„Mit dem eMitarbeiter Lohn- und Gehaltsdokumente jederzeit von überall abrufen“

eMitarbeiter-Portal auf LaptopMit der Lohnbuchhaltung von felix1.de können Arbeitgeber schon seit längerer Zeit das Thema Gehaltsabrechnung in die erfahrenen Hände eines Steuerberaters geben und mit der eLohnakte auch alle zugehörigen Dokumente elektronisch einsehen. Neu ist seit dem 11. April, dass auch Arbeitnehmer ihre Gehaltsnachweise über das Portal eMitarbeiter elektronisch abrufen können.

Herr Wreege, Sie sind kaufmännischer Leiter des ETL-Personal-Kompetenzcenters in Berlin und übernehmen mit über 100 Mitarbeitern jeden Monat die Lohnabrechnungen für etwa 7.500 Unternehmer mit insgesamt mehr als 60.000 Mitarbeitern. Was hat es mit dem eMitarbeiter auf sich und was ist neu?

Herr Wreege: Mit dem eMitarbeiter haben wir ein Portal geschaffen, das Mitarbeitern eines Unternehmens erlaubt, ihre Lohn- und Gehaltsdokumente jederzeit und von überall abrufen zu können.

Welche Dokumente sind damit konkret gemeint?

Herr Wreege: Damit sind vor allem die monatlichen Gehaltsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gemeint. Sie werden vom Team des jeweiligen Steuerberaters oder von uns pünktlich im Portal eingestellt, so dass jeder Arbeitnehmer ohne Zeitverzug auf seine Dokumente zugreifen kann.

Mit den Worten „ohne Zeitverzug“ haben Sie schon einen wesentlichen Vorteil genannt. Welche Vorteile bietet der eMitarbeiter noch?

Jörg Wreege, Kaufmännischer Leiter
des ETL-Personal-Kompetenzcenters

Herr Wreege: Mit dem einfachen Zugang für den Arbeitnehmer entfallen auch jegliche Aufwände, die bisher für die Bearbeitung individueller Anfragen anfielen. Das entlastete die jeweiligen Mitarbeiter des Unternehmens, die zu solchen Themen Ansprechpartner waren. Aber nicht nur Zeit für die Bearbeitung von Anfragen kann eingespart werden. Vor allem entfallen Zeit und Kosten, um die Dokumente zu verteilen – sei es für das einfache Verteilen im Unternehmen oder gar das Kuvertieren und Frankieren für den Postweg.

Wie lang können Mitarbeiter auf ihre Dokumente zugreifen?

Herr Wreege: Im Portal eMitarbeiter sind alle Dokumente der Lohn- und Gehaltsabrechnung sicher und übersichtlich archiviert. Innerhalb des Anstellungsverhältnisses werden also keine Daten gelöscht und es gibt kein Zeitlimit, in dem die Dokumente heruntergeladen oder ausgedruckt werden müssen. Sollte der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, stehen der Zugang und die Dokumente noch mindesten 6 Monate zur Verfügung.

Zu guter Letzt die Frage: Wie kann man das eMitarbeiter-Portal erreichen?

Herr Wreege: Zu jedem Mitarbeiter muss der Arbeitgeber zu Beginn eine private E-Mail-Adresse hinterlegen. An diese E-Mail wird dann eine Einladung gesendet, über die der Mitarbeiter seine persönlichen Zugangsdaten inkl. Passwort festlegt. Mit seiner E-Mailadresse und dem persönlichen Kennwort kann sich nun der Arbeitnehmer über das Portal https://emitarbeiter.eurodata.de/ jederzeit anmelden und auch von zu Hause auf seine Dokumente zugreifen – bspw. für die nächste Steuererklärung.

Herr Wreege, vielen Dank für das interessante Interview!