5 Fallen bei Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung (und wie man sie umgehen kann)

teaserbild-blog-stolpersteine-bei-der-personalplanung-und-zeiterfassungNicht erst mit der Einführung des Mindestlohns müssen Branchen wie der Einzelhandel bei der Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden oder Urlaub genau aufpassen. Es gilt die Angaben der Mitarbeiter, die vertraglichen Vereinbarungen und die gesetzlichen Anforderungen miteinander in Einklang zu bringen.

Ebenso wichtig: Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter müssen so koordiniert werden, dass keine Doppelbesetzungen oder Engpässe entstehen. Fehlplanungen kosten den Unternehmer bares Geld.

Eine Menge Herausforderungen, die häufig wenig erfolgreich mit Exceltabellen bewältigt werden. Doch hier sind Fehler vorprogrammiert. Mittlerweile gibt es jedoch moderne Cloudlösungen auf dem Markt, die die Personaleinsatzplanung effizienter machen und schon bei der Planerstellung auf Fehler hinweisen.

Wir stellen Ihnen im Folgenden 5 typische Fallen vor und zeigen, wie Sie diese geschickt umgehen.

Falle 1: Fehlende Übersicht, wer im Urlaub ist und wer arbeitet

Gerade vor Feiertagen ist das Geschäft voller Kunden. Nun zählt jede helfende Hand. Aber wo ist Mitarbeiter Schmitz? Und warum bitte ist Frau Schuster schon im Feierabend – war das so geplant?

Wenn die Übersicht darüber fehlt, welcher Mitarbeiter wann Dienst hat, wer gerade Urlaub hat und wer krankgeschrieben ist, wenn Stundenzettel-Chaos herrscht oder die Schichtplanung auf einer Pinnwand stattfindet, dann ist es wohl Zeit, etwas zu ändern.

Die Lösung heißt digitale Zeiterfassung und Arbeitszeitenplanung.

Auf dem Markt gibt es mittlerweile einige cloudbasierte Lösungen, darunter edtime und edpep der eurodata AG aus Saarbrücken.

Die Softwarelösungen edtime und edpep kümmern sich um Zeiterfassung, Schichtplanung, Dokumentenverwaltung und die digitale Kommunikation zum Mitarbeiter – papierlos, denn sie lassen sich über Laptop, Smartphone, Tablet oder den normalen Desktop PC nutzen.

So hilft edtime

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Abb. 1: Flexible Zeiterfassung durch die Mitarbeiter

  • Kontrolle der An- und Abwesenheit in Echtzeit: Mitarbeiter erfassen selbst ihre Zeiten über ein Tablet, Smartphone, die Desktop-Stempeluhr oder manuell (siehe Abbildung 1)
  • Die Software gibt Warnhinweise bei Überschreitung der Arbeitszeiten, fehlender MiLOG-Konformität, Nicht-Einhaltung der Pausenzeiten
  • Sie zeigt das Zeitbudget der Mitarbeiter im Rahmen ihres Beschäftigungsverhältnisses (z.B. 40h-Woche, Minijob, Aushilfsbasis)

Falle 2: Chaos bei den Schichtplänen

Excel als fleißiges Helferlein? Bei der Personaleinsatzplanung erweist sich Excel leider als wahrer Stolperstein, nämlich wenn Sie

  1. Schichtpläne erstellen und ausdrucken, Änderungen wieder ins Dokument einpflegen und für die Abrechnung aufbereiten
  2. auf Krankmeldungen und Urlaubsanträge durch umständliche telefonische Abstimmung reagieren und die neuen Vereinbarungen wieder in die Exceltabelle eintragen müssen
  3. oder die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in wieder anderen Exceltabellen nachschlagen

Gerade in Branchen wie der Gastronomie und Hotellerie sowie im Tankstellengewerbe ist die Schichtplanung ein bekanntes Problem. Exceltabellen sind hierbei keine adäquate Lösung. Der Abstimmungsaufwand ist enorm, um auf Engpässe zu reagieren und diese zeitnah und korrekt zu dokumentieren.

So hilft edpep

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Abb.2: Beispiel für eine Dienstplanauslastung

edpep macht Schichtplanung einfach und hilft, Zeit zu sparen. Der Arbeitgeber kann Planvorlagen nutzen, die er lediglich auszufüllen und an seinen Bedarf anzupassen braucht.

  • Schichtpläne werden per App an die Mitarbeiter gesendet
  • Sonderaufgaben und Arbeitsunterweisungen werden klar zugeordnet
  • Mitarbeiter senden zeitnah per App ihre Rückmeldung an den Arbeitgeber
  • Urlaubskonten der Mitarbeiter sind auf Knopfdruck einzusehen
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Abb.3: Urlaubsansprüche der Mitarbeiter auf einen Blick

Fazit: Die edpep-App macht die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern so einfach wie möglich. Arbeitnehmer können Schichtpläne einsehen, Abwesenheiten melden, Schichten tauschen (mit Zustimmung des Arbeitgebers) und Aufgaben bearbeiten.

Falle 3: Fehler bei der Dokumentation für MiLoG-Auflagen

Es ist noch gängige Praxis: Die von den Mitarbeitern ausgefüllten Stundenzettel liegen lose herum. Schichtpläne werden manuell erstellt und anpasst und Stundenzettel in mühevoller Kleinarbeit geprüft. Dass hierbei Fehler entstehen, liegt auf der Hand. Da kein Arbeitgeber Besuch vom Zollamt bekommen möchte, das die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) prüft, ist eine rechtssichere Lösung gefragt.

Auch hier schaffen Cloudlösungen Abhilfe und geben rechtliche Sicherheit.

