Private Pkw-Nutzung: Sorgfalt beim Fahrtenbuch vermeidet Ärger

Private Pkw-NutzungWer einen Firmenwagen anschafft, nutzt diesen in der Regel auch privat. Private Pkw-Nutzung muss versteuert werden – wie aber wird der Privatanteil ermittelt? Wer Sorgfalt beweist und ein Fahrtenbuch führt, kann steuerliche Vorteile haben. felix1.de verrät, ob Sie zu diesen Personen gehören.

Private Pkw-Nutzung – wie ermittelt man den Anteil?

Gerade Unternehmer, die bundesweit ihre Kunden besuchen, sind auf einen Firmenwagen angewiesen. Die entsprechenden Kosten für diese Fahrten sind Betriebsausgaben, die sie von der Steuer absetzen können. Achtung: Das gilt aber nicht für die private Pkw-Nutzung. Erkennen Sie das Problem? Genau – der Finanzbeamte ist kein Hellseher. Er legt in der Regel einen pauschalen Betrag zugrunde – und zwar nach der 1%-Methode. Das kann aber unter Umständen steuerlich nachteilig für den Unternehmer sein. In manchen Fällen ist es daher besser, ein Fahrtenbuch zu führen.

Das gilt übrigens auch für Car-Sharer und Supersportwagenfahrer (wenn die Ausgaben angemessen sind). Und so geht das mit der Fahrtenbuchmethode:

Fahrtenbuch führen und Kopfrechnen

Wenn Sie ausrechnen möchten, wie hoch der Anteil für die tatsächliche private Pkw-Nutzung ist, sollten Sie bei den Grundrechenarten in der Schule aufgepasst haben.

Hier eine kleine Textaufgabe: Sie kaufen einen Firmenwagen für 20.000 Euro plus 3.800 Euro Umsatzsteuer (Listenpreis: 25.000 Euro + 4.750 Euro USt). Sie hatten in 2014 folgende Ausgaben: 2.625 Euro + 498,75 Euro USt für Benzin, 1.000 Euro für Steuer und Versicherung, 1.000 Euro + 190 Euro USt für Reparaturen und Wartung. Sie sind 25.000 km gefahren, davon 4.400 km zur Arbeit (Weg: 10 km) und 10.000 km privat.

Schritt 1: Gesamtkosten ermitteln

Addieren Sie

  • Abschreibungsrate (Nettokaufpreis geteilt durch Anzahl der Nutzungsjahre=in der Regel 6 Jahre)  3.333 Euro netto
  • + Benzinkosten 2.625 Euro netto
  • + Steuer und Versicherung 1.000 Euro
  • + Reparatur und Wartung 1.000 Euro netto
  • = Gesamtkosten Kfz 7.958,33 Euro netto

Schritt 2: Private gefahrene km errechnen

Teilen Sie die Anzahl an privat gefahrenen km und der Fahrten zur Arbeit durch die insgesamt gefahrenen km.

(4.400 km + 10.000 km) / 25.000 km = 0,576

Schritt 3: Tatsächliche Privatnutzung ausrechnen

Jetzt müssen Sie nur noch die Gesamtkosten (1) mit dem Anteil an privat gefahrenen km (2) multiplizieren.

7.958,33 * 0,576 = 4.584 Euro

Fahrtenbuch feinsäuberlich führen

Selbstverständlich müssen Sie für Schritt 2 wissen, wie viele km Sie privat gefahren sind. Und hier kommt unser Fahrtenbuch ins Spiel. Es reicht dafür nicht aus, einfach alles irgendwo auf einen Zettel zu schreiben. Vielmehr müssen Sie zusammenhängende Blätter in gebundener Form – also ein Buch oder Heft – verwenden und folgende Daten zeitnah, leserlich, vollständig und inhaltlich verständlich erfassen:

  • Datum
  • Kilometerstand am Anfang und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt
  • Reiseziel (genaue Adresse mit Straße, Hausnummer und Ort)
  • Reisezweck, aufgesuchten Geschäftspartner
  • bei Umweg: Grund und Weg

Wenn Sie sich an die Vorgaben halten, bekommen Sie nicht nur „ein Bienchen“ vom Finanzbeamten, sondern haben auch die Chance auf einen Steuervorteil. Den gibt es natürlich nur dann, wenn Sie mit dem Fahrtenbuch nachweisen: Sie sind tatsächlich privat weniger gefahren als bei der Errechnung nach der 1%-Methode herauskommt. Dazu müssen Sie natürlich wissen, wie der Finanzbeamte genau vorgeht, wenn er die 1%-Methode anwendet. Und das macht er so:

Private Pkw-Nutzung nach der 1%-Methode

Achtung: Die 1%-Methode wendet der Finanzbeamte nur dann an, wenn der Wagen zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Wenn das so ist, rechnet er monatlich 1% vom inländischen Bruttolistenpreis aus – und diesen Wert legt er dann als private Nutzung zugrunde. Wenn Sie auch noch Fahrten von Ihrer Wohnung zu Ihrer Betriebsstätte hatten, kommen noch 0,03 % pro km hinzu.

In unserem Fall würde das bedeuten: 25.000 Euro + 4.750 Euro = 29.750 Euro *1 / 100 = 297,50 Euro monatlich. Hinzu kommen 29.750 Euro * 10 km * 0,03/100 = 89,25 Euro für den Arbeitsweg. Monatlich sind das Gesamtkosten von 386,75 Euro. Auf das Jahr hochgerechnet sind das12 * 386,75 Euro = 4.641 Euro nach der 1%-Methode.

Vergleich: Der Privatanteil nach der 1%-Methode ist mit 4.641 Euro 57 Euro höher als nach der Fahrtenbuchmethode. Auf diese 57 Euro müssten Sie also mehr Steuern zahlen, wenn Sie kein Fahrtenbuch führen. Bei einem Steuersatz von 30 % wären das 17,10 Euro, die Sie Steuern sparen würden. Das Führen eines Fahrtenbuchs würde sich hier wohl kaum lohnen.

Wann sich die Fahrtenbuchmethode in der Regel lohnt

Wenn Sie einen gebrauchten Firmenwagen haben, wird sich das Führen eines Fahrtenbuchs dagegen eher lohnen. Grund: Bei der 1%-Methode wird immer der Bruttolistenpreis zugrundegelegt, während beim Fahrtenbuch die tatsächlichen Kosten eine Rolle spielen. Diese sind bei einem Gebrauchtwagen natürlich deutlich geringer, sodass am Ende ein deutlicher Vorteil bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode entsteht.

Beispiel: Bei einem Kaufpreis von 5.000 Euro netto + 950 Euro USt (3 Jahre Nutzungsdauer) ergäbe sich ein Unterschied von immerhin 1.017 Euro. Steuerersparnis bei 30 % Steuersatz = sage und schreibe  305,10 Euro.

Tipp: Rechnen Sie daher in jedem Fall aus, ob sich die Fahrtenbuchmethode in Ihrem Fall lohnt.

Übrigens: Praktisch ist auch eine App, mit der Sie das Fahrtenbuch elektronisch führen können. Dabei ist aber wichtig, dass die App richtig bedient wird. Wir haben für Sie die gängigsten Fahrtenbuch-Apps in einer Studie getestet.

Beitrag aktualisiert am 6.11.2017

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Annika Haucke

Rechtsanwältin bei felix1.de
Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.
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Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.