Wenn bei der Kassenprüfung etwas fehlt: Wie weit muss das Finanzamt ermitteln?

Kasse und iPadEine Betriebsprüfung verläuft selten ohne Beanstandungen. Manches lässt sich in der Schlussbesprechung klären, manches nicht. Für den geprüften Unternehmer stellt sich dann die Frage: Kann ich verlangen, dass zu den strittigen Punkten ein Sachverständigengutachten eingeholt oder ein Zeuge befragt wird?

Kritisch sind im Rahmen einer Betriebsprüfung vor allem die Fälle, in denen es Beanstandungen bei elektronischen Kassensystemen gibt. So wie bei einem Unternehmer, bei dem der Betriebsprüfer mit den vorgelegten Unterlagen nicht einverstanden war bzw. das Finanzgericht angebotene Beweismittel nicht akzeptierte (FG Münster, Urteil vom 29.3.2017, 7 K 3675/13 E, G, U; BFH, Urteil vom 23.2.2018, X B 65/17).

Wenn Betriebsprüfer und Finanzgericht sich einig sind

Bei der Außenprüfung legte der Unternehmer die Programmierprotokolle der Kasse nicht wie vom Finanzamt verlangt in Papierform vor. In Datenform waren sie aber sehr wohl im System gespeichert, was der Unternehmer durch Vorlage der Datenbank hätte nachweisen können. Für das Finanzamt waren die Protokolle dagegen „nicht vorhanden“. Folge: keine ordnungsgemäße Kassenführung. Der Prüfer nahm erhebliche Hinzuschätzungen zu den Umsätzen und Gewinnen des Unternehmers vor. Der Unternehmer wehrte sich und zog vor Gericht.

Dem Finanzgericht bot der Unternehmer an, die Datenbank vorzulegen und von einem Sachverständigen begutachten zu lassen, und stellte entsprechende Beweisanträge. Den Richtern reicht das nicht. Vielmehr hätte der Unternehmer substantiiert darlegen müssen, welche konkreten Daten nach seiner Auffassung als Programmierprotokolle anzusehen, wann sie erstellt worden und an welcher Stelle der Datenbank sie abgespeichert waren.

BFH: Hausaufgaben für das Finanzgericht

Das gefiel dem Bundesfinanzhof (BFH) gar nicht: Denn dadurch hatte das Finanzgericht seine Sachaufklärungspflicht verletzt. Hätte es nämlich die vom Unternehmer beantragte Begutachtung der Datenbank durchgeführt und hätte sich daraus ergeben, dass die steuerlich erforderlichen Dokumentationen in elektronischer Form doch vorhanden waren, wäre die wesentliche Grundlage für die Hinzuschätzungen des Finanzamts entfallen.

Der BFH gab dem Finanzgericht deshalb mit auf den Weg, sich erneut mit dem Fall zu befassen und die entsprechenden Beweise zu erheben, zum Beispiel durch Vorlage der Datenbank, Einholung eines Sachverständigengutachtens oder Vernehmung des Kassenherstellers als Zeugen. Der Unternehmer dagegen hatte eigentlich alles richtig gemacht. Das Finanzgericht hat nunmehr die Gelegenheit, seine Fehler und die des Finanzamts zu korrigieren.

Aufklärung des Sachverhalts: Wozu ist das Finanzamt eigentlich verpflichtet?

Allen Beteiligten wäre viel Zeit und Ärger erspart geblieben, wenn der Betriebsprüfer in dem Fall schon bei der Außenprüfung die in elektronischer Form vorliegenden Programmierungsprotokolle eingesehen hätte. Der Unternehmer konnte sogar durch Bildschirmausdrucke belegen, dass sein Kassensystem die steuerlich erheblichen Daten speicherte. Spätestens vor dem Finanzgericht hätten die beantragten Beweise erhoben werden müssen.

Warum es trotzdem nicht geschehen ist? Dazu sollte man sich die Mitwirkungs- und Aufklärungspflichten genauer ansehen.

  1. Grundsätzlich gilt bei einer Betriebsprüfung: Der geprüfte Unternehmer muss insbesondere seiner Mitwirkungspflicht Das bedeutet, dass er die Unterlagen, die der Betriebsprüfer anfordert, vorlegen muss.
  2. Das Finanzamt ist zwar verpflichtet, alle entscheidungserheblichen Tatsachen aufzuklären, es muss jedoch nicht allen möglichen Eventualitäten nachgehen. Es ist auch nicht an Beweisanträge des geprüften Steuerpflichtigen gebunden. Das Finanzamt verletzt seine Aufklärungspflicht nur, wenn es Tatsachen oder Beweismittel außer Acht lässt und offenkundigen Zweifelsfragen nicht nachgeht. Ob eine solche Verletzung vorliegt, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Oft bleibt dem Steuerpflichtigen nur der Gang vor das Gericht, um das klären zu lassen.
  3. Auch das Finanzgericht ist zur Aufklärung des Sachverhalts verpflichtet. Das bedeutet, dass die Richter substantiierte Beweisanträge, die entscheidungserhebliche Tatsachen betreffen, weder ablehnen noch übergehen dürfen. Was jedoch nicht entscheidungserheblich ist, muss nicht aufgeklärt werden. Entscheidungserheblich oder nicht? Das ist wiederum von Fall zu Fall verschieden.

Schwammige und wenig hilfreiche Formulierungen

Warum manchmal nicht jeder seinen Pflichten artig nachkommt? Die Krux liegt im Gesetz. Zwar ist dort der sogenannte Untersuchungsgrundsatz verankert, wie weit ein Sachverhalt aber genau ermittelt werden muss bzw. welche Beweismittel der Steuerpflichtige verlangen kann, ist nicht geregelt bzw. in Anwendungserlassen schwammig formuliert. Die Rede ist von Verhältnismäßigkeit, Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel zur Aufklärung des Sachverhalts, Zweckdienlichkeit usw. Begriffe, über die sich trefflich streiten lässt. Und die die Finanzverwaltung natürlich gerne zu ihren Gunsten auslegt.

Praxistipp: Um die eingangs gestellte Frage zu beantworten: Natürlich können Sie verlangen, dass zu den strittigen Punkten ein Sachverständigengutachten eingeholt oder ein Zeuge befragt wird. Sie sollten dies aber mit Argumenten untermauern können, denn Sie haben keinen Anspruch darauf, dass alle von Ihnen angebotenen Beweise tatsächlich erhoben werden. Vielmehr muss das Finanzamt nur entscheidungserhebliche Tatsachen aufklären. Wenn dadurch ein langwieriger Finanzgerichtsprozess vermieden werden könnte, wäre das jedoch ein ganz gutes Argument. Auch könnte so eine Betriebsprüfung schneller abgeschlossen werden – eine Gewinnsituation für Unternehmer und Finanzamt gleichermaßen.

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