Wer schon mal nachts im Kinderzimmer barfuß auf einen kleinen Legostein getreten ist, weiß, was Schmerzen sind. Einem ganzen Kinderzimmer voller Legosteine gleichen mittlerweile die Regeln rund um die Buchhaltung – überall lauern die kleinen Biester, um Ihnen bei Unachtsamkeit maximale Unannehmlichkeiten zu bereiten. Großes Schmerzpotential bergen insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Wir sagen Ihnen, wie Sie möglichst beschwerdefrei durch Ihre Buchführung kommen.
Egal, ob Sie Ihre Buchführung auf Papier und/oder digital erledigen, behalten Sie bitte immer im Hinterkopf: Die Buchhaltung muss nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein.
Unternehmer sollten insbesondere die folgenden fünf Grundregeln befolgen.
1. Verwenden Sie ein geeignetes Buchhaltungsprogramm
Programme, die Ihnen Ihre Buchhaltung erleichtern sollen, gibt es wie Sand am Meer. Für welches Sie sich letztendlich entscheiden, ist Geschmacksache und hängt von Ihren persönlichen Bedürfnissen im Einzelfall ab. Vielleicht wollen Sie sich auch gar nicht mit der Buchhaltung beschäftigen und bringen lieber Ihrem Steuerberater regelmäßig die Belege vorbei – kein Problem.
Lassen Sie aber bitte die Finger von Excel und anderen Microsoft Office-Produkten wie Word oder Access. Eine Buchhaltung mit diesen Programmen wird von der Finanzverwaltung nicht als ordnungsgemäß anerkannt.
2. Jede Buchung braucht einen Beleg
Das bedeutet: Jeden Geschäftsvorfall (Ausgabe, Einnahme usw.) müssen Sie durch einen Originalbeleg nachweisen können. Belege können zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge, Auftragsbestätigungen oder Eigenbelege sein.
Warum ist das so? Die Belegfunktion, also der Zusammenhang zwischen Geschäftsvorfall und Beleg, ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchhaltung. Sprich: Ohne Belege ist Ihre Buchhaltung nichts wert!
Ihre Ablage müssen Sie so organisieren, dass die Belege schnell aufgefunden werden können und eine Rückverfolgung der Geschäftsvorfälle möglich ist, und das sowohl von der Buchung zum Beleg als auch vom Beleg zur Buchung. Deshalb müssen Sie Ihre Belege mit der jeweiligen Buchung verknüpfen. Das geschieht durch eindeutige Zuordnungsmerkmale, zum Beispiel einen Index, Dokumenten-IDs oder einfach durch fortlaufende Nummern. Um Ihrem Dokument die Belegfunktion zu verschaffen, muss es darüber hinaus Angaben zur Kontierung und ein Buchungsdatum enthalten.
Dabei macht es grundsätzlich keinen Unterschied, ob es sich um Papierbelege oder um elektronische Belege handelt.
Praxistipp: Ein eindeutiges Ordnungskriterium und eine nachvollziehbare Dokumentenablage genügen für die Überprüfbarkeit bei elektronischen Belegen. Weitere Kontierungsangaben auf dem Beleg erübrigen sich dann.
3. Erfassen Sie Ihre Belege zeitnah
Bargeschäfte müssen täglich erfasst werden, für unbare Geschäftsvorfälle haben Sie zehn Tage Zeit. Dabei gilt: „Erfassen“ heißt nicht „buchen“!
Sortieren Sie zum Beispiel Ihre Belege direkt nach Eingang, erfassen Sie die Belege handschriftlich in einer Liste und geben Sie alles zusammen monatlich oder vierteljährlich an den Steuerberater weiter, erfüllen Sie die Vorgabe der „zeitgerechten Erfassung“. Es genügt also, wenn Sie Ihren Beleg innerhalb von zehn Tagen so ablegen, dass er nicht verloren geht.
Praxistipp: Schaffen Sie sich Ablagemöglichkeiten, die schnell erreichbar und einfach zu bedienen sind. Sonst kann es passieren, dass ein Beleg doch mal zwischen andere Papiere rutscht und weg ist oder auf Ihrem Computer im Nirwana der unzähligen Dateien verschwindet.
Übrigens: Mittlerweile dürfen Sie auch mit Ihrem Smartphone Belege erfassen, zum Beispiel über eine entsprechende App, die die Belege scannt und per E-Mail an den Steuerberater verschickt oder in der Cloud speichert.
4. Bewahren Sie Ihre Belege richtig auf
Papierbelege müssen grundsätzlich in Papierform aufbewahrt werden, elektronische Belege elektronisch.
Was nicht geht: Elektronischen Beleg ausdrucken, in Papierform aufbewahren und Datei löschen. Diese muss unbedingt aufbewahrt werden, der Ausdruck alleine genügt nicht.
Was geht: Papierbelege digitalisieren und elektronisch aufbewahren. Das Wegwerfen des Papierbelegs ist jedoch nur dann zu empfehlen, wenn Sie alle Vorschriften des sogenannten ersetzenden Scannens akribisch befolgen. Wer sich unsicher ist, verzichtet besser darauf und hebt die Papierbelege auf.
5. Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation
Die GoBD schreiben eine solche vor, wenn Sie Ihre steuerlich relevanten Belege elektronisch aufbewahren. Sie müssen darlegen können, wie Sie elektronische Belege erfassen, verarbeiten und aufbewahren, welches System/Programm Sie verwenden, welche Sicherheitsvorkehrungen Sie bezüglich Datenverlust getroffen haben und welche Zugriffsberechtigungen es gibt.
Fazit
Die GoBD zu befolgen, ist wirklich nicht ganz einfach. Gerade für Unerfahrene gibt es jede Menge Stolperfallen. Lassen Sie sich deshalb helfen. Kleinen Unternehmen reicht vielleicht schon ein gutes Buchhaltungsprogramm, größere sind wahrscheinlich beim Steuerberater am besten aufgehoben. Hauptsache, Ihre Buchhaltung steht auf rechtssicheren Füßen.
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