Onlinehändler: Rechnung schreiben – ja oder nein?

Rechnungen zu erstellen gehört für Onlinehändler zum täglichen Brot. Doch oftmals wird ihnen die Arbeit auch abgenommen, z. B. wenn sie über den Amazon-Marktplatz verkaufen und ein entsprechender Service mit angeboten wird. Doch wann muss man als Onlinehändler überhaupt eine Rechnung erstellen? Und wie sollte man es machen?

Egal, ob ein kleiner Onlineshop nebenbei betrieben wird oder hauptberuflich Umsätze in Millionenhöhe erzielt werden: Für jeden Onlinehändler gelten die gleichen Regeln bei der Frage „Muss ich meinen Kunden eine Rechnung stellen?“.

Grundsätzlich nur gegenüber Unternehmern

Um diese Frage zu beantworten, schauen wir uns erst einmal die Bestandteile einer Rechnung an.

Eine Rechnung muss folgende Bestandteile enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der berechneten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistungsausführung
  • Netto-Entgelt
  • Brutto-Entgelt
  • Höhe des Umsatzsteuersatzes
  • Umsatzsteuer
  • Zeitpunkt der Zahlung bei Anzahlungen
  • Vereinbarte Rabatte oder Skonti

Diese Angaben ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz. Eine Rechnung muss allerdings nur an den Kunden gestellt werden, wenn der Vorsteuerabzug für ihn eine Rolle spielt. Und das wiederum ist nur der Fall, wenn er Unternehmer ist.

Die Antwort auf die obige Frage lautet demnach: Bei Privatkunden muss keine Rechnung gestellt werden. Aber Achtung: Verlangt der Kunde eine Rechnung, sollten Sie als Onlinehändler auch eine Rechnung erteilen. Eine Pflicht dazu gibt es jedoch nicht. Die Rechnung ist weder Voraussetzung für die Entstehung, noch für die Fälligkeit einer Leistung. Allerdings kann die Rechnung wichtig sein, um gegenüber dem Kunden Ansprüche geltend zu machen, wenn dieser mit der Zahlung der Rechnung im Verzug ist. 

Eine Ausnahme gibt es jedoch, bei der Unternehmer auch an Nichtunternehmer eine Rechnung stellen müssen: Ein Unternehmer führt eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus. Das sind vor allem Werklieferungen, die auf die individuelle Herstellung oder Bearbeitung und den darauf folgenden Transport von Sachen gerichtet sind und so unmittelbar zur Gestaltung oder Prägung des Grundstücks beitragen (z.B. Leistungen im Zusammenhang mit dem Hausbau). Da der übliche Onlinehändler jedoch in der Regel keine Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken erbringt, dürfte diese Ausnahme selten eine Rolle spielen. 

Und wie sollte man die Rechnung stellen?

Wir wissen nun, dass Sie als Onlinehändler Rechnungen grundsätzlich nur gegenüber Unternehmern stellen müssen. Wie aber sollten Sie das tun?

Da gibt es verschiedene Varianten. Natürlich können Sie ganz klassisch eine Papierrechnung stellen und per Post versenden. Das klingt aber nicht nur ganz schön old-school. Es ist auch sehr aufwändig, sobald man mehr als eine Rechnung am Tag stellt. Schließlich haben Sie als Onlinehändler vermutlich auch noch andere Dinge zu tun.

Eine Alternative ist die elektronische Rechnung. Hierzu können Sie beispielsweise per Word eine Vorlage erstellen, die Rechnung ergänzen, sie in ein PDF umwandeln und dieses per Mail versenden. Wichtig: Bewahren Sie die Rechnung für 10 Jahre auf. Diese Pflicht legen Ihnen die GoBD auf. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogartikel „Rundum Guide: elektronische Rechnung“.

Auch das kann aber aufwändig und fehlerbehaftet sein. Deshalb greifen viele zu webbasierten Programmen zur Rechnungserstellung, z. B. zu Easybill oder Fastbill. Vorteile dieser Systeme: Der Buchhalter bzw. Steuerberater hat direkten Zugriff auf das System. Zudem ist oft ein Mahnwesen mit Inkasso angegliedert, was einem wiederum viel Arbeit erspart.

Alternativ ist es auch möglich, die Rechnung über das jeweilige Shopsystem zu erstellen. Anbieter wie Amazon oder ebay bieten solche Services mit an oder ermöglichen zumindest eine komfortable Verknüpfung.

Fazit: Auch wenn Sie grundsätzlich gegenüber Privatpersonen keine Rechnung stellen müssen: Wir empfehlen, über eine der vorgestellten elektronischen Lösung einmal ordentlich ein Rechnungserstellungssystem aufzusetzen. Das erspart Ihnen viel Nachfolgeaufwand und Sie sind für den konkreten Einzelfall abgesichert. Zudem ist Verwendung eines Rechnungserstellungssystems weniger fehleranfällig als eine manuelle Lösung. So sind Sie gegenüber Ihren Kunden – egal ob Unternehmer oder Privatperson – in jedem Fall gewappnet.