„Der neue Kassenstandard macht es für Unternehmer einfacher“

Dirk AlbrechtDie neuen gesetzlichen Anforderungen an elektronische Kassendaten sind hoch und seit dem 1.1.2018 läuft bereits die Kassen-Nachschau. Da sind Probleme vorprogrammiert. Zur Erleichterung wird ein einheitlicher Standard für Kassendaten entwickelt. ETL-Steuerberater Dirk Albrecht ist dabei – und berichtet uns heute im Interview mehr darüber.

Hallo Herr Albrecht, seit dem 1.1.2018 kann der Betriebsprüfer unangekündigt vor der Tür stehen und die Kassen-Nachschau durchführen. Und ab 2020 stehen strenge gesetzliche Anforderungen an Kassen an. Deshalb entwickeln Sie in einer Arbeitsgruppe die Taxonomie Kassendaten mit. Inwiefern wird diese bei der Kassen-Nachschau helfen?

Herr Albrecht: Momentan machen die Kassenhersteller, was sie wollen. Das führt dazu, dass unterschiedliche Kassensysteme auch unterschiedliche Daten ausgeben. Und dadurch wird die Durchführung der Kassen-Nachschau natürlich sehr kompliziert und auf Seiten des Betriebsprüfers kann es schnell zu Verärgerung kommen. Am Ende muss der Unternehmer immer Angst haben, dass die Kassenführung verworfen wird.

Um einen gemeinsamen Standard zu entwickeln, wurde deshalb im Frühjahr 2016 die Arbeitsgruppe zur Entwicklung der Taxonomie Kassendaten ins Leben gerufen. Der Arbeitskreis besteht aus Kassenhändlern, -herstellern, Vertretern der Finanzverwaltung und Finanzsoftwareanbietern. Daneben wirken eine Kollegin aus Dresden und ich als Vertreter aus dem Bereich des steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsstands mit.

Was ist dabei – als Steuerberater – Ihr Ziel?

Herr Albrecht: Als Steuerberater können wir bei der Entwicklung die Interessen des Unternehmers am besten vertreten, weil wir am besten wissen, wo bei ihm der Schuh drückt. Andererseits wirken wir auch auf die Vertreter der Finanzverwaltung ein: Schließlich hat diese ganz eigene Interessen und Vorstellungen, wie die Verarbeitung und Übermittlung der Daten auszusehen hat. Dies führt oft dazu, dass das Finanzamt mehr Daten abfragen möchte, als es tatsächlich benötigt.

Können Sie da ein konkretes Beispiel nennen?

Herr Albrecht: Ja, das Finanzamt wollte z.B. jedes Öffnen und Schließen der Kasse aufgezeichnet haben. Stellen Sie sich vor: Ein Unternehmer hat eine Bäckerfiliale gleich neben einem Parkhaus. Naturgemäß kommen ständig Kunden des Parkhauses zu ihm, um Scheine in Kleingeld zu wechseln. Jedes Mal muss er die Schublade öffnen und schließen. Das Problem: Die Finanzverwaltung vermutet erst einmal Einnahmen, wenn sich die Kasse öffnet. Der Kassenprüfer würde in solchen Fällen also ganz genau hinsehen, wenn das Öffnen und Schließen der Kassen aufgezeichnet würde.

Letztendlich konnten wir erreichen, dass dieser Vorgang im Rahmen der Taxonomie nicht erfasst wird. Die Diskussion darüber war wichtig, denn so konnten wir die Unsicherheiten des Unternehmers beseitigen und seine Interessen vertreten. Wir haben uns also für unsere Mandanten stark gemacht. Unsere Erfahrungen aus der Arbeitsgruppe geben wir natürlich an unsere Kanzleien weiter.

Das ist ja toll. Was verbirgt sich denn konkret hinter der Taxonomie Kassendaten?

Herr Albrecht: Die Taxonomie Kassendaten ist ein einheitliches Format für Kassendaten. Hintergrund ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Kassenaufzeichnungen aus dem Jahr 2016. Hiernach sollen Kassen ab 1.1.2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung enthalten. Die detaillierten technischen Voraussetzungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die digitale Schnittstelle sowie die elektronische Aufbewahrung liefert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Frage für uns in der Arbeitsgruppe war dagegen eine andere, nämlich: Wie müssen die Daten aussehen?

