Vermeidung von Scheinselbstständigkeit bei Bürokräften

Scheinselbstständigkeit bei Bürokräften

Unternehmer, die Unterstützung bei der Büroarbeit brauchen, suchen oftmals krampfhaft nach Möglichkeiten Kosten zu sparen. Der Ideenreichtum ist ungebremst: Vom Teilen einer Bürokraft zu zweit oder dritt über das Anstellen von Familienangehörigen bis hin zum Beschäftigen der Sekretärin als Selbstständige, die sie aber wie eine Angestellte in die Organisation einbinden. Gerade die letztgenannte Idee ist aber eine ganz schlechte: Denn fliegt Scheinselbstständigkeit auf, kann es teuer werden.

Angestellter oder freier Mitarbeiter? Man kann es sich nicht einfach aussuchen

Wer seine eigene Büroarbeit nicht mehr stemmen kann, entscheidet sich oft für eine Sekretärin. Manche halten dann eine freie Mitarbeit für die richtige Wahl – schließlich hat das eine Menge Vorteile: Man spart sich zum Beispiel die Lohnsteuer und muss keine Sozialversicherungsbeiträge abführen.

Beispiel: Vermögensberater Anton schafft seinen Papierkram und seine Buchhaltung nicht mehr alleine und will sich stundenweise Hilfe holen. Um Kosten zu sparen, will er eine Sekretärin als freie Mitarbeiterin beschäftigen. Er richtet ihr in seinem Büro einen Arbeitsplatz mit PC und Telefonnummer ein und gibt ihr vor, Montag bis Freitag von 9-12 Uhr ins Büro zu kommen und die von ihm angewiesenen Tätigkeiten zu verrichten. Er schließt mit ihr einen „Vertrag über freie Mitarbeit“.

Wir können Anton nur raten, die Finger von diesem Vorgehen zu lassen. Denn das, was er da tut, riecht ganz klar nach Scheinselbstständigkeit. Und wer seine Beschäftigte wie freie Mitarbeiter behandelt, obwohl sie in Wirklichkeit Angestellte sind, bekommt früher oder später Probleme –nämlich dann, wenn alles auffliegt.

Scheinselbstständigkeit aufgeflogen: Und dann?

Und dann wird es teuer. Denn mit einem Schlag müssen Sie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. Auch müssen Sie Urlaubsansprüche und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall leisten, wenn Ihre Sekretärin Sie auf Festanstellung verklagt. Die an sie gezahlte Umsatzsteuer müssen Sie zurückzahlen, Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen müssen korrigiert werden. Und: Wenn es ganz schlecht läuft, droht sogar eine Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung und Sozialversicherungsbetrug.

Das sind die Unterschiede

Woran aber erkennt man, dass es sich um ein Angestelltenverhältnis handelt, und wie erreicht man, dass eine freie Mitarbeit bei einer Sekretärin anerkannt wird? Hier gibt es einige Indizien, die eine Abgrenzung erleichtern. Ein Mitarbeiter ist in der Regel scheinselbstständig und damit tatsächlich Arbeitnehmer, wenn

  1. er nicht frei entscheiden kann, wann er seine Arbeitszeit ableistet und wie er seine Arbeit erbringt,
  2. er seine geschuldete Arbeit überwiegend in den Büroräumen des “Auftraggebers“ erbringt,
  3. er seine Arbeit dabei meistens mit Arbeitsmitteln erbringt, die ihm dieser bereitstellt,
  4. er mit anderen zusammenarbeitet, die auch vom „Auftraggeber“ eingesetzt werden,
  5. er ausschließlich oder überwiegend für diesen tätig ist,
  6. er keinen eigenen Betrieb unterhält, wo er die Leistung erbringt,
  7. er seine Arbeit ableistet, ohne dass ein Arbeitsergebnis oder -erfolge vereinbart sind und er auch nicht dafür haftet.

Für unseren Beispielsfall bedeutet das: Die Sekretärin ist Angestellte. Denn ihr wird vorgeschrieben, wann sie wo zu arbeiten hat, nutzt dabei die Geräte von Anton und muss dabei auch nicht einen bestimmten Erfolg leisten. Anton hätte die Sekretärin festanstellen müssen, und er sollte schleunigst für eine Rückgängigmachung sorgen.

Sekretärin als freie Mitarbeiterin: Geht das trotzdem?

