Kassen-Nachschau: So verhalten Sie sich richtig

Wo Bargeld im Spiel ist, schaut das Finanzamt besonders genau hin, damit ja nichts am Fiskus vorbei eingenommen wird. Entsprechend penibel prüfen die Finanzbeamten die verwendeten Kassen. Seit Anfang des Jahres dürfen sie das im Rahmen der Kassen-Nachschau sogar unangekündigt. Und wenn dem Prüfer nicht gefällt, was er sieht, darf er sofort zu einer richtigen Betriebsprüfung übergehen. Deshalb sollten vor allem bargeldintensive Branchen gut auf eine Kassen-Nachschau vorbereitet sein. Wer das noch nicht gemacht hat, für den wird es höchste Zeit: Die Prüfer sind bereits unterwegs.

Doch wie verhalte ich mich, wenn der Prüfer plötzlich auf der Matte steht? Was darf er, was darf er nicht? Ihre Rechte und auch Ihre Pflichten rund um die Kassen-Nachschau erklären wir Ihnen anhand einer FAQ-Liste.

√ Wann darf die Kassen-Nachschau durchgeführt werden?

Das Gesetz spricht von den „üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten“. Welche Geschäfts- und Arbeitszeiten üblich sind, hängt von der jeweiligen Branche ab.

Öffnet ein Bäcker seine Verkaufsfiliale von Montag bis Freitag von 6 Uhr bis 18 Uhr, darf der Prüfer in dieser Zeit kommen. Im Einzelhandel sind Öffnungszeiten am Samstag üblich, sodass zum Beispiel ein Bekleidungsgeschäft auch an diesem Tag geprüft werden könnte. Bei Handwerksbetrieben wiederum sind andere Arbeitszeiten maßgebend, ebenso in der Gastronomie.

Eine Kassen-Nachschau vor oder nach Ladenschluss ist ebenfalls zulässig, wenn schon bzw. noch gearbeitet wird.

√ Wie erkenne ich den Prüfer?

Den Prüfer vom Finanzamt werden Sie wahrscheinlich erst dann erkennen, wenn er sich zu erkennen gibt. Dazu muss er zwingend einen Dienstausweis vorzeigen. Ohne Ausweis keine Kassen-Nachschau. Da könnte ja sonst jeder kommen.

Und genau da liegt das Problem. Anscheinend sind die Dienstausweise alles andere als fälschungssicher. So liegt es durchaus im Bereich des Möglichen, dass sich ein Unbefugter Zugang zu Ihrer Kasse verschafft. Deshalb fordert zum Beispiel der Deutsche Steuerberaterverband, die Sicherheitsstandards für Prüferausweise zu erhöhen. Zudem sollte der Prüfer verpflichtet sein, dem Steuerpflichtigen einen schriftlichen Prüfungsauftrag auszuhändigen.

Praxistipp: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Bestehen Zweifel an der Identität des Prüfers, fragen Sie beim Finanzamt nach. Aber was, wenn der Prüfer in den frühen Morgenstunden oder spät am Abend kommt? Sie können zwar die Kassen-Nachschau verweigern, sollte der Prüfer jedoch echt sein, wird er wahrscheinlich sofort zu einer Außenprüfung übergehen. Steht ein Betrüger vor Ihnen, fehlt vielleicht am Ende Geld in der Kasse. Versuchen Sie in einer solchen Situation ruhig zu bleiben und fragen Sie, ob der Prüfer nicht später wiederkommen kann. Ansonsten gestatten Sie die Prüfung, lassen Sie jedoch den Prüfer während der gesamten Prüfung nicht unbeaufsichtigt.

√ Muss sich der Prüfer sofort beim Betreten des Geschäfts ausweisen?

Nein, das muss er nicht. Der Prüfer darf inkognito Testkäufe durchführen, um zu erfahren, wie Sie Ihre Bargeschäfte abwickeln und das eingesetzte Kassensystem handhaben.

√ Habe ich Zeit, meinen Steuerberater hinzuzuziehen?

Da die Kassen-Nachschau unangekündigt erfolgt, wird in den allermeisten Fällen keine Zeit sein, den Steuerberater zu kontaktieren.

√ Was darf der Prüfer machen?

Die Kassen-Nachschau betrifft Ihr Kassensystem. Dieses darf sich der Prüfer genau anschauen. Konkret heißt das für Sie:

Sie müssen dem Prüfer Zugang zum Kassensystem gewähren und die Auswertung der Daten ermöglichen.

