Jede Rechnung muss eine Rechnungsnummer enthalten. Ohne diese darf der Leistungsempfänger keinen Vorsteuerabzug vornehmen. felix1.de erklärt, wie die Rechnungsnummer aussehen muss.
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und kann sowohl aus Zahlen als auch aus Buchstaben bestehen.
felix1.de empfiehlt:
Kombinieren Sie die Rechnungsnummer mit dem Datum der Rechnungserstellung. Vorteil: Wird jeden Tag wieder mit der gleichen Zahl begonnen, ist die Gesamtauftragsanzahl nicht mehr zu erkennen. Die Kunden sollten aus der Rechnungsnummer nicht schließen können, wie viele Aufträge das Unternehmen bereits hatte.
Beispiel: Am 02.01.2015 erhält ein Unternehmen 5 Aufträge. Die Rechnungsnummern können so erstellt werden:
150102-1
150102-2
150102-3
150102-4
150102-5
Am nächsten Tag wird wieder bei 1 begonnen:
20150103-1
20150103-2
20150103-3
…
Aus solchen Rechnungsnummern kann der Kunde nicht mehr erkennen, wie viel Aufträge insgesamt bearbeitet wurden. Man kann nur noch sehen, an welcher Stelle der eigene Auftrag an diesem Tag bearbeitet wurde.
Wichtig: Soll der Kunde einen Rechnungsbetrag überweisen, muss die Rechnungsnummer mit angegeben werden. Die Rechnungsnummer darf deshalb nicht unnötig lang und kompliziert werden.
Einzelne Rechnungskreise innerhalb eines Unternehmens
Zusätzlich können in den Rechnungsnummern weitere Informationen enthalten sein, die für das Unternehmen eine bessere Zuordnung möglich machen. So können einzelne Bereiche des Unternehmens eigene Rechnungsnummern erstellen.
Beispiel: Das Unternehmen verkauft Elektronikwaren und repariert solche Geräte.
Die Rechnungsnummern können nach dem gleichen Prinzip erstellt, aber durch eine Erweiterung besser zugeordnet werden.
Für den Verkauf kann den Rechnungen z. B. ein „V“ und für die Reparatur ein „R“ angefügt werden und einzelne Rechnungskreise eingerichtet werden.
Verkauf Reparatur
150102-1V 150102-1R
150102-2V 150102-2R
150102-3V 150102-3R
150102-4V
150102-5V
…
Und so sollten Sie es nicht machen!
Bauen Sie Ihre Rechnungsnummer nicht so auf, dass sie immer mit 1 beginnt. Das gilt insbesondere für Gründer. Wenn ein Unternehmen neu gegründet wurde, ist es nicht ratsam dem Kunden offen zu legen, dass bis jetzt erst sehr wenige Aufträge bearbeitet wurden. Denn schnell schließt ein Kunde daraus, dass das Unternehmen wenig Erfahrung hat und schlechte Leistungen erbringt.
Für das Unternehmen ist wichtig, dass eine Rechnungsnummer schnell dem Auftrag zugeordnet werden kann und auch später die Rechnung schnell wiedergefunden wird. Deshalb sollte die Rechnungsnummer nicht wahllos kryptisch gewählt werden.