Kennen Sie das Gefühl, am liebsten den Papierkram vom Tisch zu haben und deswegen alles wegzuwerfen, was abgearbeitet ist? Bei Rechnungen ist das fatal, denn sie gehören nicht in die Mülltonne. Vielmehr muss jedes Unternehmen strenge Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Unterlagen beachten. Belege müssen nämlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Erfahren Sie mehr zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen.
Die 10-Jahresfrist endet nicht immer nach 10 Jahren
Wichtig: 10 Jahre bedeutet nicht unbedingt 10 Jahre – klingt absurd, ist aber so. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist von Rechnungen beginnt nämlich erst, wenn der letzte Geschäftsvorgang beendet wurde. Dazu gehören auch die Steuererklärungen und der Jahresabschluss.
Beispiel: Die Rechnungen, die in 2015 geschrieben werden, werden frühestens durch die Steuererklärung in 2016 erklärt. Deshalb dürfen diese Rechnungen nicht bereits Anfang 2026 vernichtet werden.
Auch Steuerbescheide und Außenprüfungen sind Geschäftsvorfälle und können die Frist verlängern.
Beispiel: Das Geschäftsjahr 2015 wird 2018 durch eine Außenprüfung geprüft. Damit beginnt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht erst nach Abschluss der Prüfung und endet entsprechend erst 2028.
Rechnungen müssen leserlich bleiben
Gerade Rechnungen auf Thermopapier sind schon nach wenigen Monaten schwer zu lesen. Die Lösung: diese Rechnungen kopieren oder digitalisieren. Jeder Unternehmer ist übrigens selbst dafür verantwortlich, dass alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen über die gesamte 10-jährige Aufbewahrungsfrist leserlich bleiben.
Unterlagen nicht länger aufbewahren als nötig
Die Archivierung kostet Geld. Deshalb sollten Sie die Unterlagen nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vernichten. Beachten Sie zusätzlich: Das Finanzamt kann zwar nach 10 Jahren Steuerhinterziehungen nicht mehr verfolgen, aber die Unterlagen trotzdem verwerten, um Sachverhalte aus den nachfolgenden Jahren – die noch nicht verjährt sind – aufzuklären.
Auch Verträge sind aufzubewahren. Für laufende Verträge beginnt die Verjährungsfrist nicht. Solche Verträge sollten separat aufbewahrt werden, damit diese nicht aus Versehen mit vernichtet werden.
Tipp: Am besten Sie nutzen ein sicheres Archivierungssystem. Digitalisieren Sie alle Eingangsrechnungen, die in Papierform zugeschickt wurden. Prüfen Sie jährlich, welche Belege nicht mehr aufbewahrt werden müssen und vernichten Sie diese zeitnah.