Was sind Sachentnahmen und welche steuerlichen Folgen haben sie?

Sachentnahmen und die steuerlichen FolgenVerwenden Sie Betriebsvermögen für private Zwecke, müssen Sie steuerlich einiges beachten. Als Firmeninhaber müssen Sie deshalb aus steuerlicher Sicht Ihr betriebliches und privates Vermögen sauber trennen und Wertverschiebungen zwischen den beiden Bereichen ordentlich dokumentieren, damit Sie am Ende nicht zu viel versteuern oder versehentlich Steuern hinterziehen. Für bestimmte Branchen gibt es zum Glück eine Vereinfachungsregelung.

Wenn Sie Waren für Ihren Betrieb einkaufen, um sie wieder zu verkaufen, sind die Anschaffungskosten für diese Waren Betriebsausgaben. Das gilt auch, wenn Sie einzelne Produktbestandteile, Materialien, Zutaten, Bauteile usw. kaufen, aus denen erst zum Verkauf geeignete Produkte hergestellt werden.

Verwenden Sie nun Waren aus Ihrem Betrieb für einen privaten Zweck, muss der entsprechende Wert der Ware als Betriebseinnahme steuerlich berücksichtigt werden. Eine solche Entnahme erhöht also Ihren Gewinn – und das, obwohl gar kein Geld fließt. Da Sie die Ware aber auch hätten verkaufen können, wird die Entnahme als fiktive Einnahme behandelt.

Welcher Wert muss für eine Entnahme angesetzt werden?

  1. Anschaffungskosten: Liegt zwischen dem Einkauf der Ware und deren Entnahme nur ein kurzer Zeitraum, setzen Sie als Betriebseinnahmen die Anschaffungskosten
  2. Wiederbeschaffungskosten: Ansonsten wird die Ware mit den Wiederbeschaffungskosten zum Zeitpunkt der Entnahme bewertet.
  3. Selbstkosten: Stellen Sie die Ware selber her, setzen Sie als Wert die Selbstkosten Diese umfassen sowohl die Kosten des Einkaufs der Zutaten u. ä. als auch die Aufwendungen der Herstellung.

Wie wirken sich diese Werte auf den Gewinn aus?

Eine Bewertung mit den Anschaffungskosten bzw. Selbstkosten wirkt sich so aus, als hätte man den Gegenstand gleich privat angeschafft:

Betriebsausgaben ≙ fiktiven Betriebseinnahmen durch die Entnahme

Beispiel für Anschaffungskosten: A betreibt einen Elektronikfachhandel. Zum Geburtstag schenkt er seinem Sohn eine brandaktuelle Spielekonsole aus seinem Sortiment. Diese hatte er kurz vorher für 400 Euro eingekauft. A setzt als Betriebsausgaben 400 Euro an. Im Zeitpunkt der Entnahme hatte die Konsole noch den gleichen Wert. A erfasst deshalb als Betriebseinnahme die Anschaffungskosten in Höhe von 400 Euro.

Beispiel für Selbstkosten: B stellt in seinem Handwerksbetrieb Porzellanprodukte her. Eine besonders gelungene Vase schenkt er seiner Frau zum Hochzeitstag. Die Selbstkosten dieser Vase lagen bei 40 Euro. Als Wert der Entnahme setzt er diesen Betrag als Betriebseinnahme an.

Vergeht zwischen Einkauf bzw. Herstellung der Ware und der Entnahme dagegen einige Zeit, können die Wiederbeschaffungskosten von den Anschaffungskosten oder Selbstkosten abweichen. Denn je länger eine Ware auf Lager liegt, desto mehr verliert sie normalerweise an Wert. In diesem Fall dürfen Sie die entnommene Ware mit den niedrigeren Wiederbeschaffungskosten bewerten.

Beispiel für niedrigere Wiederbeschaffungskosten: C betreibt einen Elektronikfachhandel. Zu Weihnachten schenkt er seinem Cousin ein Handy aus seinem Sortiment. Dieses hatte er Anfang des Jahres für 400 Euro eingekauft. C setzt deshalb als Betriebsausgaben 400 Euro an. Im Zeitpunkt der Entnahme hatte das Handy noch einen Wert von 150 Euro. C muss im Dezember als Betriebseinnahme 150 Euro erfassen.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, bei der Entnahme auch die Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Denn auch die Entnahme von Waren ist ein umsatzsteuerpflichtiger Vorgang. Diese haben wir aus Vereinfachungsgründen in den obigen Beispielen außer Acht gelassen.

