Viele Arbeitgeber ermöglichen ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice. Aus steuerlicher Sicht ist dies für beide Seiten von Vorteil – wenn vorab ein paar Punkte beachtet werden. Welche das sind, erfahren Sie in Teil 3 unserer Serie rund um das häusliche Arbeitszimmer.
Yahoo und IBM verkündeten vor kurzem pressewirksam, dass sie Homeoffices abschaffen wollen. Der Trend geht jedoch in die entgegengesetzte Richtung. Denn immer mehr Arbeitnehmer möchten gerne einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause erledigen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Elternzeit, pflegebedürftige Angehörige, ein weit entfernter Wohnort oder mehr Flexibilität im Alltag, zum Beispiel wenn die Kinder krank sind oder die Kita geschlossen ist.
Homeoffice ist aber nicht gleich Homeoffice – verschiedene Modelle der Gestaltung stehen zur Wahl.
Modell 1 – für Einsteiger: Der Arbeitnehmer richtet in seiner Wohnung einen Raum als Arbeitszimmer ein
Hier stellt der Arbeitgeber meist nur die Geräte zur Verfügung, um seinem Mitarbeiter die Arbeit zu ermöglichen.
Vorteil: Dieses Modell ist am einfachsten und schnellsten zu verwirklichen.
Nachteil: Hat der Arbeitnehmer noch einen Arbeitsplatz im Büro, besteht die große Gefahr, dass das Finanzamt das Zimmer nicht als häusliches Arbeitszimmer anerkennt. Denn in diesem Fall verfügt der Arbeitnehmer über einen „anderen Arbeitsplatz“.
Das Modell ist also nicht geeignet, wenn der Arbeitnehmer überwiegend im Betrieb des Arbeitgebers arbeitet und das Arbeitszimmer nur an einem Tag pro Woche nutzt oder es nur für Notfälle eingerichtet wurde.
Tipp: Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten vereinbaren, dass die Arbeitsleistung überwiegend im Homeoffice erbracht wird. Arbeitet also der Mitarbeiter drei Tage pro Woche im Homeoffice und zwei Tage im Betrieb des Arbeitgebers, kann das häusliche Arbeitszimmer steuerlich anerkannt werden (Bundesfinanzhof, Urteil vom 26.2.2014, VI R 40/12).
Steht der Arbeitsplatz im Betrieb des Arbeitgebers dem Mitarbeiter an Homeoffice-Tagen gar nicht zur Verfügung, wird das Arbeitszimmer auch dann anerkannt, wenn es nur ein oder zwei Tage pro Woche genutzt wird. Das gilt zum Beispiel bei Poolarbeitsplätzen oder bei Büro-Sharing mit Kollegen.
Modell 2 – für Fortgeschrittene: Der Arbeitnehmer vermietet einen Raum als Arbeitszimmer an den Arbeitgeber
In diesem Fall schließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Mietvertrag über einen Raum ab, der dann von Arbeitnehmer als Arbeitszimmer genutzt wird. Voraussetzung für dieses Modell ist, dass der Arbeitgeber ein betriebliches Interesse an der Anmietung hat. Indizien dafür sind:
- Der Arbeitgeber mietet auch bei anderen Mitarbeitern Arbeitszimmer an.
- Es gibt eine ausdrückliche schriftliche Vereinbarung über die Nutzung der Räume.
- Der Arbeitgeber kann in seinem Betrieb dem Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.
Nachteil: Der Arbeitnehmer muss die Mietzahlungen versteuern.
Vorteil: Für die Mietzahlungen fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Und der Arbeitnehmer kann die Arbeitszimmerkosten als Werbungskosten absetzen.
Tipp: In Höhe der Miete darf der Arbeitslohn nicht gekürzt werden. Eine solche Umwandlung von sozialversicherungspflichtigem Lohn in sozialversicherungsfreie Mietzahlungen ist nicht zulässig!
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Modell 3 – für Profis: Der GmbH-Geschäftsführer vermietet ein Arbeitszimmer an die GmbH
An sich selbst kann man ja schlecht vermieten, es sei denn, man gründet eine GmbH. Als Geschäftsführer vermieten Sie dann ein Arbeitszimmer an die GmbH, diese überlässt es Ihnen zur beruflichen Nutzung. Zahlt die GmbH ein Entgelt für das in der Wohnung des Geschäftsführers gelegene Arbeitszimmer, handelt es sich hierbei entweder um Mietzahlungen oder um Geschäftsführer-Gehalt.
Mietzahlungen liegen vor, wenn die Nutzung des Arbeitszimmers im betrieblichen Interesse der GmbH liegt. Erforderlich ist ein gesondert abgeschlossener Mietvertrag. Die GmbH kann dann die Miete steuerlich absetzen, während der Geschäftsführer sie als Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung versteuern muss.
Hat der Geschäftsführer dagegen am Sitz der GmbH einen Arbeitsplatz zur Verfügung, werden die Zahlungen für das häusliche Arbeitszimmer als Geschäftsführergehalt behandelt und müssen entsprechend versteuert werden.
Vorteil: Das Konstrukt funktioniert auch bei einer Ein-Mann-GmbH.
Nachteil: Die Gründung einer GmbH ist mit hohen Anforderungen verbunden. Erforderlich ist ein Mindestkapital von 25.000 Euro, davon müssen 12.500 Euro zum Zeitpunkt der Gründung eingezahlt werden. Es entstehen zahlreiche Nebenkosten für Notar, Amtsgericht, Mitgliedsgebühren zum Beispiel bei der IHK, Gewerbeanmeldung, Eintrag in das Handelsregister und und und. Darüber hinaus besteht eine Buchführungspflicht, statt einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss eine Bilanz erstellt und der Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Weiterhin bedarf es der Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung.
Tipp: Nur um ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können, lohnt sich die Gründung einer GmbH sicherlich nicht. Wer aber sowieso vorhat, eine GmbH zu gründen, sollte sich dabei auch mit dem Thema Arbeitszimmer beschäftigen und von Anfang an alles richtig machen.
Achtung Betriebsaufspaltung: Es besteht die Gefahr, dass das Arbeitszimmer zur wesentlichen Betriebsgrundlage wird. In der Folge kann dies bei einer Nutzungsänderung, z.B. aufgrund einer Betriebsaufgabe, zu einer Besteuerung der stillen Reserven führen. Außerdem werden die Einnahmen aus dem Mietvertrag plötzlich zu Einnahmen aus Gewerbebetrieb und unterfallen der Gewerbesteuer.
Fazit
3 Modelle mit unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden und jedes mit Vor- und Nachteilen – da fällt die Wahl schwer. Wählen Sie aber nicht voreilig das Modell 1, nur weil es am einfachsten erscheint. Reden Sie auf jeden Fall mit Ihrem Arbeitgeber, ob nicht auch das Modell 2 für Sie infrage kommt. Das Modell 3 sollten Sie nur zusammen mit einem Steuerberater verwirklichen, wenn überhaupt.