Wer eine Kasse führt, der ist zurzeit besonders sensibel für Panikmache – zu Recht. Erst hieß es, die elektronische Registrierkasse wird Pflicht und nun kommt der nächste Knaller: Das BMF schlägt ein Gesetz gegen Kassenmanipulationen sowie eine entsprechende technische Verordnung vor, beides soll ab 2019 gelten. Wir verraten, was dahintersteckt.
Unternehmer mit Bargeldeinnahmen aufgepasst: Bis Ende des Jahres müssen Sie prüfen, ob Sie Ihre Kasse aufrüsten müssen. Denn die Anforderungen an elektronische Registrierkassen sind hoch. Und die Konsequenz könnte teuer werden. Wir berichteten bereits in unserem Blogartikel „Entwarnung: Elektronische Kasse nicht verpflichtend“.
Als wäre das nicht schon genug, steht jetzt die nächste Änderung auf dem Plan: Ab dem 1.1.2019 will das BMF Kassenmanipulationen vorbeugen (BMF-Schreiben vom 18.3.2016). Und das durch drei Maßnahmen, die wir genauer beleuchten wollen.
1. Kassenmanipulationen verhindern durch technische „Sicherheitseinrichtungen“ bei elektronischen Kassen
Kassenaufzeichnungen werden manipuliert, Daten geändert oder gelöscht. Das führt dazu, dass Millionen von Steuergeldern verloren gehen. Das will das BMF dadurch verhindern, dass elektronische Kassenbewegungen automatisch elektronisch aufgezeichnet werden. Das BMF bezeichnet dies beschönigend als „Sicherheitseinrichtung“.
Es gilt folgendes: Alle Aufzeichnungen müssen einzeln erfolgen. Das ist soweit bekannt. Nur müssen Aufzeichnungen auch vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geschehen. Das nachzuprüfen ist für den Betriebsprüfer kaum möglich. Das soll künftig eine elektronische Sicherheitseinrichtung übernehmen, die den Vorgang auf einem Speichermedium sichert.
Und wie soll die Sicherheitseinrichtung aussehen? Das bestimmt das BMF: Was Speichermodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle alles können müssen, darf das BMF festlegen und ob diese Anforderungen eingehalten werden, entscheidet das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI).
Bedeutet für den Unternehmer: Stornos, die nicht dokumentiert werden und der Einsatz von verschleiernder Manipulationssoftware kann sich der Unternehmer künftig sparen. Es wird sowieso alles aufgedeckt.
2. Kassenmanipulationen aufdecken bei unangekündigter Kassen-Nachschau
Besonders gefürchtet von vielen Unternehmern: Die „unangekündigte Betriebsprüfung“. Die Umsatzsteuer- und die Lohnsteuer-Nachschau gibt es bereits. Und nach den Plänen des BMF soll ab 2019 der Prüfer auch unangekündigt vor der Tür stehen dürfen, wenn es um die ordnungsgemäße Erfassung der Kassendaten geht.
Die geplante Kassen-Nachschau erlaubt ein Betreten der Geschäftsräume während der üblichen Geschäftszeiten, um die Kassenführung und auch das Vorliegen einer entsprechenden Sicherheitseinrichtung zu überprüfen. Dazu darf er nicht nur Bücher und Organisationsunterlagen herausfordern, sondern auch einen maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. Die Kosten dafür trägt der Unternehmer. Und das „Beste“: Scheint irgendetwas nicht in Ordnung, darf der Betriebsprüfer zur „normalen Außenprüfung“ übergehen.
Achtung: Die Kassen-Nachschau gilt für alle Kassensysteme. Wer also nur eine offene Ladenkasse besitzt, für den erhöht sich das Entdeckungsrisiko durch eine Kassen-Nachschau ebenso wie für den Inhaber von elektronischen Registrierkassen und PC-Kassen.
3. Bußgeld von bis zu 25.000 Euro bei Verstößen, z.B. bei Kassenmanipulationen
Böse, böse: Wer sich nicht an die neuen Vorgaben hält – sprich: wer keine Kasse mit entsprechender Sicherheitseinrichtung hat –, für den kann es richtig teuer werden. Bis zu 25.000 Euro Geldbuße können bei nicht manipulationssicherer Kasse verhängt werden.
Das ist für den Unternehmer besonders bitter: Während die Geldbuße bislang bei maximal 5.000 Euro lag und bei Leichtfertigkeit sogar nur höchstens 2.500 Euro Sanktion zu erwarten waren, blüht dem schludrigen Unternehmer nun plötzlich das Zehnfache. Und ordnungswidrig handelt nach dem Gesetzesentwurf eben auch, wer
- unrichtige Belege ausstellt,
- Geschäftsvorfälle nicht ordnungsgemäß (also einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet) aufzeichnet
- oder kein zertifiziertes Sicherheitssystem benutzt
und dadurch Steuerhinterziehung ermöglicht.
Fazit: Wer keine elektronische Registrierkasse hat, den braucht die geplante Änderung kaum zu interessieren. Denn eine Pflicht zur Anschaffung einer solchen gibt es nach wie vor nicht. Ausnahme: Die Kassen-Nachschau, die für jeden Unternehmer droht, der eine Kasse besitzt. Und alle anderen Unternehmer mit Bareinnahmen sollten sich im Zuge des Kassenchecks anlässlich der anstehenden Gesetzesänderung 2017 doppelt bewusst sein, dass es hier bald nicht mehr viel Raum zur Steuerhinterziehung gibt. Also lieber gleich alles ordentlich machen und keine Angst vorm (unangekündigten) Betriebsprüfer haben.