Verfahrensdokumentation für Unternehmer: So geht’s

Die digitale Buchführung hat es in sich. Kein Wunder, dass manch ein Unternehmer erst einmal schreiend im Kreis rennt, wenn sich der Betriebsprüfer anmeldet. Immer wichtiger wird die Verfahrensdokumentation, auf die wir heute einen genaueren Blick werfen wollen – um weiteren Panikattacken Ihrerseits vorzubeugen.

Warum brauche ich überhaupt eine Verfahrensdokumentation?

Ganz einfach: Weil die GoBD diese verlangen. GoBD, das sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Danach muss Ihre Buchhaltung auch bei elektronischen Belegen nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar sein. Um diese Anforderungen zu erfüllen, brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation. In dieser muss der gesamte organisatorische und technische Ablauf beschrieben sein. Also Fragen klären wie: Wie werden die Informationen gespeichert? Wie sind sie gegen Verlust abgesichert? Wie funktioniert die Indizierung?

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Kurz: Jeder Unternehmer – und zwar egal ob Großkonzern, Mittelständler, Einzelunternehmer oder Freiberufler ohne Mitarbeiter.

Wer noch keine Verfahrensdokumentation hat, muss jetzt allerdings nicht in Hektik verfallen. Denn eine fehlende Verfahrensdokumentation bedeutet nicht automatisch, dass der Betriebsprüfer Ihre Buchführung verwirft und Hinzuschätzungen vornimmt – vorausgesetzt, die Buchführung ist ansonsten nachvollziehbar und stimmt inhaltlich.

Wie muss die Verfahrensdokumentation aussehen? – Eine Checkliste

In der Verfahrensdokumentation beschreiben Sie den Weg eines Belegs vom Eingang zur Ablage bis hin zur Entsorgung.

Die wichtigsten Fragen, die Sie beantworten müssen sind:

  1. Wie werden die eingehenden Dokumente und Belege erfasst?
    Unterscheiden Sie hier zwischen Papierbelegen und digitalen Belegen. Benennen Sie auch die Hilfsmittel, die für die Erfassung eingesetzt werden (z.B. Scanner, Eingangsordner, Ablagekasten, Smartphone).
  2. Wie erfolgt die weitere Verarbeitung?
    Hier sollten Sie insbesondere diese Arbeitsschritte beschreiben: Indizierung bzw. Vergabe von Ordnungsnummern, Ausdruck, Abspeichern, eventuell ersetzendes Scannen und Ähnliches.
  3. Wie bewahren Sie die Belege auf?
    Auch hier müssen Sie nach Papierbelegen und digitalen Belegen differenzieren: Wie ist die Papierablage organisiert, wo werden die digitalen Belege abgespeichert (Dokumentenmanagementsystem oder Cloud)? Darüber hinaus sollten Sie das Ordnungssystem beschreiben und den Ort der Aufbewahrung nennen.
  4. Wie ist das Nebeneinander von Papierbelegen und digitalen Belegen organisiert?
  5. Wie ist der Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
    Machen Sie hier Angaben zur Datensicherung (wann, wie oft, von wem, auf welchem Medium) bzw. wo Sie die Papierbelege aufbewahren (Archivraum, abgeschlossener Schrank o. Ä.).
  6. Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?
  7. Welche Hardware und welche Software setzen Sie für die Buchhaltung ein?
  8. Wer ist für was zuständig? Wer darf was machen?
    Nennen Sie hier Name und Funktion der Person im Unternehmen und mit welcher Aufgabe Sie diese betraut haben.
    Protokollieren Sie auch die Zugriffsberechtigungen.
  9. Welche internen Kontrollen gibt es, um sicherzustellen, dass das Verfahren eingehalten wird?

Praxistipp: Notieren Sie sich Schritt für Schritt, was zu tun ist, sodass keine Lücken im Ablauf entstehen oder etwas unklar bleibt. Das hilft vielleicht auch dabei, umständliche und zeitraubende Abläufe zu erkennen und zu verbessern.

Wichtig: Alle Änderungen am System oder am Verfahren müssen Sie lückenlos dokumentieren. Dazu müssen Sie Ihre Verfahrensdokumentation versionieren und eine Änderungshistorie bereithalten.

Wie verfahre ich beim ersetzenden Scannen?

Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege elektronisch erfasst und anschließend vernichtet. Einfach einscannen und wegwerfen dürfen Sie die Belege jedoch nicht. Erforderlich ist auch hier eine Verfahrensdokumentation. In dieser müssen Sie genau beschreiben:

  • Wer darf scannen?
  • Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt?
  • Wie wird gescannt?
  • Wie erfolgt die Qualitätskontrolle, damit sichergestellt ist, dass der Scan lesbar und vollständig ist?
  • Wie werden Fehler dokumentiert?

Dann, wenn genau beschrieben ist, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, dürfen Sie den Papierbeleg entsorgen – und nur dann.

Wer kann mir bei der Verfahrensdokumentation helfen?

Die GoBD sagen leider nichts dazu, wie umfangreich die Verfahrensdokumentation sein muss. Größere Unternehmer sollten sich an offiziellen Vorlagen orientieren, um nichts zu vergessen. Von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband gibt es ein Muster für eine Verfahrensdokumentation, das alle Eventualitäten abbildet. Für das ersetzende Scannen hat die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Musterverfahrensdokumentation entwickelt.

Für kleine Unternehmen erscheint das etwas überdimensioniert. Weniger ist manchmal mehr. Doch wo darf man Abstriche machen? Mit was ist der Betriebsprüfer einverstanden und mit was nicht?

Wer absolutes Vertrauen in die eigenen Abläufe hat, kommt wahrscheinlich ohne Steuerberater aus. Wir empfehlen jedoch, sich im Vorfeld oder zumindest beim Erstellen der Verfahrensdokumentation einmal vom Steuerberater helfen zu lassen. Damit sind Sie dann einfach auf der sicheren Seite und müssen bei der Betriebsprüfung nichts befürchten – zumindest nicht bezüglich der Verfahrensdokumentation.

Luba Fischer

Luba Fischer

Steuerberaterin bei felix1.de
Luba Fischer ist Steuerberaterin bei der felix1.de-Niederlassung in Frankfurt am Main.
Luba Fischer