Registrierkasse: Was ist zu tun – sofort und mittelfristig?

RegistrierkasseEnde 2016 hat der Gesetzgeber Ernst gemacht: Das Gesetz gegen Kassenmanipulationen ist in Kraft getreten. Nach den im April 2016 geplanten Änderungen haben die Politiker noch an einigen Stellen geschraubt. Wir bereiten Sie auf die wichtigsten Änderungen vor.

Wer muss sofort tätig werden?

Das Wichtigste vorneweg: Unternehmer mit älteren elektronischen Registrierkassen müssen sofort handeln. Das sind Kassen mit zwei Druckern: einem für den Kundenbon auf einem Papierstreifen (Bonrolle) und einem für die Journalrolle, die die Umsätze aufzeichnet.

Diese Kassen dürfen seit 1.1.2017 nicht mehr verwendet werden. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel „Ein letzter Kassencheck – ist meine Kasse für 2017 gerüstet?„.

Wer es dennoch tut, bewegt sich im „roten“ Bereich. Heißt konkret: Er muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Kassenabrechnungen nicht mehr anerkennt und die Einnahmen schätzt – ziemlich großzügig. Konsequenz: Es droht eine Steuernachzahlung. Weiteres hierzu lesen Sie auch in unserem Artikel „Entwarnung: Elektronische Kasse nicht verpflichtend“.

Übrigens gilt unabhängig vom 1.1.2017: Wer eine digitale Kasse verwendet, die durch ein einfaches Softwareupdate Kasseneinzeldaten liefern könnte, darf sich nicht „auf die faule Haut legen“: Das Update ist ihm zumutbar und wenn er es nicht durchführt und deshalb Stornierungen nicht mehr nachvollziehbar sind, darf der Betriebsprüfer eine Schätzung durchführen (Urteil des FInanzgerichts Berlin vom 24.8.2016, 5 V 5089/16).

Tipp: Handeln Sie noch heute und stellen Sie Ihre Kasse so schnell wie möglich um. So bleiben Ihnen böse Überraschungen erspart. Wenn Sie unsicher sind, nutzen Sie den ETL Kassencheck.

Die wichtigen Gesetzesänderungen gegen Kassenmanipulation

Der Staat will Manipulationen an elektronischen Registrierkassen unterbinden und dadurch Steuerhinterziehung verhindern. Deshalb zwingt er die Unternehmer, nur zertifizierte technische Lösungen gegen Missbrauch bei der Kassenführung einzusetzen und diese dem Finanzamt zu melden. Außerdem darf der Fiskus mehr kontrollieren und die Bußgelder bei Verstößen steigen drastisch. Über den ersten Entwurf hatten wir bereits im April 2016 berichtet. Doch es gibt noch Änderungen. Das sind die Kernpunkte, die für Sie jetzt und ab dem nächsten Jahr wichtig sind:

Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle ist Pflicht

Seit dem 1.1.2017 müssen elektronische Registrierkassen alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle, insbesondere die Einzelumsätze festhalten und elektronisch speichern können. So soll sich jeder einzelne Geschäftsvorfall über einen Zeitraum von 10 Jahren von Anfang an verfolgen lassen.

Konsequenz: Registrierkassen, die das nicht können und die auch nicht entsprechend umrüstbar sind, müssen ausrangiert werden.

Eine Ausnahme von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt nur für die offene Ladenkasse, wenn Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden, etwa auf Märkten.

Elektronische Kassen müssen gegen Manipulation technisch gesichert sein

Elektronische Kassen müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen:

  • Ein Sicherheitsmodul protokolliert Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs, sodass sie später nicht mehr „heimlich“ verändert werden können.
  • Das Speichermedium sichert die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
  • Die digitale Schnittstelle ermöglicht es, Daten zu übertragen, z.B. für eine Prüfung durch das Finanzamt.

