Häufig fragen uns Mandanten, ob es sich lohnt, die Tankbelege aufzubewahren. Vielleicht könne man sie ja von der Steuer absetzen? Wir verraten, ob das geht.
Arbeitnehmer können die Fahrten zur Arbeit von der Steuer absetzen – das weiß wohl jeder. Das geht aber nur durch die Pendlerpauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer. Die Tankbelege brauchen Sie nicht beim Finanzamt einzureichen, denn die tatsächlichen Kosten werden sowieso nicht anerkannt. Trotzdem sollten Sie diese Belege sammeln. Es kann nämlich passieren, dass das Finanzamt einen Nachweis haben möchte, dass Sie tatsächlich diese Strecke gefahren sind. Das geht z. B. durch Werkstattrechnungen, auf denen der Kilometerstand vermerkt wird. Ein weiteres Beweismittel sind die Tankbelege.
Auch der Ort muss stimmen
„Alles was Sie sagen, kann gegen Sie verwendet werden“ – das gilt so ähnlich auch beim Finanzamt. Tankbelege sind zwar als Beweis durchaus geeignet, können aber eben auch gegen Sie verwendet werden. Denn stimmt der Ort, an dem Sie getankt haben, nicht mit anderen Angaben überein, wird Sie das Finanzamt schnell überführen. Haben Sie z. B. angegeben, dass Sie an einem Tag ein Vorstellungsgespräch oder eine Weiterbildung in Hamburg hatten, haben aber am selben Tag zur selben Zeit in München getankt, haben Sie einen Beweis mit Ihrem Tankbeleg geliefert, dass Ihre Angaben falsch sind.
Wenn Unternehmer den privaten Pkw unternehmerisch nutzt
Ist der Firmen-Pkw in der Werkstatt oder ein Mitarbeiter damit unterwegs, muss manchmal auch der Privatwagen des Chefs oder des Mitarbeiters für betriebliche Fahrten genutzt werden. In diesem Fall stellt sich natürlich die Frage, was ist mit den Kosten? Hier gilt, pauschal können je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Tipp: Führen Sie ordentliche Aufzeichnungen über jede einzelne betriebliche Fahrt. Sie müssen die Fahrstrecke, Startort und Zielort und den Grund der Fahrt festhalten.
Ein richtiges Fahrtenbuch müssen Sie nicht führen. Nutzen Sie allerdings Ihren privaten Pkw häufiger betrieblich, bietet sich eine Fahrtenbuch-App an. Welche App für Sie am besten geeignet ist, lesen Sie in unserer Studie: Fahrtenbuch-Apps im Test.
Alternativ können Sie auch die tatsächlich angefallenen Kosten als Betriebsausgabe abziehen. Dann dürfen Sie sogar die Vorsteuer aus den laufenden Kosten abziehen. Diese Methode ist allerdings sehr aufwendig. Sie dürfen nämlich nur die Kosten als Betriebsausgaben abziehen, die eindeutig auf die betriebliche Nutzung entfallen. Genau das wird Ihnen z. B. bei den Tankbelegen nur in sehr wenigen Fällen gelingen.
Tipp: Nutzen Sie die pauschale Regelung und rechnen Sie 0,30 Euro je betrieblich gefahrenen Kilometer ab.
Nutzen Sie Ihren privaten Pkw zu mehr als 50 % betrieblich, ist der Pkw notwendiges Betriebsvermögen. Das bedeutet, Sie müssen Ihren Pkw in Ihren Betrieb einlegen.
Was ist mit Kosten für Mietfahrzeuge?
Werden Fahrzeuge angemietet, sind die gesamten Kosten als Betriebsausgabe abziehbar. Auch die Vorsteuer kann abgezogen werden, wenn eine ordentliche Rechnung vorliegt.
Wird ein Pkw z. B. von einem Familienmitglied dauerhaft kostenlos zur Verfügung gestellt, sollte ein Vertrag geschlossen werden, aus dem ganz klar hervorgeht, dass der Pkw kostenlos überlassen wurde. Die Kosten für Benzin sowie alle anderen übernommenen Kosten sind dann auch als Betriebsausgaben für Fremdfahrzeuge abziehbar, wenn im Vertrag vereinbart wurde, dass diese Kosten übernommen werden müssen.
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