Entwarnung: Elektronische Kasse nicht verpflichtend

Elektronische KasseEin Missverständnis macht die Runde: Zwar gelten für elektronische Registrierkassen, die Daten speichern, ab dem 1.1.2017 neue Vorschriften. Das bedeutet allerdings nicht, dass die ganz normale Ladenkasse nicht mehr erlaubt ist. Was eine elektronische Kasse bald alles können muss, erfahren Sie hier.

Offene Ladenkasse bleibt erlaubt

Die klassische Registrierkasse hat längst ausgesorgt. Heute sind elektronische Kassen Standard – aber nicht Pflicht! Offene Ladenkassen bleiben auch nach dem 31.12.2016 erlaubt. Eine Einzelaufzeichnung ist hier in der Regel nicht zumutbar, z.B. für einen Gemüsehändler auf dem Markt. Allerdings gilt hier: Führen Sie unbedingt täglich einen Kassenbericht. Beachten Sie aber, dass ein Kassenbuch nicht das gleiche ist – auch, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden. Aus dem Kassenbericht muss sich folgendes ergeben:

Kassenendbestand (Ermittlung durch Zählung)
– Kassenendbestand des Vortages
– Bareinlagen
+ Ausgaben
+ Barentnahmen
= Tageseinnahmen

Ist die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Umsatzes dagegen zumutbar – zum Beispiel bei einer selbstständigen Kosmetikerin, die nur einmal in der Stunde einen Umsatz vereinnahmt – müssen Einzelquittungen oder Eigenbelege erstellt werden.

Wer hingegen eine elektronische Kasse verwendet, muss darauf achten, dass diese den strengen Anforderungen des Finanzamts standhält.

Elektronische Kasse muss Daten speichern können

Spätestens ab dem 1.1.2017 müssen alle elektronischen Kassen eine Vielzahl an Daten speichern können. Das bedeutet das endgültige Aus für viele alte elektronische Kassen. Der Gesetzgeber hat nämlich ganz genaue Vorstellungen, was so eine Kasse alles können muss.

Neue Anforderungen ab dem 1.1.2017

Folgende Daten und Unterlagen müssen aufbewahrt werden:

  • Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen, die entsprechenden Preise mit Historie
  • Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten
  • Sämtliche Journaldaten
  • Die Bedienungsanleitung der Kasse
  • Den Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. Messen oder Märkte)

Daten, die die elektronische Kasse aufzeichnet, müssen 10 Jahre lang in elektronischer Form aufbewahrt werden und jederzeit leserlich sein. Das können viele ältere Kassen nicht, denn viele Kassen speichern die Daten nur eine bestimmte Zeit oder bis zu dem Zeitpunkt, in dem ein Kassenabschluss gemacht wird.

Zusätzlich müssen die Daten manipulationssicher sein. Jede Änderung muss dokumentiert werden. Wird z. B. eine Eingabe storniert, muss die Kasse das dauerhaft aufzeichnen.

Welche weiteren Fehler Sie vermeiden sollten, lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Fünf (von vielen) Todsünden bei der Kassenführung“.

Übergangsfrist bis 31.12.2016 – aktueller Handlungsbedarf!

Bis zum 31.12.2016 besteht noch eine Übergangsfrist. Bis dahin dürfen elektronische Kassen weiterverwendet werden, auch wenn sie die hohen Anforderungen nicht erfüllen. Wenn aber ein Update zur Verfügung steht und dadurch diese neuen Funktionen eingepflegt werden können, müssen Sie sofort handeln. Denn dann gilt die Übergangsfrist nicht. Sie sind verpflichtet, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob der Hersteller der Registrierkasse neue Updates zur Verfügung gestellt hat.

Mit älterer Software kann es teuer werden

Wird eine veraltete Software trotz Updatemöglichkeit weiterverwendet, muss damit gerechnet werden, dass das Finanzamt diese Kassenabrechnungen nicht anerkennt. Die Einnahmen werden dann vom Finanzamt geschätzt, und das ziemlich großzügig. Eine Steuernachzahlung ist dann sehr wahrscheinlich. Ab 2017 gilt das natürlich auch für alle alten elektronischen Kassen, die die neuen Anforderungen nicht vollständig erfüllen, auch wenn keine Updates zur Verfügung stehen.

Wenn Sie sich eine neue elektronische Kasse anschaffen müssen, achten Sie darauf, dass die Kasse in der Lage ist, die Daten an Ihre Buchhaltungssoftware zu übergeben. Damit können Sie eine Menge Zeit sparen.

Tipp: Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Kasse die Anforderungen erfüllt? Dann nutzen Sie den Kassencheck der ETL.

Artikel geändert am 27. September 2017

 

 

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