Einzelunternehmer sind oft nur in der Anfangsphase in der Lage, ihre Arbeit alleine zu stemmen. Bald schon müssen sie den ersten Mitarbeiter einstellen. Dann stellen sich viele Fragen: Was hat der Unternehmer für Bürokratiearbeit zu erledigen? Gibt es Alternativen zur Festanstellung? Was muss er zum Mindestlohn beachten? Um hier alles richtig zu machen, ist es erforderlich, die wichtigsten Fragen hierzu vorab zu klären. Wir beantworten sie.
Angestellter, Minijobber & Co.
Bevor überhaupt Arbeiten wie die Erstellung eines Arbeitsvertrages in die Hand genommen werden können, muss selbstverständlich erst einmal entschieden werden, in welcher Form der Mitarbeiter beschäftigt werden soll.
Der klassische Weg ist die Festanstellung. Hier fallen für den Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge an. Beispiel: Ein Arbeitnehmer verdient 3.000 Euro brutto im Monat. Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich zum Bruttogehalt 579,75 Euro Sozialversicherung, insgesamt also 3.579,75 Euro.
Hinzu kommen der Beitrag zur Berufsgenossenschaft, Umlagen für Entgeltfortzahlungsversicherungen (Umlage 1 – Krankheit, Umlage 2 – Mutterschaftsleistungen) und die Insolvenzgeldumlage, deren Höhe variiert.
Doch es gibt Alternativen: Wer sich die Lohnsteuer, die Sozialversicherungs- und Krankenkassenbeiträge sparen möchte, kann stattdessen einen freien Mitarbeiter beschäftigen. Beachten Sie dabei aber, dass der Freelancer einen entsprechend höheren Stundensatz verlangen wird.
Tipp: Rechnen Sie unbedingt aus, welche Kosten Sie mit der jeweiligen Beschäftigungsart haben. Eine Übersicht zur Berechnung des Stundensatzes finden Sie in der Tabelle unten.
Achtung: Wenn Sie den Freelancer zu sehr in den Arbeitsbetrieb eingliedern, kann eine Scheinselbständigkeit angenommen werden. Das sollten Sie unbedingt vermeiden. Auch möglich: Studenten kann der Unternehmer als Werkstudent oder als kurzfristig Beschäftigten einstellen. Und wer die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Lohnsteuer senken will, kann die Arbeitskraft auf Minijob-Basis beschäftigen (bis zu 450 Euro Lohn). Für kurzfristig Beschäftigte und Minjobber fallen die Umlagen 1 und 2 sowie die Insolvenzumlage zusätzlich an.
Die verschiedenen Alternativen noch einmal in der Übersicht:
| Beschäftigungsart | Berechnung der Kosten pro Stunde | Beispielrechnung | Sozialversicherung | Vorteil | Nachteil |
| Angestellter | Bruttolohn + Solzialversicherung (= ca. 120% vom Bruttolohn) geteilt durch Anzahl der verfügbaren Stunden = Stundenlohn | 3.000 Euro + 579,75 = 3.579,75 Euro / 140 Stunden (22 Arbeitstage * 8h = 176h abzüglich 17h Urlaub (bei 25 Tagen im Jahr) und 29h Fortbildung und Verwaltung) = 25,57 Euro | Für Arbeitgeber: 9,35% Rentenversicherung, 7,3% + X Krankenversicherung 1,5% Arbeitslosenversicherung, 1,175% soziale Pflegeversicherung = 19,325 % vom Bruttogehalt | Voll in die Organisation eigebunden und an Weisungen gebunden | Bürokratischer Aufwand, Krankheitsrisiko, zusätzlicher Aufwand z.B. für Fortbildungen, Kündigungsschutz |
| Freelancer | Der Stundensatz ergibt sich aus der Vereinbarung zwischen Unternehmer und Freelancer | Ist selbst verantwortlich | Bei schlechter Auftragslage muss der Unternehmer ihn nicht beauftragen, fast kein bürokratischer Aufwand | Weisungsfrei, in der Regel höhere Kosten, Risiko der Scheinselbständigkeit | |
| Kurzfristig Beschäftigter | Bruttolohn geteil durch Anzahl der verfügbaren Stunden = Stundenlohn | Keine Sozialversicherung | Niedrige Kosten, niedriger bürokratischer Aufwand | Zeitlich nicht flexibel | |
| Werkstudent | Bruttolohn + Rentenversicherung geteilt durch Anzahl der verfügbaren Stunden = Stundenlohn | 680 Euro + 63,58 Euro Rentenversicherung = 743,58 Euro / 80h = 9,29 Euro (auf Basis von 8,50 Euro/h) | Keine Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung; Rentenversicherung bei 9,35% für Arbeitgeber | Niedrige Kosten, relativ niedriger bürokratischer Aufwand | Zeitlich nicht ganz flexibel |
