Rundum Guide: elektronische Rechnung

Elektronische RechnungHeutzutage ist es gang und gäbe Rechnungen elektronisch zu versenden. Doch mit der Geltung der GoBD hat sich einiges getan, was die Behandlung der elektronischen Rechnungen angeht. Wir verraten, wie der Unternehmer auf der sicheren Seite ist. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen den modernen Unternehmer vor einige Herausforderungen. In der Praxis betroffen sind insbesondere die elektronischen Rechnungen, mit denen fast jeder Unternehmer zu tun hat. Seit 2011 ist klar: Elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen gleichgestellt. Doch was muss der Unternehmer dafür tun, dass der Betriebsprüfer sie als Buchungsbelege akzeptiert?

1. Die elektronische Rechnung auch elektronisch aufbewahren

Rechnungen müssen für die Dauer der Archivierungsfrist aufbewahrt werden. Wichtigster Grundsatz ist hier: Die Rechnung muss in ihrem Ursprungsformat aufbewahrt werden. Das bedeutet: Eine elektronische Rechnung kann nicht einfach ausgedruckt werden. Wird der Beleg in ein anderes Format umgewandelt, müssen beide Versionen archiviert werden. In der Regel muss der Unternehmer die Rechnung 10 Jahre lang aufbewahren. Lesen Sie alles zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen hier: „Aufbewahrungsfrist von Rechnungen“.

2. Sonderfall: Bei E-Mails kommt es drauf an

Hat eine E-Mail die Funktion eines Geschäftsbriefs, muss auch diese Mail elektronisch aufbewahrt werden. Ausnahme: Sie ist nur Transportmittel für die elektronische Rechnung, welche sich im E-Mail-Anhang befindet. Diesen Vorgang kann man sich wie einen Briefumschlag vorstellen, in dem der Brief übersandt wird. In diesem Fall muss die Mail selbst nicht mehr aufbewahrt werden.

3. Die elektronische Rechnung unveränderbar und lesbar aufbewahren

Rechnungen müssen genauso wie alle anderen Belege unveränderbar aufbewahrt werden. Wurde eine Änderung vorgenommen, muss diese Tatsache ersichtlich sein. Sprich: Der ursprüngliche Inhalt muss ersichtlich sein und die Änderung ist zu kennzeichnen. Selbstverständlich muss die Rechnung mit dem menschlichen Auge (des Betriebsprüfers) lesbar sein. Das muss aber bei der Prüfung auch sichergestellt sein. Tipp: Halten Sie zusammen mit der elektronischen Rechnung ein Programm bereit, das zu deren Lesen geeignet ist (z.B. PDF-Viewer).

4. Zeitgerecht sichern und indexieren

Die Rechnungen müssen unmittelbar nach Eingang gegen Verlust gesichert werden. Hier ist es auch erforderlich, die eingehenden Rechnungen mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen. Anhand dessen soll er verwaltet und recherchiert werden und mit der Buchung übernommen werden. Der Zweck dessen ist, dass die Prüfbarkeit sichergestellt wird.

5. Papierbelege einscannen und unter bestimmten Voraussetzungen wegwerfen

Die guten alten Papierrechnungen können selbstverständlich auch eingescannt werden. Dann muss die Bilddatei allerdings ein exaktes Abbild des Originals darstellen. Das gilt übrigens auch für Ausgangsrechnungen. Tipp: Speichern Sie die Ausgangsrechnung am besten sofort in PDF oder TIFF ab.

Wer seinen Papierbeleg übrigens nach dem Einscannen noch wegwerfen will, sollte sich das zwei Mal überlegen: Denn es ist eine umfassende Verfahrensdokumentation notwendig, in der genau festgehalten wird, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, welches Schriftstück gescannt wird, wie die Qualitätskontrolle erfolgt und wie eine Fehlerprotokollierung erfolgt. Nur wer sich an die genauen Anforderungen hält, darf die Belege wegwerfen. Zur Orientierung, wie eine solche Verfahrensdokumentation zum „Ersetzenden Scannen“ aussieht, haben die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) ein Muster bereitgestellt.

Achtung: Bestimmte Belege müssen Sie im Original aufbewahren, diese dürfen Sie selbstverständlich nach dem Scannen nicht vernichten.

6. Verfahrensdokumentation und Rechnungszugriff

Nicht nur für die Vernichtung von Papierbelegen muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Bereits für den Austausch der Belege bzw. die geordnete und übersichtliche Belegablage muss ein innerbetriebliches Kontrollverfahren eingesetzt werden, das umfassend dokumentiert werden muss. Hier kommt also kein Unternehmer drumherum. Die Anforderungen differieren allerdings je nach Belegvolumen, verwendeter Software und Komplexität der Buchführung. Auch hier gibt es ein ausführliches Muster, das die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. erstellt hat.
Auch der Betriebsprüfer muss Zugang zu den elektronischen Rechnungen sowie die Möglichkeit haben, im unternehmerischen EDV-System im Rahmen einer Volltextsuche diese Rechnungen zu recherchieren und maschinell auszuwerten.

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Annika Haucke

Rechtsanwältin bei felix1.de
Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.
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Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.