Neue GoBD: Digitale Buchführung wird einfacher

Darauf haben viele Unternehmer gewartet: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) wurden neugefasst. Damit wurden einige Punkte im Sinne der voranschreitenden Digitalisierung angepasst. Wir erklären, welche das sind.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD – bereiteten in der Vergangenheit so einigen Unternehmern Kopfschmerzen. Zu knabbern hatten sie vor allem daran, dass einige Punkte recht unkonkret formuliert sind. An einigen Stellen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) ihnen mit den neugefassten GoBD vom 28. November 2019 die Unsicherheit genommen. Und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung getan.

Mit dem Smartphone fotografieren geht jetzt auch

Diese Änderung dürfte zahlreiche Unternehmer sehr erfreuen: Das BMF stellt klar, dass die Digitalisierung von Belegen nicht mehr nur durch Scannen, sondern auch durch Fotografieren mit einem Smartphone erfolgen kann. Auch Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen werden ausdrücklich erwähnt. Die digitale Buchführung wird damit deutlich einfacher, denn das umständliche Einlegen der Belege ist schon lange nicht mehr zeitgerecht und die Neuerung spart gerade kleinen Unternehmern viel Zeit und Nerven.

Im Ausland wird es einfacher

Unternehmer, die viel unterwegs sind, dürften über diese Neuregelung erleichtert sein: Die Belege dürfen direkt im Ausland erfasst werden, wenn sie dort entstanden sind. Wer sich beispielsweise auf einer Dienstreise im Ausland befindet, darf Belege im Zusammenhang mit der Dienstreise abfotografieren und den Papierbeleg wegwerfen, sofern sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.

Weitere Klarstellung: Es kann vorkommen, dass Unternehmer beim Finanzamt beantragen, ihre elektronische Buchführung ins Ausland zu verlagern. Hat das Finanzamt diesen Antrag bewilligt, darf der Unternehmer auch in diesem Fall die Belege im Ausland erfassen und wegwerfen. Um die Belege zu digitalsieren, darf er die Papierbelege ins Ausland verbringen. Er muss die Belege allerdings zeitnah zur Verbringung erfassen. Das dürfte jedoch keine Überraschung sein, da die zeitnahe Erfassung ein bereits bekanntes Kriterium der GoBD ist.

Große Erleichterung bei Inhouse-Formaten

Gerade in größeren Unternehmen werden Unterlagen oftmals in unternehmenseigene Formate – sog. Inhouse-Formate – umgewandelt. Bisher war klar: Wird das gemacht, gilt für beide Versionen:

  • archivieren
  • den selben Aufzeichnungen zuordnen
  • mit dem selben Index verwalten

Zudem muss die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden.

An dieser Stelle wird es nun deutlich einfacher: Der Unternehmer muss die Ursprungsfassung nicht mehr aufbewahren. Dafür muss er jedoch bei der Konvertierung folgende Punkte unbedingt sicherstellen:

  1. Die Unterlagen werden nicht bildlich oder inhaltlich verändert.
  2. Es gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  3. Das Verfahren der ordnungsgemäßen und verlustfreien Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  4. Die Finanzbehörde muss die Daten weiterhin maschinell auswerten und darauf zugreifen können.
  5. Bei der Konvertierung kann auf die Speicherung von Zwischenaggregationsstufen verzichtet werden. Diese müssen aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit möglich ist.

Progressiv bedeutet, dass der folgende Weg vom Beleg zur Steuererklärung überprüfbar sein muss:

Beleg ⇒ Grundbuchaufzeichnung / Journale ⇒ Konten ⇒ Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung ⇒ Steueranmeldung / Steuererklärung

Retrograde Überprüfbarkeit bezieht sich auf den umgekehrten Weg.

Dateien, die ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden, müssen nicht aufbewahrt werden.

Buchhaltung in der Cloud oder in Kombination mit anderen Systemen

Die Neufassung der GoBD stellt ausdrücklich klar, dass die Buchhaltung in der Cloud rechtssicher ist.

Denn jede bei der elektronischen Buchführung eingesetzte Hard- und Software darf laut den neuen GoBD auch in einer Cloud betrieben werden. Auch eine Kombination von Hardware und Cloud ist erlaubt. Damit ist man mit den cleveren digitalen Lösungen von felix1.de in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Die bekannten Grundsätze bleiben bestehen

Neben diesen erfreulichen Neuerungen bleibt es beim bekannten Wortlaut und den bestehenden Grundsätzen, die bereits im Jahr 2014 für die digitale Buchführung festgezurrt wurden: Sie muss nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein. Besonders wichtig sind dabei die folgenden Regeln:

  1. Keine Buchung ohne Beleg
  2. Zeitnahe Erfassung der Belege
  3. Richtige Aufbewahrung der Belege
  4. Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Details zu den Regeln finden Sie in unserem Artikel „GoBD: Das sollte jeder Unternehmer wissen“. Und wie Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen, können Sie unserem Beitrag „Verfahrensdokumentation für Unternehmer: So geht´s“ nachlesen.

Fazit:

Fünf Jahre lang haben wir gewartet, dass die GoBD einen Neuanstrich bekommen und inbesondere im Hinblick auf die voranschreitende Digitalisierung ein paar Dinge klargestellt werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen – es ist aber noch Luft nach oben. Angesichts der rasenden Neuentwicklungen, die das digitale Zeitalter mit sich bringt, bleibt zu hoffen, dass die Finanzverwaltung sich mit der nächsten Aktualsierung nicht so viel Zeit lässt und weitere Unklarheiten ausräumt. Die GoBD gelten ab dem 1. Januar 2020.

Marco Spindler