| Minijobber (max. 450 Euro) | Bruttolohn + Sozialversicherung geteilt druch Anzahl der verfügbaren Stunden = Stundenlohn | 450 Euro + 67,50 Euro Rentenversicherung + 58,50 Euro Krankenversicherung ) 576 Euro / 52h = 11 Euro (Auf Basis von 8,50 Euro/h) | 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung | Niedrige Kosten | Darf 450 Euro Grenze nicht überschreiten |
| Zeitarbeitsfirma | Der Stundensatz ergibt sich aus der Vereinbarung zwischen Unternehmer und Zeitarbeitsfirma | Keine | Eignet sich bei Auftragsspitzen, niedriger bürokratischer Aufwand, keine Fehlzeiten, geeignetes Mittel zur Mitarbeitersuche | In der Regel hohe Kosten |
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Diesen Papierkram müssen Sie erledigen
Ist die Entscheidung der Beschäftigungsart getroffen, fallen allerlei Anmeldungen und Büroarbeiten an. Beachten Sie unsere Checkliste zur Einstellung des ersten Mitarbeiters, sind Sie auf der sicheren Seite:
1. Vertrag abschließen: Wir empfehlen Ihnen, einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen. Das beugt Missverständnissen vor und dient im Ernstfall vor Gericht als Nachweis.
2. Betriebsnummer beantragen: Wer als Unternehmer sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter beschäftigt, muss bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen.
3. Bei der Krankenkasse melden: Melden Sie sich innerhalb von 2 Wochen nach Beginn bei der Krankenkasse, bei der Ihr Mitarbeiter versichert ist. An diese werden die Sozialversicherungsbeiträge gezahlt.
4. Bei der Sozialversicherung anmelden: Die Meldung zur Sozialversicherung und die entsprechenden Beitragsnachweise müssen Sie dann ebenfalls an die Krankenkasse senden – und zwar per Datenfernübertragung.
5. Bei der Unfallversicherung anmelden: Erfragen Sie bei der IHK oder der Handwerkskammer Ihre zuständige Berufsgenossenschaft. Hier melden Sie Ihren Mitarbeiter für die gesetzliche Unfallversicherung an.
6. Die steuerliche Erfassung: Für die steuerliche Erfassung müssen Sie die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) Ihres Mitarbeiters an das Finanzamt übermitteln. Melden Sie ihn zudem mit den erforderlichen Daten in der ELStAM-Datenbank an (Geburtsdatum, Steuer-ID-Nummer, Information über Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis und gegebenenfalls Freibeträge).
7. Die Urlaubsbescheinigung: Fragen Sie Ihren Mitarbeiter oder seinen früheren Arbeitgeber nach einer Urlaubsbescheinigung über den Urlaub im letzten Arbeitsverhältnis. Grund: So wird verhindert, dass es bei den gesetzlichen Urlaubsansprüchen zu Überschneidungen kommt. Hat der Arbeitnehmer beim vorherigen Arbeitgeber bereits seinen vollen Urlaub genommen, kann der Arbeitgeber sich vor einer doppelten Inanspruchnahme schützen.
8. Dokumente im Original: Zeugnisse, Führerschein oder Ausbildungsnachweise, die für die Einstellung wichtig sind, sollten Sie sich im Original vorlegen lassen. Geben Sie Arbeitsmittel an den Mitarbeiter heraus, lassen Sie sich das von ihm schriftlich bestätigen.
Steuerfreie Lohnbestandteile geschickt einsetzen
Für Arbeitgeber und –nehmer gibt es eine angenehme Möglichkeit, die Lohnsteuer zu senken, ohne den Lohn senken zu müssen: Nutzen Sie den Vorteil von steuerfreien Lohnbestandteilen.
Sie können Ihrem Mitarbeiter beispielsweise ein Mobiltelefon überlassen. Vorteil: Hierauf müssen Sie weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge zahlen, selbst wenn er das Telefon auch privat nutzt.
Weiterhin gilt das übrigens für:
- Waren- oder Tankgutscheine
- Stromkosten für den Haushalt
- Zeitungsabonnement
Voraussetzung für eine Steuerfreiheit ist hier aber, dass der zugrundeliegende Betrag 44 Euro im Monat nicht übersteigt.
