Die Verfahrensdokumentation zu erstellen, ist für Unternehmer ein wichtiges To-Do – doch leider haben das viele nicht auf der Agenda. Gerade Onlinehändler sollten sich aber unbedingt darum kümmern, dass sie alle Pflichten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) einhalten – schließlich stehen die digitalen Buchführungspflichten gerade für sie an oberster Stelle. Denn spätestens, wenn der Betriebsprüfer vorbeischaut, kann es ohne die Verfahrensdokumentation ungemütlich werden.
Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBD erfordert eine Verfahrensdokumentation
Wer es geschafft hat, bei der digitalen Buchführung seine Belege korrekt nach den Vorgaben der GoBD geordnet, vollständig und richtig abzulegen, der hat alles nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – Erforderliche getan. Oder?
Leider nein. Wer eine GoBD-konforme Buchhaltung erstellen will, hat dann noch nicht einmal die halbe Miete. Denn ein ganz wichtiges Kriterium der GoBD ist auch die Nachvollziehbarkeit: Alles, was gemacht wurde, muss auch dokumentiert werden. Das nennt sich dann Verfahrensdokumentation. Und da es gerade beim Onlinehändler oftmals um automatisierte Prozesse geht, sind diese davon natürlich besonders betroffen.
Ein Beispiel
Unternehmerin Amélie aus Frankreich bestellt über Amazon bei Händler Horst aus Deutschland einen Schrank. Horst lagert den Schrank in einem deutschen Lager. Der Tisch wird durch Amazon aus dem deutschen Lager entnommen und über einen Spediteur nach Frankreich zu Amélie geliefert.
In diesem Fall liegt eine für Horst steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Er muss jedoch belegen, dass der Schrank nach Frankreich befördert wurde. Hierzu muss er verschiedene Belege speichern und bereithalten, wie das track-and-trace-Protokoll, Lieferscheine und die Rechnung. Er lädt dafür zum Beispiel das track-and-trace-Protokoll des Lieferdienstes herunter und speichert es ab.
Doch das Beschaffen der Belege selbst und die Regelung von deren Aufbewahrung reichen für eine nachvollziehbare Buchführung im Sinne der GoBD nicht aus. Vielmehr muss Horst den gesamten organisatorischen und technischen Prozess rund um die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung festhalten. Das bedeutet: Die Verfahrensdokumentation enthält Informationen rund um die Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion sämtlicher Belege.
Diese Fragen müssen Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation beantworten
Ist also erst einmal festgelegt, welche Belege wann wie oft wo heruntergeladen, abgespeichert, gescannt oder importiert werden müssen, muss im nächsten Schritt alles feinsäuberlich dokumentiert werden. Dazu gehört eine allgemeine Beschreibung der Prozesse genauso wie die Festlegung, wer welchen Schritt durchführt, die Dokumentation der verwendeten technischen Systeme wie auch eine Betriebsdokumentation.
Das sind die wichtigsten Fragen, die Sie als Onlinehändler in Ihrer Verfahrensdokumentation klären müssen:
- Wie werden Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt?
- Welche IT-Systeme werden eingesetzt?
- Wie schützen Sie sich vor Verfälschungen und Datenverlust?
- Wer hat Zugriffsberechtigungen und wie werden diese protokolliert?
- Wie wird innerhalb des Unternehmens sichergestellt, dass die Vorschriften eingehalten werden?
- Gibt es Änderungen am System oder an diesem Verfahren?
- Sind alle Änderungen in einer Änderungshistorie festgehalten und haben die jeweils neuen Versionen eine Versionsnummer erhalten?
Wichtig: Gerade Punkt 4 – die genaue Festschreibung der Zugriffsberechtigung – ist ein Punkt, der im Onlinehandel eine übergeordnete Rolle spielt und deshalb besonderer Aufmerksamkeit bedarf. Denn in E-Commerce-Unternehmen gibt es oftmals eine hohe Mitarbeiterfluktuation. Deshalb muss ganz genau geregelt sein: Welcher Mitarbeiter muss bzw. darf wann was machen?
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Einiges hängt vom Betriebsprüfer ab, aber vieles auch von Ihnen
Wenn Sie all diese Schritte festhalten, sind Sie also auf der sicheren Seite. Oder? Nun ja, entscheidend ist, dass eine Person mit entsprechendem Sachverstand die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen kann. Wie genau das aussehen muss, hängt ein Stück weit auch von der Einstellung des Betriebsprüfers ab. Doch in der Regel dürften Sie mit einer fast perfekten Verfahrensdokumentation gute Karten haben, den Prüfer trotzdem milde zu stimmen, wenn Ihre Buchhaltung dafür keine inhaltlichen Mängel aufweist. Wenn Sie allerdings Kraut und Rüben vorweisen, wird auch ein freundlicher Betriebsprüfer die Geduld verlieren und im schlimmsten Fall die Buchführung verwerfen. Dann drohen Hinzuschätzungen zwischen 5 und 10% des Umsatzes.
Fazit: Eine ordentliche Dokumentation der Abläufe in Ihrem Unternehmen ist essentiell. Denn Sie sind mit den Prozessen am besten vertraut und haben auch gegenüber dem Steuerberater einen Wissensvorsprung. Wenn Sie aber alles ordentlich notieren, hilft Ihnen Ihr felix1.de-Steuerberater gerne bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und erstellt auf Basis dessen eine korrekte Buchhaltung und erzielt für Sie ein optimales steuerliches Ergebnis.