Wenn Sie eine Kasse haben, müssen Sie jeden Tag auf der Hut sein: Denn seit dem 1.1.2018 kann der Außenprüfer vom Finanzamt unangemeldet vor Ihrer Tür stehen und Ihre Unterlagen prüfen. Wer seine Aufzeichnungen nicht ordentlich gemacht hat, kann von einer Sekunde auf die andere mitten in der Betriebsprüfung stecken. Lesen Sie, wie das möglich ist und was die unangenehme Folge der Kassen-Nachschau sein kann.
Das Finanzamt hat seit Beginn diesen Jahres eine neue Handhabe, um Unternehmern, die eine ordnungsgemäße Kassenführung sträflich vernachlässigen, eine Lektion zu erteilen: Die Kassen-Nachschau. Sie fragen sich, was der Unterschied zur normalen Betriebsprüfung ist? Vor allem eines: Sie haben keinerlei Möglichkeit, sich auf den Besuch des Prüfers und die schonungslose Durchsicht Ihrer Kassenunterlagen vorzubereiten. Und auf das mögliche für den Unternehmer unerfreuliche Ergebnis: Die Verwerfung der Buchführung und Zuschätzung von Einnahmen.
Das sind die Voraussetzungen der Kassen-Nachschau
Das Finanzamt darf nach der neuen Regelung Amtsträger beauftragen, die Geschäftsräume eines jeden Unternehmers mit Kasse zu betreten und Unterlagen bzw. Auskünfte zu verlangen, die für die Besteuerung erheblich sind. Und das
- ohne vorherige Ankündigung und
- während der üblichen Geschäftszeiten.
Tückisch für den Unternehmer:
Der Außenprüfer muss sich noch nicht einmal sofort ausweisen. Vielmehr darf er „anonym“ zunächst Testkäufe durchführen und beobachten, wie der Verkäufer die Kasse bedient. Wenn er dann in die Kassen-Nachschau übergeht, muss er sich allerdings ausweisen. Doch dann darf er richtig loslegen. Er darf die Vorlage folgender Unterlagen verlangen:
- Kassendaten
- Handschriftliche und elektronische Aufzeichnungen zu den Bareinnahmen und Barausgaben
- Zertifikate des Kassensystems
- Bedienungsanleitung des Kassensystems
- Programmieranleitung und mögliche Programmierprotokolle
- Arbeitsanweisungen an das Personal im Umgang mit der Kasse
- Verfahrensdokumentation
Und damit nicht genug: Der Finanzbeamte darf vom Unternehmer sogar einen spontanen Kassensturz verlangen. Bedeutet: Der Unternehmer muss den tatsächlichen Betrag in der Kasse mit dem Soll-Betrag vergleichen. Und ab 2020 darf er die Prüfung sogar auf den ordnungsgemäßen Einsatz des Kassensystems ausweiten.
Wen kann es treffen?
Jeder Unternehmer, der eine Kasse hat, kann unerwarteten Besuch vom Außenprüfer bekommen: Also nicht nur diejenigen mit elektronischen Kassensystemen, sondern auch Unternehmer mit offener Ladenkasse bleiben nicht verschont. Selbst wenn die Kasse in der Buchführung gar nicht ausgewiesen wird, ist das keine Garantie für eine ausbleibende Kassennachschau.
Wie muss die ordnungsgemäße Kassenführung aussehen?
Für die elektronische Registrierkasse gilt seit 1.1.2017: Sie müssen alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle, insbesondere die Einzelumsätze, festhalten und elektronisch speichern können. Jeder Vorgang muss sich mindestens 10 Jahre lang von Anfang an verfolgen lassen.
Diese Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein:
- Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen sowie deren Preise mit Historie,
- sämtliche Journaldaten (einschließlich aller Stornobuchungen),
- alle Auswertungsdateien (z. B. Warengruppenberichte), Programmierungsdateien und Stammdaten mit Änderungen. Wichtig dabei: Die Historie muss nachvollziehbar sein. „Alte“ Dateien einfach zu überschreiben, ist tabu!
Zusätzlich sind folgende Unterlagen 10 Jahre lang vorzuhalten:
- Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung der Kasse,
- Programmierungsprotokolle der Kasse,
- der Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. auf Messen oder Märkten).
Besitzer einer offenen Ladenkasse haben hier Glück: Sie müssen die Anforderungen nicht erfüllen, wenn Waren gegen Bares an viele unbekannte Personen verkauft werden, etwa auf Märkten.
Welche Folgen hat die Kassen-Nachschau?
Was passiert, wenn der Außenprüfer einen Verstoß feststellt oder Auskünfte unklar sind? Dann kriegt der Unternehmer richtig Probleme: Denn der Prüfer darf ganz ohne Vorankündigung sofort in die Umsatzsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung übergehen. Alles, was er tun muss, ist ein Formular ausfüllen, in dem sein Name, die zu prüfenden Steuerarten, die Prüfungszeiträume und der Startzeitpunkt der Prüfung notiert werden. Und wenn die Prüfung dann schlecht läuft, erwartet den Unternehmer das dicke Ende, das bei jeder Betriebsprüfung droht:
Verwerfung und Schätzung
Bedeutet: Erhebliche Mängel in der Kassenführung geben dem Prüfer die Handhabe, die Buchführung komplett zu verwerfen. Die unangenehme Folge: Er darf Umsätze hinzuschätzen – und das bedeutet in den meisten Fällen nicht unerhebliche Steuernachzahlungen. Doch es kommt noch schlimmer: Es drohen hohe Geldbußen, wenn Steuern verkürzt oder Steuervoreile erlangt werden, weil der Unternehmer
- unrichtige Belege ausgestellt hat,
- Belege gegen Entgelt in Umlauf gebracht hat
- bestimmte aufzeichnungspflichtige Vorgänge nicht oder falsch ausgezeichnet oder gebucht hat,
- das Kassensystem nicht richtig verwendet oder geschützt hat
- oder das Kassensystem gegen die GoBD verstößt.
Immerhin betragen diese Geldbußen ab 2020 bis zu 25.000 Euro.
Fazit: Wenn Sie für eine unangekündigte Kassen-Nachschau noch nicht gerüstet sind, sollten Sie das schleunigst nachholen. Denn sonst kann es von einem Tag auf den anderen richtig teuer werden. Günstiger wird es da für Sie, wenn Sie sich Hilfe von einem Steuerberater holen, der genau weiß, wie Sie Ihre Kasse führen müssen. Ihr Geldbeutel wird es Ihnen am Ende danken.
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