Führen Sie Ihre Kasse richtig? Kennen Sie die aktuellen gesetzlichen Stolperfallen? In unserem Gastbeitrag erklärt Rechtsanwalt und Steuerberater Dietrich Loll, Geschäftsführer der ETL SteuerRecht GmbH, welche Todsünden Sie kennen sollten, um Ärger zu vermeiden.
Die Praxis zeigt: Immer häufiger und detaillierter prüft die Finanzverwaltung, ob ein Unternehmer seine Kasse ordnungsgemäß führt. Besonders gilt das bei Betriebsprüfungen. Und gerade bei bargeldintensiven Geschäften schaut das Finanzamt genauer hin.
Hinzu kommen Verschärfungen der Gesetze. Auch die Vorschriften für die Finanzverwaltung sind im Bereich der „Kassenführung“ strenger geworden. Schließlich tendieren auch die Finanzgerichte dazu, strengere Maßstäbe bei den Steuerpflichtigen anzuwenden.
Im Folgenden sollen einige der schlimmsten „Todsünden“ dargestellt werden, die bei der Kassenführung vermieden werden sollten:
- Keine Aufbewahrung der „Mindest-Dokumentationsunterlagen“
Aus Sicht der Finanzverwaltung (und zum Teil der Finanzrechtsprechung) müssen im Zusammenhang mit EDV-Registrierkassen und PC-Kassen zumindest
- die ausführliche Bedienungsanleitung
- die Programmieranleitung
- die Grundprogrammierung
- die Protokolle der nachträglichen Programmänderungen (z.B. Änderung des „Coffee to go“ in der Kasse um 10 Cent)
- die Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.ä. sowie
- alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung
aufbewahrt und vorgelegt werden.
Kann der Steuerpflichtige diese Unterlagen nicht lückenlos vorlegen, kann dies bereits als schwerer formeller Mangel angesehen werden, der für sich dem Finanzamt eine Hinzuschätzung erlaubt.
- Fehlerhafte Stornobuchungen
Wenn ein Vorgang in der Kasse falsch erfasst worden ist, muss er storniert werden. Da Stornobuchungen aber auch dazu genutzt werden können, um die Kassenumsätze zu manipulieren, achtet die Finanzverwaltung sehr genau darauf, ob „Stornos“ korrekt gebucht worden sind. Andernfalls besteht latent immer der Verdacht einer Manipulation. Insofern sollte darauf geachtet werden, dass die Kasse im Idealfall alle Stornierungen dokumentiert und protokolliert. Darüber hinaus sollte festgehalten werden, welche Person berechtigt ist, welche Stornoart an der Kasse auszuführen (z.B. bei Manager-/Chefstornos, Sofortstornos etc.).
- Unvollständigkeit der Tagesendsummenbons (bei elektr. Registrierkassen ohne Datenspeicherung)
Bei elektronischen Registrierkassen ohne Datenspeicherung wird die Vollständigkeit der Kassenberichte und der Einnahmen vor allem über die Tagesendsummenbons (=Z-Bons) nachgeprüft. Dafür müssen aber sämtliche Tagesendsummenbons fortlaufend und lückenlos vorliegen. Fehlt ein Tagesendsummenbon, kann dies von dem Betriebsprüfer aufgrund der fortlaufenden „Z-Nummern“ pro Bon leicht festgestellt werden. Sind die Tagesendsummenbons unvollständig, so stellt dies nach der Rechtsprechung und der Handhabung der Finanzverwaltung einen gravierenden Verstoß gegen die Kassenführungspflichten des Steuerpflichtigen dar.
Insofern sollte sehr genau darauf geachtet werden, dass sämtliche Tagesendsummenbons fortlaufend vorliegen und aufbewahrt werden.
- Vermischung von baren und unbaren Zahlungen in der Kasse
Zahlen Kunden mal mit Bargeld und mal mit EC- oder Kreditkarte, muss verhindert werden, dass die bargeldlosen Geschäftsvorfälle im Kassenbuch oder in den Kassenberichten aufgezeichnet werden. Kommt es zu solch einer Erfassung, wird die Finanzverwaltung argumentieren, dass dies nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht – denn unbare Zahlungen dürfen nicht als „Barzahlung“ ausgewiesen werden!
Empfehlung: Das Kassenpersonal sollte im Vorhinein erfragen, ob bar oder unbar gezahlt werden wird, damit es nicht zu einer Vermischung kommt. Die unbaren Zahlungen sind dann nicht im Kassenbuch/Kassenbericht zu erfassen, sondern im Rahmen der FiBu als Forderungen aus Lieferung und Leistung zu buchen (bei SKR 03 z.B. Konto 1401 bei 19% Umsätzen bzw. Konto 1446 bei ermäßigten Umsätzen).
- Keine Kassensturzfähigkeit bei offenen Ladenkassen
Vor allem bei sog. „offenen Ladenkassen“ (Geldkassette, Schubladen, Zigarrenkiste, „Geldsack“) ist die Kassensturzfähigkeit elementar und es werden hohe formelle Anforderungen an die Kassenberichte gestellt.
Unter anderem müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für jeden Tag muss ein gesonderter Kassenbericht ausgefüllt werden. Dafür ist es nötig, dass die Einnahmen und Ausgaben jeweils am Tage der Vereinnahmung oder Verausgabung erfasst werden.
Ein Verstoß gegen die hohen formellen Anforderungen wird schnell als „gravierend“ angesehen und führt dann zur „Verwerfung der Kassenführung“ und zur Hinzuschätzung durch das Finanzamt.
Um das zu verhindern, sollten diejenigen Steuerpflichtigen, die über eine offene Ladenkasse verfügen, sich mit den Anforderungen der Finanzverwaltung vertraut machen und diese so genau wie möglich einhalten.
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