Außerdem fällt auf die folgenden Leistungen keine Lohnsteuer an:
- Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, soweit er den folgenden Anteil des Grundlohns nicht übersteigt:
– Für Nachtarbeit: 25% (20 bis 6 Uhr), für Sonntagsarbeit 50% (0 bis 24Uhr), 125% an Feiertagen und am 31.12. ab 14Uhr: 125%, am 24.12. ab 14Uhr, 25.12., 26.12. und 1.5.: 150%
– Anders sind die Beträge, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wird:
für Nachtarbeit von 0 bis 4 Uhr: 40%, für Sonntagsarbeit von 0 bis 4 Uhr, wenn der vorherige Tag ein Sonntag war: 50%, Feiertagsarbeit von 0 bis 4 Uhr, wenn der vorherige Tag ein Feiertag war: 125%, Feiertagsarbeit von 0 bis 4 Uhr, wenn der vorherige Tag der 24.12, 25.12., 26.12. oder 1.5. war: 150% - Aufmerksamkeiten wie z.B. Blumensträuße und Geburtstagsgeschenke bis zu 60 Euro
- Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier) bis zu einer Höhe von 110 Euro pro Arbeitnehmer, bis maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr
- Typische Berufskleidung
- Fort- und Weiterbildung für die Arbeit
- Zuschüsse zu Betreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder in Kindergärten
- Betriebliche Gesundheitsfördermaßnahmen, z.B. Kurse zur Stressbewältigung oder Rückengymnastik: bis 500 Euro im Jahr
Zudem gibt es im Bereich Pkw folgende Gestaltungsmöglichkeiten:
- Bei Fahrten mit dem Privatfahrzeug zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 0,30 Euro pro Entfernungskilometer und Tag pauschale Besteuerung und Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung
- Firmenwagen: Wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzt, gilt bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: in Höhe der Pendlerpauschale (0,30 Euro je Entfernungskilometer) kann der geldwerte Vorteil aus der Nutzung für diese Fahrten mit 15% pauschal besteuert werden. Dann ist er auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Hier bieten sich reihenweise Gestaltungsmöglichkeiten, die Sie unbedingt in Erwägung ziehen sollten, wenn Sie sich Lohnnebenkosten sparen wollen.
Mindestlohn seit dem 1.1.2015
Ganz wichtig für Sie als zukünftigen Arbeitgeber: Seit dem 1.1.2015 gilt der gesetzliche Mindestlohn von 8,50 Euro brutto pro Stunde. Das gilt grundsätzlich für alle Angestellten. Ausnahmen: Praktikanten, Kinder und Jugendliche ohne abgeschlossene Berufsausbildung, Auszubildende, Ehrenamtliche, Langzeitarbeitslose (mindestens ein Jahr) in den ersten 6 Monaten der Beschäftigung. Sonderregelungen gibt es für Zeitungszusteller und kurzfristig Beschäftigte.
Besonders praxisrelevant: Der Mindestlohn gilt auch für Minijobber. Sie müssen hier also ganz genau darauf achten, dass Sie bei der Berechnung der 450-Euro-Grenze mindestens 8,50 Euro brutto zugrunde legen – und dann abwägen, ob Sie die Privilegien des Minijobs noch in Anspruch nehmen möchten, wenn die Arbeitskraft dieses Mitarbeiters dann nur für rund 52 Stunden im Monat zur Verfügung steht. Wenn Sie dagegen bereits einen Minijobber beschäftigen, müssen Sie seit dem 1.1.2015 unbedingt darauf achten, dass Sie die Verträge entsprechend ändern: Sie erhalten dann also gegebenenfalls weniger Leistung für den gleichen Lohn, wenn Sie vorher unter der Mindestlohngrenze lagen.
Übrigens: Wenn Sie Minijobber beschäftigen oder in bestimmten Branchen (z.B. Gaststätten, Personenbeförderung, Spedition oder Gebäudereinigung) tätig sind, müssen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nunmehr genau festhalten: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Arbeitszeit müssen spätestens eine Woche nach der erfolgten Arbeitsleistung aufgeschrieben und die Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Fazit: Wie Sie sehen, ist die Einstellung eines Mitarbeiters mit viel Aufwand verbunden. Wenn Sie sich um all diese Dinge einmal gekümmert haben, werden Sie es aber bei allen folgenden Mitarbeitern sehr viel einfacher haben.
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