So helfen edtime und edpep

edtime und edpep sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, etwa bei Änderungen des Mindestlohngesetzes:

  • Bereits beim Anlegen und bei der Personaleinsatzplanung eines Mitarbeiters werden automatisch sämtliche Daten auf MiLoG-Einhaltung geprüft; einschließlich der gesetzlich vorgeschriebenen 3 Monats-Durchschnittsbetrachtung
  • Sichere Aufbewahrung der Stundenaufzeichnung für Zollkontrollen oder Lohnprüfungen
  • Automatische Archivierung der prüfungsrelevanten Dokumente je Arbeitnehmer und je Betriebsstelle im Rechenzentrum der eurodata AG

Falle 4: Übermittlung der Abrechnungsdaten an den Steuerberater ist mühevoll

Kurz vor Übergabe der abrechnungsrelevanten Dokumente an den Lohnabrechner oder Steuerberater bereitet man notgedrungen alles nochmal ordentlich für die Abrechnung vor und druckt die Dokumente sogar manchmal noch auf Papier. Nicht selten fallen dafür mehrere Stunden Arbeit an, die man eigentlich für andere Dinge verwenden könnte.

Trotz der Mühe schleichen sich dennoch Fehler ein, und Rückfragen seitens des Steuerberaters sind keine Seltenheit…

So hilft edtime

Monatsabschluss mit Zeitabrechnungsdaten

Abb.4: Kompletter Monatsabschluss mit Zeitabrechnungsdaten für die Lohnabrechnung

  • Zum Monatsabschluss werden alle Daten per Mausklick an den Steuerberater weitergeleitet
  • Dieser berechnet auf dieser Basis die Gehälter und weist sie an

Falle 5: Schwierige Budgetkontrolle

Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit sind in einigen Branchen Alltag. Hier müssen gesetzlich bedingte Zuschläge gezahlt werden. Manchmal jedoch werden mit den Mitarbeitern auch Sondervereinbarungen getroffen. Welcher Art auch immer diese Vereinbarungen sind, allen Zuschlägen ist gemeinsam, dass diese sich direkt auf die Personalkosten auswirken. Nur in welcher Höhe, lautet die Frage.

Die Personalkosten im Blick zu behalten ist eine echte Herausforderung.

So hilft edpep

Gesetzeskonforme Verrechnung der Zuschläge

Abb. 5: Gesetzeskonforme Verrechnung der Zuschläge

  • Arbeitnehmer-Stammdaten sind in edpep hinterlegt und immer auf dem neuesten Stand
  • Aus den Daten der Personaleinsatzplanung werden automatisch die Personalkosten berechnet
  • Abweichungskontrolle: Nach Erfassung der IST-Zeiten wird die Abweichung vom Plan dargestellt (Soll/Ist der Personalkosten)

Fazit: Da die Personaleinsatzplanung und die Erfassung der Arbeitszeiten in einer Anwendung zusammen laufen, bleiben die Daten vollständig, geordnet und auswertbar – der Grundstein für eine effiziente Kostenkontrolle.

Die Cloudlösungen edtime und edpep sichern die effiziente Planung von Ressourcen und optimieren dadurch den Personaleinsatz. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird einfacher, indem alle Daten für die Lohnabrechnung digital übertragen werden.

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4 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Avatar for Corinna Litera

    Vielen Dank für den interessanten Beitrag. Neuerdings haben wir eine Software für unseren Dienstplan. Anfangs hatten wir unsere Probleme damit, da wir uns nicht gut genug damit auseinander gesetzt haben. Nun können wir auf die Dienstplan Software nicht mehr verzichten, da sie sehr viele Aufgaben abnimmt.

    Link wurde von der Redaktion entfernt.

  2. Avatar for Corinna Litera

    Sehr schöner Beitrag, edtime/edpep scheint wirklich eine optimale Lösung für die Personalverwaltung zu sein, gerade solche Funktionen wie Urlaubszeiten und Vorgaben-Kontrolle könnten mein Arbeitsleben bedeutend erleichtern. Das einzige Manko: Wir sind eine Web-Agentur und brauchen auch ein stabiles Projektmanagement. Inklusive einzuhaltender Deadlines, investierter Zeit und noch offener Restzeit. Bisher nutzen wir Kawiso (www.kawiso.de), das ist zwar die optimale Lösung für das Projektmanagement, jedoch fehlt dort die Personalverwaltung.

    Nun wäre es natürlich optimal alles in einer Software zu haben, bin in der Hinsicht jedoch von geringer Hoffnung erfüllt. Wie ist das denn bei edtime/edpep mit dem Datenimport? Ist es möglich Zeiten von außerhalb zu importieren? Und wie ist es beim Export? Kann man erfasste Zeiten aus edtime exportieren? So würde mir zumindest das manuelle Übertragen der Daten zwischen beiden Softwarelösungen erspart bleiben. Danke für Ihre Antworten und Ihre Zeit.

    Beste Grüße
    R. Gerard

  3. Avatar for Corinna Litera

    Hallo R. Gerard,

    vielen Dank für Ihr Interesse. Ich kann Ihnen schon einmal sagen: die Lösung für alles (Projektzeiten und Personalverwaltung) wird durch uns kommen. 😉 Das ist jedoch ein längeres projekt, weswegen Sie sich bei dieser Lösung noch etwas gedulden müssen.

    edpep bietet Ihnen alles rund um das Personal.
    Exportieren können Sie aus edpep alle Zeiten und Abwesenheiten. Das als CSV oder PDF. Der Import ist nicht möglich in edpep. Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen.

    VG
    Vanessa-Sophie Wolf

    Projektleitung
    eurodata ProPep GmbH

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