7 Dinge, die eine Fahrtenbuch-App können sollte

7 Dinge die eine Fahrtenbuch-App können sollte

Fahrtenbuch-Apps sind praktische kleine Helfer für fast jedes Unternehmen. Das Wichtigste ist aber: Die App muss den strengen Anforderungen des Finanzamts standhalten. Oft liegt es auch am Nutzer, dass eine Fahrtenbuch-App nicht anerkannt wird, weil die falsche verwendet wurde. Im großen felix1.de Fahrtenbuch-App-Test haben wir getestet, welche Fahrtenbücher der Betriebsprüfung standhalten.

1. Vollständig

Wenn Sie eine Fahrtenbuch-App verwenden, müssen – genauso wie bei einem Fahrtenbuch in Papierform – alle Angaben erfasst werden. Wir haben daraufhin in einer Studie 10 Fahrtenbuch-Apps getestet. Zwar ist es mit allen Apps möglich, diese Anforderung zu erfüllen, jedoch sind einige Apps etwas unkomfortabel. Denn etwas umständlich ist bei diesen die Erfassung des Reisegrunds. Manche Apps haben dafür kein extra Feld und man muss das Feld für die Notizen verwenden.

Fahrtenbuch-Apps, die uns hierbei positiv auffallen, sind zum Beispiel Kfz-Fahrtenbuch 5.1, WISO Fahrtenbuch und Gemeinsames Fahrtenbuch. Diese bieten extra Eingabefelder für den Grund der Fahrt an, was Fehler bei der Eingabe reduziert.

Nützlich: Einige Apps melden, wenn dieses Feld oder andere wichtige Angaben nicht gemacht wurden. Ein unvollständiges Fahrtenbuch ist damit gar nicht möglich.

2. Lückenlos

Fahrtenbücher müssen lückenlos geführt werden. Das bedeutet: Jeder gefahrene Kilometer muss eingetragen werden. Dazu zählen auch die privaten Fahrten. Genau nach solchen Lücken sucht nämlich das Finanzamt. Die App muss deshalb ebenfalls lückenlos geführt werden. Einige Apps bieten hierbei einen besonders hohen Komfort, denn Lücken können bei ihnen nicht entstehen. Diese Apps melden entweder zuverlässig, dass eine Lücke entstehen wird, oder füllen diese automatisch durch eine Privatfahrt aus, wie z. B. bei den Apps Fahrtenbuch Pro oder Fahrtenbuch.

Unsere neue Studie „Fahrtenbuch-Apps im Test“ können Sie hier kostenfrei herunter laden. Oder klicken Sie einfach auf das Bild.

felix1.de-Steuerberatung-Fahrtenbuch-Apps-im-Test

3. Manipulationssicher

Damit das Finanzamt die Apps anerkennt, dürfen diese nicht manipulierbar sein. Alle nachträglichen Änderungen müssen von der App dokumentiert werden. Zwei Apps konnten diese Mindestanforderungen nicht erfüllen und fielen deshalb durch.

4. Exportmöglichkeiten / Auswertbarkeit

Bei unseren Tests fiel eine Sache ganz besonders auf: Im Alltag spart man keine oder nur sehr wenig Zeit, wenn man eine Fahrtenbuch-App statt eines Fahrtenbuchs in Papierform verwendet. Das Ausfüllen erfolgt statt mit dem Kugelschreiber nun über das Display des Smartphones. Teilweise ist das etwas mühselig.

Die Stärken der Apps liegen eindeutig bei den Auswertungen, denn diese erhält man auf Knopfdruck – zumindest bei 8 der 10 getesteten Apps. Die anderen beiden Apps (Mileage Logbook und iFahrtenbuch – Das simple Fahrtenbuch) bieten diese Möglichkeit nicht an und sind deshalb nicht zu empfehlen.

5. Leicht zu installieren

Die Einrichtung der App ist zwar ein einmaliger Vorgang, sollte aber trotzdem nicht allzu kompliziert sein. Hierbei gibt es keine Überraschungen. Alle Apps lassen sich problemlos installieren und einrichten. Der Einrichtungsaufwand ist aber trotzdem sehr unterschiedlich, denn bei einigen Apps müssen vor dem ersten Einsatz Fahrzeuge und Fahrer angelegt werden.

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6. Nutzerfreundlich

Im Alltag ist die Benutzerfreundlichkeit das Wichtigste. Problematisch ist bei allen Apps, dass die selbst ermittelte Fahrstrecke nicht mit dem Kilometerzähler des Pkw übereinstimmt. Dieser muss also immer kontrolliert und angepasst werden. Hierbei zeigt sich auch, dass bei der App Fahrtenbuch2Go dieses nur über + und – Tasten realisiert werden kann. Das ist unnötig aufwendig und kostet Zeit.

Auch die über GPS selbst ermittelten Start- und Zielorte stimmen oft nicht mit den aufgesuchten Orten überein. Die Abweichungen sind zwar nur gering, aber nichtsdestotrotz problematisch. Das Finanzamt möchte nämlich genau wissen, welches die Start und Zieladresse war. Deshalb müssen auch diese Angaben immer kontrolliert werden und gegebenenfalls geändert werden. Negativ fällt hier die App Mileage Logbook auf, weil diese gar keine Änderung zulässt. Start- und Zieladressen müssen im Notizfeld angegeben werden.

Einige Apps lassen die Änderungen für die Startadresse erst am Ende der Fahrt zu. Das ist sehr unpraktisch, denn schließlich muss sich der Fahrer die Startadresse bis zum Fahrtende merken.

7. Zusatzfunktionen

Einige Apps bieten Zusatzfunktionen an. Es können z. B. die getankte Kraftstoffmenge und gefahrenen Kilometer angegeben werden. Diese Apps errechnen dann, wie hoch der Kraftstoffverbrauch ist. Ebenso können Werkstattbesuche eingegeben werden. Der Nutzen dieser Funktionen ist allerdings nicht besonders hoch. Schließlich kann fast jedes Fahrzeug selbst den Durchschnittsverbrauch anzeigen. Deshalb haben diese Zusatzfunktionen nur eine sehr untergeordnete Rolle in unserem Test gespielt.

Alle Ergebnisse der Studie „Fahrtenbuch-Apps im Test“ können Sie hier kostenlos downloaden: https://www.felix1.de/wissen/ebooks/studie-fahrtenbuch-apps-im-test

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Andreas Reichert

Steuerberater und Vorstand bei felix1.de
Als ehemaliger Softwareentwickler verbinde ich Steuerrecht, IT und Projektmanagement. Ich bin erst zufrieden, wenn komplizierte Dinge so sehr vereinfacht wurden, dass sie jedes Kind versteht.
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