bzw. mit einem entsprechenden Vermerk gekennzeichnet wird.
Programmierung von elektronischen Kassen: Jedes System ist manipulierbar
Wer sich eine elektronische Registrierkasse anschaffen möchte, sollte sich unbedingt mit den Anforderungen vertraut machen, die die Finanzverwaltung an die Systeme stellt. Nicht dass Ihnen wegen eines kleinen Fehlers Ihre gesamte Kassenführung um die Ohren fliegt.
Schon seit 1.1.2017 muss eine elektronische Registrierkasse in der Lage sein, eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten zu ermöglichen. Dazu gehören insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z. B. Preisänderungen, Anlegen und Löschen von Nutzern der Kasse). Diese Daten müssen vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden. Das gilt auch für Programmierungsunterlagen und Protokolle nachträglicher Programmänderungen. Das bedeutet für Sie: Selbstverständlich dürfen bestehende Systeme an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden – das muss nur vollständig dokumentiert werden.
Praxistipp: Das Finanzamt kann nicht verlangen, dass die erforderliche Dokumentation ausschließlich in Papierform vorgenommen werden darf. Das Gesetz sagt nämlich eindeutig, dass eine Aufbewahrung auf Datenträgern zulässig ist (BFH, Urteil vom 23.2.2018, X B 65/17). Das Finanzamt hat aber ein Datenzugriffsrecht, das der Steuerpflichtige durch Einsicht am Kassensystem oder Überlassung eines Datenträgers gewährleisten muss.
Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht: Planen Sie langfristig
Bei der Auswahl des Kassensystems sollten Sie darauf achten, dass damit die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllt werden kann.
Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet: Alle Verkaufsvorgänge werden vollständig erfasst und dokumentiert. Dazu gehören das Datum, die Zeit, der Bediener bzw. Verkäufer, die Artikelbezeichnung, die Anzahl mit Einzelpreis sowie der Gesamtpreis. Ein Tagesendsummenbon reicht nicht aus.
Vollständig bedeutet, dass Buchungsabbrüche nicht zulässig und Storno-Buchungen nachvollziehbar sind. Darüber hinaus gilt für Buchungen der Grundsatz der Unveränderbarkeit, sodass Änderungen protokolliert werden und ursprüngliche Inhalte erkennbar bleiben müssen. Umsätze, die über die sogenannte Trainee-Taste gebucht werden, müssen auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden.
Darüber hinaus ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Diese muss eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) enthalten, aber auch Dokumentationen über das technische System, die Betriebszeiten und die Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen usw.).
Praxistipp: Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken darüber, wie Sie diese Einzeldaten aufbewahren. Denn alle Daten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Und das während der gesamten Aufbewahrungszeit von 10 Jahren!
Beanstandungen und ihre Folgen: Warum das Finanzamt besser nichts findet
Beanstandet der Betriebsprüfer das eingesetzte Kassensystem, muss der Steuerpflichtige mit Hinzuschätzungen rechnen. Diese betragen bis zu 10 % des Jahresumsatzes zuzüglich eines Sicherheitszuschlags. Bei schwerwiegenden Mängeln kann der Betriebsprüfer nicht nur die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen, sondern sogar die komplette Buchführung. Auch steht dabei immer ein mögliches Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung im Raum.
Ausblick: Noch mehr Anforderungen
Ab dem Jahr 2020 wird es weitere Anforderungen an elektronische Kassensysteme geben, die allerdings teilweise noch nicht definiert sind. So ist eine Umstellung auf fälschungssichere Systeme geplant. Aufzeichnungssysteme müssen durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, sodass Umsätze nicht mehr gelöscht werden können. Die Zertifizierungen nimmt das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) vor. Darüber hinaus wird eine Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an Kunden eingeführt, von der man sich unter bestimmten Voraussetzungen aber befreien lassen kann.
Ob das eingesetzte Kassensystem den aktuellen und den kommenden Anforderungen entspricht, kann im Einzelfall zu erheblichen Unsicherheiten führen. Wenden Sie sich deshalb an einen Steuerberater Ihres Vertrauens, damit Ihre Kassen- und Buchführung von Anfang an auf sicheren Beinen steht.
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