Was diese „Sicherheitseinrichtung“ genau können muss, soll eine Rechtsverordnung regeln, die voraussichtlich in diesem Jahr beschlossen wird. Tipp: Falls Sie nicht dringend eine neue Kasse anschaffen müssen, sollten Sie warten, bis die Details bekannt sind.

Meldepflicht für Aufzeichnungssystem und Sicherheitseinrichtung

Verschärfend zum Referentenentwurf kommt noch eine Meldepflicht für die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen hinzu. Wer ab 1.1.2020 so etwas anschafft oder außer Betrieb nimmt, hat dies innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitzuteilen. Dabei sind u.a. folgende Angaben notwendig:

  • die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung und des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Anzahl und Seriennummern,
  • Datum, zu dem die Systeme angeschafft bzw. ausrangiert wurden.

Längere Übergangsfrist für neuere elektronische Registrierkassen

Ursprünglich sollten die neuen Sicherheitssysteme bereits ab 1.1.2019 verpflichtend sein. Nach der verabschiedeten Fassung haben Unternehmer wie dargestellt ein Jahr mehr Zeit hierfür, nämlich bis zum 1.1.2020.

Ebenfalls neu: Für neuere Registrierkassen ist noch mehr Zeit. Denn nicht alle Registrierkassen, die Einzelumsätze speichern können und damit die derzeit geltenden Anforderungen erfüllen, sind auch für die Zukunft gerüstet. Wer seine Kasse bis Ende 2016 fit gemacht hat, bekommt deshalb mehr Zeit, um die Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, nämlich bis zum 31.12.2022.

Hiervon profitieren Registrierkassen,

  • die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft worden sind oder werden und
  • die den jetzigen Anforderungen entsprechen, aber bauartbedingt nicht nach- bzw. aufrüstbar sind.

Elektronische Belegausgabe wird 2020 Pflicht

Unternehmer mit elektronischer Kasse müssen ihren Kunden für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg anbieten – elektronisch oder auf Papier. Diese Pflicht war zunächst nicht geplant.

Ausnahme: Die Finanzverwaltung kann Geschäftsleute auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien, wenn Waren an viele dem Unternehmer nicht bekannte Personen verkauft werden (z.B. in Bäckereien).

Kassenmanipulationen aufdecken durch unangemeldete Nachschau

Finanzbeamte dürfen künftig während der üblichen Geschäftszeiten Ihre Geschäftsräume betreten, um die ordnungsgemäße Kassenführung zu kontrollieren und die Sicherheitseinrichtung der Kasse zu überprüfen. Hierüber haben wir bereits berichtet.

Grundsätzlich muss der Unternehmer ohne Vorankündigung Rede und Antwort stehen. Nur wenn sich dessen digitale Unterlagen woanders, z.B. bei einem Steuerberater oder Rechtsanwalt befinden, muss eine Außenprüfung rechtzeitig vorher angekündigt werden.

Außerdem darf der Finanzbeamte in den öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen „verdeckt“ (etwa durch Testkäufe) kontrollieren, ob die Kasse korrekt bedient wird.

Ausweisen muss er sich erst, wenn er nicht allgemein zugängliche Geschäftsräume betreten will, Unterlagen oder Auskünfte verlangt, digitale Daten einsehen möchte oder deren Übermittlung verlangt.

Unerfreulich: Die Nachschau ist bereits ab 2018 möglich, d.h. ein Jahr früher als ursprünglich geplant.

Höhere Bußgelder bei Verstößen wie z.B. Kassenmanipulationen

Wer als Unternehmer gegen die verschärften Vorschriften für die Kassenführung verstößt und z.B. Manipulationssoftware einsetzt, muss künftig mit bis zu 25.000 Euro Geldbuße rechnen, und zwar auch dann, wenn dem Fiskus keine Steuereinnahmen durch die Lappen gegangen sind.

 

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Annika Haucke

Rechtsanwältin bei felix1.de
Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.
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Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.