Buchhaltung: Warum Excel ein No-Go ist

TabellkalkulationsprogrammWer im Internet nach den Begriffen „Buchhaltung“ in Verbindung mit „Excel“ sucht, wird schnell fündig. Von der simplen, kostenlosen Rechenvorlage bis zur aufwendigen, kostenpflichtigen Kalkulation ist alles da, was das Buchhalterherz begehrt. Doch Vorsicht! Lassen Sie besser die Finger davon. Denn Excel eignet sich absolut gar nicht für Ihre Buchhaltung. Verwenden Sie das Programm trotzdem, kann das unangenehme Folgen haben.

Warum wird Excel in der Buchhaltung nicht anerkannt?

Das größte Problem von Excel ist, dass die Aufzeichnungen jederzeit verändert werden können und die Änderungen nicht nachzuvollziehen sind. Das bedeutet, ein Steuerpflichtiger könnte jederzeit unkontrolliert seine Eintragungen in den Excel-Tabellen überschreiben, löschen und ändern, ohne dass es jemand mitbekommt. In eine so erstellte Buchführung hat die Finanzverwaltung kein Vertrauen.

Auch die Finanzgerichte stehen einer Excel-Buchhaltung ablehnend gegenüber. So wurde ein Kassenbuch, das mit Excel erstellt wurde, verworfen. Denn Buchführungen und Kassenaufzeichnungen, für die Tabellenkalkulationen wie Excel verwendet werden, verstoßen gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (FG Hamburg, Urteil vom 17.9.2015, 2 K 253/14).

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Das wird verlangt

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – schreiben die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen vor. Das bedeutet, dass alle steuerlich relevanten Belege, so aufbewahrt werden müssen, dass diese nicht verändert werden können bzw. dass jede Änderung nachvollziehbar ist. Ist die Buchung also erst einmal erfolgt, darf sie grundsätzlich nicht mehr verändert werden. Ist doch eine Änderung nötig, zum Beispiel wenn eine Buchung storniert und korrigiert werden soll, muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung erkennbar bleiben.

Genau das ist jedoch bei Excel-Tabellen nicht gewährleistet.

Dürfen mit Excel wenigstens Rechnungen geschrieben werden?

Ihre Rechnungen können Sie zwar mit Excel erstellen. Sie müssen dann aber unbedingt auf folgendes achten:

  1. Beim elektronischen Versand müssen Sie die Datei im Ursprungsformat aufbewahren.
  2. Versenden Sie die Rechnung dagegen in Papierform, müssen Sie die Datei nicht aufbewahren. Die Rechnungsmaske darf überschrieben werden. Es genügt, wenn Sie die Kopie der versendeten Rechnung in Papierform aufbewahren.
  3. Ausnahme von 2.: Die Rechnung wird tatsächlich in einem Dokumenten-Management-System aufbewahrt. Dann muss die Rechnung auch in dieser Form vorgehalten werden.

Müssen auch kleine Selbstständige sich an die GoBD halten?

Die GoBD betrifft alle Unternehmer, die Gewinneinkünfte erzielen, also auch kleine Selbstständige, die ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Was passiert, wenn ich trotzdem Excel für meine Buchhaltung verwende?

Entdeckt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung, dass Sie für Ihre Buchhaltung Excel verwendet haben, kann das unangenehme Folgen haben. Zum einen muss der Steuerpflichtige mit Hinzuschätzungen rechnen, sodass er mehr versteuern muss. Bei schwerwiegenden Mängeln kann der Betriebsprüfer sogar die komplette Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Daneben steht immer ein mögliches Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung im Raum.

Unwissenheit schützt übrigens auch hier nicht vor Strafe. Ein Unternehmer muss sich kundig machen, welche Programme für die Buchhaltung zugelassen sind und welche nicht.

Auf die Angaben der Anbieter kann man sich diesbezüglich nicht unbedingt verlassen. So sucht man bei den Excel-Vorlagen, die Sie bei Ihrer Recherche zum kostenlosen oder kostenpflichtigen Download im Internet finden, vergeblich nach Hinweisen, dass diese nicht den GoBD entsprechen. Selbst Zertifikate und Testate Dritter haben praktisch keinen Wert, denn diese sind für das Finanzamt nicht bindend.

Noch ein paar Tipps zur digitalen Buchhaltung

Unternehmen müssen ihre Belege so abspeichern, dass sie während der kompletten Aufbewahrungsfrist gelesen werden können. Das betrifft sowohl das Dateiformat als auch das Speichermedium.

Werden digitale Belege nicht oder unvollständig bzw. nicht lesbar archiviert, kann das Finanzamt die komplette Buchführung verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen. Das sollte man besser vermeiden.

Elektronische Belege müssen auch elektronisch abgelegt werden, also in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Nur ausdrucken und in Papierform aufbewahren genügt nicht.

Fazit

Wer Excel noch im Rahmen seiner Buchhaltung verwendet, sollte baldmöglichst nach einer Alternative suchen. Das gilt übrigens auch, wenn Sie andere Microsoft Office-Produkte wie Word oder Access einsetzen. Denn diese Programme sind ebenfalls grundsätzlich manipulationsanfällig und deshalb formell mangelhaft.

Achten Sie insbesondere darauf, dass das eingesetzte Buchhaltungsprogramm Veränderungen zwingend kenntlich macht. Im Zweifel holen Sie sich den Rat eines Steuerberaters, um das richtige Programm für die Buchhaltung zu finden.

Birgit Fischbeck

Birgit Fischbeck

Steuerberaterin bei felix1.de
Birgit Fischbeck ist Steuerberaterin bei einer felix1.de-Niederlassung in Magdeburg.
Birgit Fischbeck