Richtschnur war für uns: Die Daten müssen so standardisiert werden, dass einerseits eine automatisierte Weiterverarbeitung in elektronische Kassenbuch- und Buchführungssysteme möglich ist. Andererseits soll die Finanzverwaltung die Daten einheitlich interpretieren können, der Unternehmer soll seine Einzelbewegungen und Tagesabschlüsse bei Kassenprüfungen nachweisen können. Das ist mit der Taxonomie Kassendaten jetzt möglich.

 

Und welche Herausforderung war die größte in Ihrem Arbeitskreis?

Herr Albrecht: Wir waren und sind natürlich bestrebt, eine möglichst einfache Lösung für alle Beteiligten zu finden. Die Lösung sollte einfach umsetzbar, aber sicher sein und einen großen Nutzen für alle Beteiligten haben. Die drei wichtigsten Anwendungsfälle, für die eine praktikable Lösung gefunden werden musste, waren:

  • Einheitliche Bereitstellung der Daten bei der Betriebsprüfung und Kassennachschau
  • Archivierung der Daten durch Auslagerung von einem System ins andere
  • Weiterverarbeitung der Daten in der Finanzbuchhaltung

Wichtig war insbesondere für den ersten Fall, dem Kassenprüfer eine progressive und retrograde Prüfung zwischen Kasseneinzelbewegungen und Buchungssätzen zu ermöglichen. So geben die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ vor: Aufzeichnungen müssen einem Dritten einen Überblick über die Geschäftsvorfälle des Unternehmens vermitteln. Retrograde und progressive Überprüfbarkeit heißt, dass sich die Aufzeichnungen dabei in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen.

Ist die Taxonomie Kassendaten denn schon verbindlich? Wie geht es weiter?

Herr Albrecht: Man kann die DFKA-Taxonomie-Kassendaten seit Anfang August auf der Homepage des DFKA in Form einer Pilotierung der Datensatzbeschreibung herunterladen. Wenn es weitere hilfreiche Anregungen von Kassenherstellern und Softwareanbietern geben wird, wird der DFKA die Finalisierung des Projekts in Angriff nehmen. Die Freigabe des Standards ist grob für Ende 2018 geplant. Ziel ist, dass die Taxonomie künftig zum Standard wird, nach dem sich einerseits die Kassenhersteller richten und die andererseits natürlich auch von der Finanzverwaltung anerkannt wird.

Perspektivisch ist dann geplant, dass auch die automatische Übernahme der Daten in das elektronische Kassenbuch möglich ist. Und schlussendlich soll auch der Steuerberater die Daten automatisch kontieren können, also in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeiten.

Sie sprechen von Kassenherstellern, Steuerberatern und der Finanzverwaltung. Inwiefern wird es mit der Taxonomie Kassendaten denn für den Unternehmer einfacher?

Herr Albrecht: Stellen Sie sich einen Unternehmer mit einer elektronischen Kasse vor. Der muss seine Kassenbewegungen und Einzelaufzeichnungen ja irgendwie aus dem Kassensystem ins Kassenarchiv bekommen. Momenten muss er die Daten manuell aus der Kasse holen. Denn jeder Kassenhersteller macht, was er will. Der Unternehmer kämpft also mit Unsicherheiten, ob das alles so richtig ist und vom Finanzamt anerkannt wird.

Wenn die Taxonomie Standard wird, müssen sich alle Kassenhersteller daran halten. Der Unternehmer kann sich sicher sein, dass seine Daten anerkannt werden, die Finanzverwaltung sich nicht beschwert und es kommt auch nicht zum unschönen Streit mit den Kassenherstellern wegen Regressansprüchen. Der neue Kassenstandard macht es für Unternehmer einfacher. Denn er hat Sicherheit im steuerlichen Bereich.

Toll, so profitiert also auch jeder felix1.de-Steuerberater davon, dass Sie an der Arbeitsgruppe mitgewirkt haben. Vielen Dank, Herr Albrecht, für das interessante Interview.

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Annika Haucke

Rechtsanwältin bei felix1.de
Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.
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Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.