Der Prüfer darf bei einem elektronischen Kassensystem die Aufzeichnungen in digitaler Form einsehen. Außerdem kann er verlangen, dass diese Daten in digitaler Form übermittelt oder auf einem entsprechenden Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Darüber hinaus müssen Sie dem Prüfer auf Verlangen diese Unterlagen vorlegen können:

  • Zertifikate des Kassensystems
  • Bedienungsanleitung des Kassensystems
  • Programmieranleitung und mögliche Programmierprotokolle
  • Arbeitsanweisungen an das Personal im Umgang mit der Kasse
  • Verfahrensdokumentation

Bei einer sogenannten offenen Ladenkasse, also zum Beispiel einer Schublade mit offenen Fächern, ist der Prüfer befugt, sich die Kassenbuchaufzeichnungen der Vortage vorlegen zu lassen. Er darf hier sogar einen Kassensturz verlangen.

Praxistipp: Werden Ihre Kassendaten extern aufbewahrt, hat auch hier der Prüfer ein Einsichtsrecht. Handelt es sich um einen Buchhaltungsbüro, darf der Prüfer unangekündigt kommen. Bei einem Steuerberater muss er sich ein bis zwei Wochen vorher anmelden. Nicht ganz klar ist jedoch, ob sich der Prüfer hier noch im Rahmen der Kassen-Nachschau befindet oder schon zur Außenprüfung übergegangen sein muss.

√ Wann darf der Prüfer einen Kassensturz verlangen?

Von einem Kassensturz sind Sie betroffen, wenn Sie eine Registrierkasse oder eine sogenannte offene Ladenkasse führen. Letztere finden sich zum Beispiel in Markt- oder Imbissständen oder in kleinen Betrieben, die keine regelmäßigen Bareinnahmen haben. Hier darf der Prüfer im Rahmen der Kassen-Nachschau einen Kassensturz verlangen und Einsicht in die Kassenbuchaufzeichnungen der Vortage nehmen.

Praxistipp: Kommt der Prüfer zur Unzeit, also zum Beispiel bei einer Imbissbude zur Mittagszeit, würde eine Kassen-Nachschau Ihren Betrieb ziemlich beeinträchtigen und wohl zu erheblichen Umsatzeinbußen führen. Bisher gibt es leider keine Regelung, was der Inhaber und Steuerpflichtige in diesem Fall tun kann. Darf er die Kassen-Nachschau verweigern? Darf er den Prüfer bitten, später wieder zu kommen? Das ist derzeit völlig unklar. Bleiben Sie freundlich und bieten Sie dem Prüfer an, dass er die Kassen-Nachschau durchführen kann, wenn es wieder ruhiger ist.

√ Darf der Prüfer auch meine Wohnung betreten?

Nein, ohne Ihre Zustimmung darf der Prüfer das grundsätzlich nicht. Dies ist gegen Ihren Willen nur ausnahmsweise zur „Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ zulässig.

Praxistipp: Verlangt ein Prüfer Zugang zu Ihren Privaträumen, lassen Sie sich bitte darlegen, inwieweit dadurch dringende Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung verhütet werden sollen.

√ Ist eine Durchsicht von Schränken und Schubladen erlaubt?

Nein, das ist nicht erlaubt. Denn die Kassen-Nachschau betrifft nur Ihr Kassensystem.

√ Dürfen die Geschäftsräume durchsucht werden?

Nein, auch das darf der Prüfer nicht. Die Kassen-Nachschau berechtigt nicht zu einer umfassenden Durchsuchung Ihrer Geschäftsräume.

√ Ist eine Kassen-Nachschau erlaubt, wenn der Geschäftsinhaber nicht da ist?

Eine klare Antwort auf diese Frage gibt es derzeit leider nicht. Das Gesetz spricht nur vom „Steuerpflichtigen“. Was aber, wenn er gar nicht da ist? Die Finanzverwaltung möchte die Auskunftspflicht auf weitere Personen ausweiten, von denen der Prüfer annehmen kann, dass sie über Zugriffs- und Benutzungsrechte für das Kassensystem verfügen. Ob die anwesenden Personen tatsächlich ausreichende Kenntnisse haben, um dem Prüfer bei einer Kassen-Nachschau die erforderlichen Informationen geben zu können, kann er aber nicht wissen.

