Achtung Unternehmer: Haben Sie Ihre Kasse aufgerüstet?

Es ist bereits seit einigen Jahren klar, doch jetzt wird es akut: Mit dem 1.1.2020 müssen viele Unternehmer ihre Kassen aufgerüstet haben. Denn dann müssen elektronische Kassensysteme eine technische Sicherheitseinrichtung besitzen. Außerdem wird es ab dem 1.1.2020 eine einheitliche Kassenschnittstelle für Betriebsprüfungen geben. In diesem Zusammenhang hat die Finanzverwaltung kürzlich die Datenstruktur für diese Schnittstelle veröffentlicht. Wir erklären, was das bedeutet.

Einheitliche Schnittstelle veröffentlicht

Ab dem nächsten Jahr müssen Unternehmer dafür sorgen, dass ihre Kasse den Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung genügt. Dazu gehört auch, dass die Kasse eine einheitliche digitale Schnittstelle besitzt, damit der Betriebsprüfer bei Außenprüfung oder der Kassen-Nachschau aus dem elektronischen Kassensystem elektronisch vorliegende Daten auslesen kann. Zu diesem Zweck hat die Finanzverwaltung eine Datenstruktur für die Schnittstelle veröffentlicht, die auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern heruntergeladen werden kann.

Ziel dieser Datenstruktur ist es, dass der Unternehmer dem Finanzbeamten verschiedene Daten in einheitlicher Strukur bereitstellen kann: Dazu gehören Kasseneinzelbewegungen, Stammdaten und Kassenabschlüsse. Dies soll dem Betriebsprüfer eine progressive und retrograde Prüfung zwischen Grundaufzeichnungen und Erfassung im Hauptbuch (Finanzbuchhaltung) ermöglichen. Bisher hat jeder Kassenhersteller seine Daten selbst so strukturiert, wie er wollte. Damit hatte es die Finanzverwaltung während der Betriebsprüfung mit Kassendaten schwerer als beim Auslesen der elektronischen Daten aus Lohnprogrammen oder der Finanzbuchhaltung.

Zudem sollen durch die einheitliche Strukur alle im jeweiligen System erfassten Daten in ein Archivsystem ausgelagert werden können. Auch die Überprüfung der in die Finanzbuchhaltung übertragenen strukturierten Kassendaten soll vereinfacht werden.

Nur noch wenige Wochen Zeit

Hintergrund ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das dem Unternehmer mit elektronischem Kassensystem ab dem 1.1.2020 auferlegt: Die Kasse muss eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben. Diese Einrichtung sowie die Datenschnittstelle müssen demnach bis Jahresende in die Kassensysteme implementiert werden. Ist das Kassensystem dagegen nicht in der Lage, um die Sicherheitseinrichtung aufgerüstet zu werden, haben Unternehmer ein wenig mehr Zeit: Dann greift die Übergangsregelung, die eine Neuanschaffung eines anderen Systems bis Ende 2022 ermöglicht. Betroffen hiervon sind nur „normale“ Registrierkassen. PC-Kassen sind nach Auffassung der Finanzverwaltung immer aufrüstbar und müssen daher auch ohne Übergangsregeluung schnellstmöglich um eine technische Sicherheitseinrichtung ergänzt werden. Um unter die Übergangsregelung für normale Registrierkassen zu fallen, müssen aber zwingend zwei Voraussetzungen vorliegen:

  1. Die Kasse wurde im Zeitraum vom 26.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft.
  2. Bauartbedingt kann die Kasse nicht mit der technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden.   

Tipp: Lassen Sie sich vom Hersteller Ihres Kassensystems bestätigen, dass das System technisch bedingt nicht nachgerüstet werden kann. Die Rechnung über den Kassenkauf und diese Bestätigung nehmen Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation „Kassenführung“ auf.

Was die Kasse noch können muss

Dies sind nicht die einzigen Veränderungen, die die Gesetzesreform rund um Kassen mit sich bringt. Bereits seit dem 1.1.2017 müssen elektronische Registrierkassen in der Lage sein, alle Bargeldbewegungen vollständig, zeitgerecht geordnet, formell und inhaltlich richtig täglich aufzuzeichnen. Das gilt für Bilanzierer genauso wie für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Die Aufzeichnungen müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar, auswertbar und nicht veränderbar sein. Zu der Einzelaufzeichnungspflicht gehört es auch, dass alle im Sytsem hinterlegten Artikel und Warengruppen, die Preise mit Historie, Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten sowie sämtliche Journaldaten elektronisch gespeichert werden. Dass alle Bargeldbewegungen korrekt gespeichert, lesbar und auswertbar gemacht werden, soll durch die erwähnte technische Sicherheitseinrichtung abgesichert sein.

Wichtig: Zu den Bargeldbewegungen zählen nicht nur bar vereinnahmte Umsätze. Auch Privatentnahmen und -einlagen des Unternehmers, Entnahmen zur Begleichung von Betriebausgaben oder auch das Einlegen von großeren Geldscheinmengen in den Tresor aus Sicherheitsgründen fällt darunter.

Empfehlung: Informieren Sie sich so schnell wie möglich bei Ihrem Kassenhersteller, ob es für Ihr Kassensystem ein Update geben soll, das die Implementierung der technischen Sicherheitseinrichtung und der Kassenschnittstelle ermöglicht. Nur wenn die Aufrüstung Ihrer Kasse bauartbedingt nicht möglich ist, können Sie sich noch bis Ende 2022 zurücklehnen. Andernfalls nutzen Sie die letzten Wochen des Jahres, um Ihre Kasse aufzurüsten. Allerdings haben Sie nun doch etwas mehr Zeit: Die Finanzverwaltung hat sich durch einen Beschluss auf Bund-Länder-Ebene verständigt, bis zum 30. September 2020 nicht zu beanstanden, wenn die Kasse (egal ob normale Registrierkasse oder PC-Kasse) noch nicht aufgerüstet ist.