Bei der Entnahme von Speisen und Lebensmitteln gibt es eine Sonderregelung

Wer eine Bäckerei betreibt, isst üblicherweise Brötchen und Brot aus eigener Herstellung. Entsprechendes gilt für die Inhaber einer Metzgerei, eines Lebensmittelgeschäfts oder einer Gaststätte: Auch hier werden die Waren für den Eigenbedarf zum großen Teil dem eigenen Sortiment entnommen. Theoretisch müsste jede Semmel und jede einzelne Scheibe Wurst und jedes Gürkchen, das privat gegessen wird, einzeln erfasst werden – was schlichtweg nicht zumutbar ist.

Deshalb gibt es von Seiten der Finanzverwaltung eine Erleichterung. Sie hat für bestimmte Branchen Pauschbeträge festgelegt, mit denen die Entnahmen für den Eigenbedarf bewertet werden. Diese Pauschbeträge werden jährlich angepasst, zuletzt mit Schreiben vom Bundesfinanzministerium vom 15.12.2016. Für das Jahr 2017 gelten diese Werte:

Gewerbezweig ermäßigter Steuersatz in Euro voller Steuersatz in Euro insgesamt in Euro
Bäckerei 1.142 381 1.523
Fleischerei/Metzgerei 835 811 1.646
Gaststätten aller Art
a) mit Abgabe von kalten Speisen 1.056 1.019 2.075
b) mit Abgabe von kalten und warmen Speisen 1.584 1.658 3.242
Getränkeeinzelhandel 99 283 382
Café und Konditorei 1.106 602 1.708
Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Eh.) 553 74 627
Nahrungs- und Genussmittel (Eh.) 1.069 639 1.708
Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Eh.) 258 221 479

Die Tabelle enthält Jahreswerte für eine Person ohne Umsatzsteuer. Für ein Kind bis zum 2. Lebensjahr wird kein Pauschbetrag festgesetzt. Für ein Kind bis zum 12. Lebensjahr wird die Hälfte des jeweiligen Werts angesetzt.

Beispiel: Metzger M betreibt eine eigene Fleischerei. Er ist verheiratet und hat zwei Kinder im Alter von 8 und 10 Jahren. Für Entnahmen werden diese Pauschbeträge angesetzt:

Metzger M 835 Euro zuzüglich 7 % Umsatzsteuer 893,45 Euro
811 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 965,09 Euro
Ehefrau 835 Euro zuzüglich 7 % Umsatzsteuer 893,45 Euro
811 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 965,09 Euro
Kind 1 ½ von 835 Euro zuzüglich 7 % Umsatzsteuer 446,73 Euro
½ von 811 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 482,54 Euro
Kind 2 ½ von 835 Euro zuzüglich 7 % Umsatzsteuer 446,73 Euro
½ von 811 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 482,54 Euro
Jahresbetrag gesamt 5.575,62 Euro

Das sind die Vor- und Nachteile

Der Vorteil dieser Pauschbeträge: Sie ersparen sich eine umständliche und umfangreiche Aufzeichnung der einzelnen Entnahmen.

Der Nachteil: Die Pauschbeträge beruhen auf Erfahrungswerten und unterstellen bestimmte Gewohnheiten beim Verbrauch von Waren. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse deutlich davon ab, führt der Ansatz der Pauschbeträge zu einer steuerlichen Schlechterstellung. Ernähren sich zum Beispiel die Kinder des Metzgers aus dem obigen Beispiel vegetarisch, passt der Ansatz der Pauschbeträge nicht mehr.

Tipp: Belegen Sie in solchen und ähnlichen Fällen dem Finanzamt, warum die Pauschbeträge nicht angesetzt werden müssen.

 

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Steuerberater Als ehemaliger Softwareentwickler verbinde ich Steuerrecht, IT und Projektmanagement. Ich bin erst zufrieden, wenn komplizierte Dinge so sehr vereinfacht wurden, dass sie jedes Kind versteht.