Beispiel: In einem kleineren Ort gibt es eine kleine Bäckereifiliale. Anwesend ist dort meist nur eine Mitarbeiterin, die Besetzung wechselt von Tag zu Tag. Der Geschäftsinhaber ist nur selten vor Ort. Was ist also im Hinblick auf eine mögliche Kassen-Nachschau zu tun? Muss der Chef jede einzelne Mitarbeiterin schulen und in seine Betriebsgeheimnisse einweihen? Oder genügt es, wenn er in angemessener Zeit vor Ort sein kann? Was gilt bei Urlaub oder Dienstreise? Was passiert, wenn der Inhaber nicht erreichbar ist und eine ungeschulte Kraft unrichtige Auskünfte erteilt? Darf der Prüfer dann direkt zur Außenprüfung übergehen?

Fragen über Fragen und keine Antworten von Seiten der Finanzverwaltung in Sicht – und die Prüfer sind schon unterwegs, um Kassen-Nachschauen durchzuführen.

Praxistipp: Ein Prüfer darf nicht einfach davon ausgehen, dass das Kassenpersonal hinsichtlich einer Kassen-Nachschau geschult ist. Außerdem würde bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau ohne Ihre Anwesenheit und Anhörung immer Ihr Grundrecht auf rechtliches Gehör verletzt werden – ein berechtigter Einwand der Bundessteuerberaterkammer. Deshalb sollten Sie intern regeln, dass ohne Ihre Anwesenheit keine Gespräche mit einem Prüfer geführt werden dürfen bzw. dies nur ein tatsächlich geschulter Stellvertreter machen darf.

√ Wann darf der Prüfer zu einer Außenprüfung übergehen?

Sobald dem Prüfer etwas missfällt oder verdächtig vorkommt, darf er von der Kassen-Nachschau zur Außenprüfung übergehen. Das muss er Ihnen schriftlich mitteilen. Eine zusätzliche vorherige Prüfungsanordnung ist nicht erforderlich.

Auch hier gilt: Sind Sie als Inhaber und Steuerpflichtiger nicht persönlich vor Ort, darf der Prüfer unseres Erachtens keine Außenprüfung vornehmen.

√ Wie bereite ich mich auf eine Kassen-Nachschau vor?

„Raum ist in der kleinsten Hütte“ – sprich: Für einen Ordner mit den für die Kassen-Nachschau wichtigen Unterlagen ist auch in der Pommesbude Platz. Sorgen Sie dafür, dass Sie alles ordentlich vorbereitet, vollständig und jederzeit griffbereit haben. Prüfen Sie bei einer elektronischen Kasse regelmäßig deren Funktionsfähigkeit. Bei einer offenen Ladenkasse sollten die Aufzeichnungen stets aktuell und nicht veränderbar sein (eine Excel-Tabelle ist ungeeignet).

Praxistipp: Bereiten Sie mit Ihrem Steuerberater im Vorfeld alles gut vor. Am besten simulieren Sie mit ihm als Test eine Kassen-Nachschau. So wissen Sie im Fall der Fälle genau, was zu tun ist – und der Prüfer hat keinen Anlass, zur Betriebsprüfung überzugehen.

√ Wie verhalte ich mich gegenüber dem Prüfer?

Der Prüfer ist auch nur ein Mensch und die Kassen-Nachschau gehört zu seinem Job. Also besteht erst einmal kein Grund, unfreundlich zu sein. Mit Nettigkeit erreicht man viel mehr – vor allem, wenn der Prüfer keinen guten Zeitpunkt erwischt hat.

Ungeduld und Abwehrverhalten kommen dem Prüfer vielleicht verdächtig vor. Also schlucken Sie Ihren Frust und Ärger runter – Sie kommen sowieso nicht um die Kassenprüfung herum.

Es versteht sich von selbst, dass Bestechungsversuche absolut zu unterbleiben haben. Eine Tasse Kaffee dürfen Sie dem Prüfer aber anbieten.

Fazit

Leider sind essentielle Fragen mehr als vier Monate nach dem Inkrafttreten des Gesetzes nicht geklärt. Holen Sie sich deshalb so schnell wie möglich kompetente Unterstützung, um auf eine Kassen-Nachschau bestmöglich vorbereitet zu sein.

Oder – für den Fall, dass Sie kaum Bargeschäfte tätigen – schaffen Sie Ihre Barkasse gleich ganz ab. Denn wo kein Bargeld, da auch kein Grund für eine Kassen-Nachschau.

Jana Schubert

Jana Schubert

Steuerberaterin bei felix1.de
Jana Schubert ist Steuerberaterin bei der felix1.de-Niederlassung in Ribnitz-Damgarten.
Jana Schubert