Neues zum elektronischen Fahrtenbuch: Der User ist verantwortlich

Ein Dienstwagen ist praktisch und für viele sinnvoll, dass die Privatnutzung versteuert werden muss, ist klar. In einigen Fällen lohnt sich der Aufwand eines Fahrtenbuchs anstelle der 1%-Methode. Doch das Finanzamt ist streng, was die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch angeht– was zwei aktuelle Urteile einmal mehr zeigen.

Wer einen Firmenwagen hat, muss den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung versteuern. Der Einfachhheit halber wendet das Finanzamt in diesen Fällen eine pauschale Methode zur Versteuerung an, die 1%-Methode. Hiernach wird 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs versteuert. Doch für diejenigen, die wenig privat fahren, ist diese Methode selten vorteilhaft. Hier bietet es sich an, die tatsächliche private Nutzung zu ermitteln. Und das geht mit einem Fahrtenbuch. Doch das Finanzamt erkennt es nur an, wenn es ordnungsgemäß geführt wird.

Ob elektronisch oder Papier – die Anforderungen sind hoch

Viele sind sich daher unsicher, ob sich in ihrem Fall der hohe Aufwand wirklich lohnt. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • jede einzelne Fahrt mit Datum und Kilometerstand bei Fahrtantritt und Fahrtende
  • Reiseziel
  • Reisezweck
  • aufgesuchte Geschäftspartner
  • notwendige Umwege wegen Baustellen, Stauumfahrungen oder Unfällen

Es gibt jedoch einige Erleichterungen: So kann die genaue Adresse regelmäßig aufgesuchter Geschäftspartner in einer separaten Liste aufgeführt sein. Auch für Privatfahrten gibt es Erleichterungen. Mehrere Privatfahrten hintereinander, beispielsweise am Wochenende, dürfen zusammengefasst werden und müssen neben dem Kilometerstand auch nur als privat gekennzeichnet werden.

Wichtig ist aber: Alle Angaben müssen zeitnah vollständig und richtig erfasst werden und spätere Änderungen müssen gekennzeichnet werden. Außerdem darf das Papierfahrtenbuch nicht aus losen Blättern und Notizzetteln bestehen.

Worauf bei einer App achten?

Die Voraussetzungen gelten gleichermaßen, ganz gleich, ob man sich für die klassische Variante, eine Stecker-Lösung oder eine Fahrtenbuch-App entscheidet. Und die Verantwortung trägt der Fahrtenbuchführer.

Wer eine App nutzen möchte und sich nicht entscheiden kann, sollte vor allem darauf achten, dass folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Vollständige Angaben möglich
  • Lückenlose Eintragungen der Kilometer
  • Manipulationssichere Bedienung, d.h. Dokumentation von Änderungen
  • Exportmöglichkeiten bzw. Auswertungen auf Knopfdruck
  • Leichte Installation
  • Nutzerfreundlichkeit (z.B. Zuverlässigkeit des GPS)

Elektonische Lösungen müssen richtig bedient werden

Wichtig zu wissen: Eine elektronische Fahrtenbuchlösung nimmt dem Fahrer nicht die ganze Arbeit ab. Das musste auch ein Arbeitnehmer aus Niedersachen einsehen, nachdem das Niedersächsische Finanzgericht eine Enstcheidung des Finanzamts bestätigte, sein elektronisches Fahrtenbuch zu verwerfen (Urteil vom 23. Januar 2019, Akenzeichen 3 K 107/18). Anhand einer Telematiklösung mit Fahrtenbuchfunktion hatte er die Fahrten zwar zeitnah mit den per GPS ermittelten Geo-Daten aufzeichnen lassen – aber mehr hatte er nicht gemacht. Das Finanzgericht erklärte, woran es fehlte:

  • Zeitnahe Eintragung aller Angaben, also insbesondere
    • der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner oder
    • des betrieblichen Anlasses (Zeitnah: innerhalb von 7 Tagen)
  • individuelle Zuordnung der Fahrten
  • Gegenüberstellung des Fahrzeug-Tachos mit rechnerisch ermittleten Tachoständen nach dem elektronischen Fahrtenbuch
  • Dokumentation von privaten Fahrtunterbrechungen und Anlässen

Dass der Betriebsprüfer sogar verlangt, dass die Tachostände überprüft werden, zeigt wie streng die Finanzverwaltung insbesondere bei elektronischen Lösungen vorgeht. Fazit: Steckerlösung oder App anschaffen und einschalten alleine reicht nicht – jede noch so intelligente Lösung verlangt auch eine ordnungemäße und gewissenhafte Bedienung durch den User. Und das liegt in seiner Verantwortung.

Arbeitsrichter sehen das wie Finanzrichter

Die Verantwortlichkeit des Fahrtenbuchführers wurde kürzlich auch vor dem Bundesarbeitsgericht eindeutig festgestellt (Urteil vom 17. Oktober 2018, Aktenzeichen 5 AZR 538/17). Hier hatte sich ein Arbeitnehmer für die Anwendung der Fahrtenbuchmethode entschieden –aber das Fahrtenbuch nicht durchgängig und ordnungemäß geführt. Der Arbeitgeber hatte jedoch die Angaben des Arbeitnehmers in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Als sich herausstellte, dass die Fahrtenbücher nicht vollständig vorlagen und die ungünstigere 1%-Methode hätte angewendet werden müssen, verrechnete der Arbeitgeber die zu wenig gezahlten Steuern einfach mit der Steuer aus der letzten Gehaltsabrechnung und der Abfindung. Erfolglos wendete sich der Arbeitnehmer hiergegen.

Die Richter stellten klar: Die Überlassung eines Firmenwagens zur Privatnutzung sagt noch nichts über die Frage aus, wer die Steuerlast im Innenverhältnis trägt. Entscheidet sich der Arbeitnehmer für die Fahrtenbuchmethode, muss er sich auch darum kümmern, dass er alles richtig erfasst. Der Arbeitgeber hat keine Pflicht, ihn auf Fehler hinzuweisen. Hat er zu wenig Lohnsteuer einbehalten, darf er den Unterschiedsbetrag auch nachfordern, sofern keine eindeutige Nettolohnvereinbarung vorliegt.

Fazit:

Wer ein Fahrtenbuch führt, ist selbst dafür verantwortlich. Weder eine App noch ein Arbeitgeber können dem Fahrer die Aufgaben und die Verantwortung abnehmen. Wer also mit einem Fahrtenbuch liebäugelt, sollte erst einmal für sich durchrechnen, ob sich der Aufwand wirklich lohnt und ob er die Disziplin aufbringt, bei den Pflichten immer am Ball zu bleiben.