Wer eine Kasse hat, muss strenge Aufzeichnungspflichten einhalten. „Fehler“ oder Manipulationen sind da durchaus möglich und keine Seltenheit. Um diese zu unterbinden, wird ab 2018 ein Gesetz gegen Kassenmanipulationen Wirkung entfalten. Doch bereits jetzt hat die Finanzverwaltung Mittel und Wege, die „Mängel“ aufzudecken. Möglichkeiten gibt es reichlich. Google Maps ist eine davon.
Die Finanzverwaltung auf der Suche nach Manipulierern
Die Aufzeichnungspflichten bei Kassen sind streng und Kassendaten werden möglicherweise gern manipuliert. Diese aufzudecken hat sich nicht nur die Regierung mit dem kürzlich verabschiedeten Gesetz gegen Kassenmanipulation auf die Fahnen geschrieben. Auch die Finanzverwaltung arbeitet an anderen Mitteln und Wegen, gewieften Unternehmern auf die Schliche zu kommen. Dazu gehören zum einen klassische Wege wie der Blick auf Einzahlungen auf das Geschäftskonto und Rückschlüsse auf die Herkunft des Geldes. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel „Bareinzahlungen auf das Geschäftskonto sind ein gefundenes Fressen für Betriebsprüfer“.
Möglich ist das aber in den heutigen Zeiten der Datenverarbeitung im Internet mittlerweile auch dank solcher Erfindungen wie Google Maps. Wie das geht? Mit der Funktion „Stoßzeiten und Besuchsdauer“. Über diese Funktion werden bei Unternehmen wie Restaurants oder Cafés anhand anonymisierter Daten die Zeiten errechnet, zu denen besonders häufig Publikum dort ist. Die Daten stammen von Nutzern, die den Google Standortverlauf aktiviert haben. Das kann für den Unternehmer bestimmte Vorteile bringen. Doch es kann ihm ebenso zum Verhängnis werden.
Die Krux an der Sache ist nämlich: Ob die Daten angezeigt werden, kann er nicht beeinflussen. Laut Google kann er die Informationen nicht manuell seinem Standort hinzufügen und ist nur dann nicht zu sehen, wenn Google nicht genügend Besuchsdaten zum Unternehmen hat. Folge: Er ist Google und der Finanzverwaltung ausgeliefert.
So werden Unternehmer überführt
„Warum die verstaubte Finanzverwaltung das tun sollte?“, fragen Sie sich vielleicht. So verstaubt und old-school, wie ihr Ruf ist, ist die Finanzverwaltung aber nicht. Auch ein Finanzbeamter kennt das Internet – und die Digitalisierung schreitet hier merklich voran. Lesen Sie dazu nur unseren Artikel „BIENE, ELFE, SESAM: digitale Spielereien der Finanzverwaltung“. Und um Übeltäter aufzudecken, wird sie vermutlich auch nicht davor zurückschrecken, alle verfügbaren Quellen zu nutzen. Google ist schließlich selbst für den unerfahrenen Rechercheur die erste Quelle. Und ein Restaurant, das kein Businessprofil bei Google hat, ist heutzutage eine Seltenheit.
Und was genau wollen die Finanzbeamten mit dieser Funktion herausfinden? Das verdeutlicht folgendes Beispiel:
Unternehmer A hat ein Restaurant im Ruhrgebiet mit Biergarten. Laut Buchhaltung hat er branchenunüblich niedrige Einnahmen an Sonntagen. Die Kassenbelege mit den höheren Einnahmen, die er beim Finanzamt einreicht, sind alle von Daten, die auf einen Werktag oder einen Samstag fallen. Sonntags hat er nach eigenen Angaben wenig zu tun und deshalb auch keine Aushilfen eingetragen und angemeldet.
Finanzbeamter B wundert sich und googelt das Restaurant: Nach den Google Daten ist das Restaurant und der Biergarten insbesondere samstags und sonntags von 20-24 Uhr stark besucht und Menschen verbringen dort in der Regel 2-3 Stunden. Hieraus schließt das Finanzamt: A hat tatsächlich jeden Tag in der Woche geöffnet und möglicherweise die Kassendaten von allen Daten, die auf einen Sonntag fallen, zu seinen Gunsten „gestaltet“. Außerdem spricht auch einiges dafür, dass die Einnahmen viel zu niedrig angegeben wurden, weil das Restaurant laut Google Maps stark und lange besucht wird. Folge: Die Kassendaten wurden möglicherweise manipuliert und werden verworfen. Zusätzlich kommt eine Untersuchung in Gang, wie er denn ohne Mitarbeiter diese Gästezahlen bedienen konnte. Es drohen also zusätzlich lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen.
Wer eine Kasse hat, muss sie ordentlich führen
Hintergrund des Ganzen ist: Wer eine Kasse führt, muss bei der Buchführung strenge Aufzeichnungspflichten einhalten. Alle Eintragungen müssen vollständig, zeitgerecht geordnet, formell und inhaltlich richtig sowie täglich aufgezeichnet werden (Einzelaufzeichnungspflicht). Das beinhaltet das Führen eines Kassenbuchs, eines Kassenberichts sowie eine Beleg- und Dokumentationspflicht bei jeder Ein- und Auszahlung. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel „Ein letzter Kassencheck: Ist meine Kasse für 2017 gerüstet?“.
Seit dem 1.1.2017 bedeutet das für elektronische Registrierkassen, dass sie alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle festhalten und elektronisch speichern können müssen. Dazu gehören: Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen, die entsprechenden Preise mit Historie, Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten sowie sämtliche Journaldaten. Damit muss jeder einzelne Geschäftsvorfall über einen Zeitraum von 10 Jahren nachprüfbar sein. Außerdem müssen Bedienungsanleitung und Programmieranleitung sowie Aufzeichnungen über Einsatzort und –zeit der Kasse aufbewahrt werden.
Wer da manipuliert, wird es ab 2020 schwer haben
Doch es gibt auch Möglichkeiten, diese Systeme zu manipulieren – durch Computerprogramme, die gezielt Daten verfälschen, löschen oder ändern. Um dies zu unterbinden, müssen die Kassen der Unternehmer ab dem 1.1.2020 zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen haben, womit die Kassenbewegungen automatisch elektronisch aufgezeichnet werden.
Durch ein Sicherheitsmodul werden dann Kasseneingaben protokolliert, sodass sie nicht mehr verändert werden können. Ein Speichermedium sichert die Daten für 10 Jahre und über eine digitale Schnittstelle können die Daten an das Finanzamt übermittelt werden. Außerdem müssen die verwendeten Systeme ab 1.1.2020 innerhalb eines Monats dem Finanzamt gemeldet werden und Unternehmer müssen ihren Kunden für jeden Geschäftsvorfall einen elektronischen oder einen Papierbeleg anbieten.
Zudem wird es bereits ab 2018 eine unangemeldete Kassennachschau geben und die Geldbußen bei Aufdeckung der Manipulationen werden auf bis zu 25.000 Euro erhöht. Somit werden es Manipulierer bereits ab dem kommenden Jahr sehr viel schwerer haben, mit ihren Tricks durchzukommen.
Fazit: Die Kasse manipulieren ist keine gute Idee. Nicht im nächsten Jahr und auch jetzt nicht. Denn die Finanzverwaltung wird es herausfinden. Und dann droht den überführten Unternehmern nicht nur eine saftige Geldbuße, sondern auch einen Schätzung – die mit Sicherheit zu ihren Ungunsten ausfallen wird. Also machen Sie lieber gleich alles richtig!
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