Die Antwort auf diese Frage lautet: Grundsätzlich nein. Der Grund ist, dass die Tätigkeit einer Sekretärin nun einmal in der Regel wie die einer Angestellten aussieht. Um dies zu verstehen, schauen wir uns an, was ein Auftraggeber alles beachten muss, wenn er freie Mitarbeiter beschäftigt.  Und diese To-Do´s betreffen dabei gleich drei verschiedene Rechtsgebiete.

Arbeitsrecht:

a) Er muss den freien Mitarbeiter auch als solchen behandeln.

Auftraggeber müssen freie Mitarbeiter so wenig wie möglich in Ihre Organisation einbinden. Dazu gehört zum Beispiel folgendes:

  • Er darf ihm keinen Firmenausweis ausstellen.
  • Er muss ihn auf der Internetseite und im Organigramm deutlich als externen Mitarbeiter kennzeichnen.
  • Er darf ihn nicht zur Weihnachtsfeier einladen.
  • Der freie Mitarbeiter darf nur an internen Besprechungen teilnehmen, wenn man die Angelegenheit nicht per Telefon, Videokonferenz oder E-Mail besprechen kann.
  • Der Auftraggeber darf dem Mitarbeiter keinen festen eigenen Arbeitsplatz in seinem Unternehmen zur Verfügung stellen.
  • In der E-Mail-Signatur und im E-Mail-Verkehr muss der freie Mitarbeiter deutlich als extern gekennzeichnet sein.

Wie Sie sehen, scheitert es bei einer ganz normalen Sekretärin bereits an den meisten Punkten.

b) Er muss im Vertrag alles regeln.

Wichtig ist, in dem Vertrag alles sauber zu regeln. Essenziell sind dabei folgende Punkte:

  • Bezeichnung als Werk- oder Dienstvertrag, nicht aber als Arbeitsvertrag
  • Auftragnehmer ist für die Abführung der fälligen Steuern verantwortlich
  • Aufnahme von Honorar und Tätigkeiten
  • Auftragnehmer darf Aufträge ablehnen und für andere Kunden tätig werden
  • Keine Vollbeschäftigung des Auftragnehmers

Sozialrecht:

a) Er sollte das Ok der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund einholen.

Sichergehen, welchen sozialrechtlichen Status der Mitarbeiter hat, kann der Unternehmer durch eine Statusabfrage bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund. Er schildert dort den Sachverhalt und sie stellt verbindlich fest, ob der Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig ist. Bei einer Sekretärin wird das vermutlich scheitern.

b) Er sollte die Prüfung des sozialversicherungsrechtlichen Status wiederholen, wenn sich etwas ändert

Oft ändern sich Tätigkeiten oder Umstände der Arbeit.

Beispiel: Sie haben zu Beginn ihrer Tätigkeit mit Ihrem Mitarbeiter vereinbart, dass er von zu Hause aus arbeitet und sich seine Zeit selbst einteilen darf, so wie er Zeit findet und arbeiten möchte. Die Clearingstelle erkennt den Status als freier Mitarbeiter zunächst an (bei einer Sekretärin ungewöhnlich). Nach einiger Zeit überlegen Sie sich, ihn doch mehr in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren und regelmäßig zu festen Zeiten in seinem Büro einsetzen zu wollen. Jetzt sollten die roten Alarmleuchten angehen. Plötzlich kann er nämlich in den Angestelltenstatus rutschen.

Als Unternehmer müssen Sie also penibel aufpassen, dass Sie selbst mit dem Ok der Clearingstelle nicht doch später noch eine Kleinigkeit ändern – und schon landen Sie wieder in der Falle Scheinselbstständigkeit.

Steuerrecht:

Er muss abklären, ob der Auftragnehmer auch steuerlich Unternehmer ist.

Was viele nicht wissen: Nur weil die Rentenversicherung sagt, dass der Unternehmer „fein raus“ ist, heißt das nicht, dass der Finanzbeamte das genauso sieht. Das Finanzamt ist nämlich nicht an die Entscheidung der Clearingstelle gebunden. Steuerlich betrachtet stehen andere Aspekte im Fokus. Denn der Auftragnehmer ist nur dann aus steuerlicher Sicht ein Unternehmer, wenn das Gesamtbild aller Umstände ergibt, dass er

  • seine Dienstleistung am Markt anbietet
  • auch andere Kunden hat und
  • das Risiko trägt, bei Ausfallzeiten oder bei Schlechterfüllung kein Honorar zu bekommen.

Fazit:

Wer sich all diese To-Do´s anschaut, wird merken, dass es so einige Hürden zu nehmen gibt und es höchst gefährlich ist, eine Sekretärin als freie Mitarbeiterin anstellen zu wollen. Sollten Sie es dennoch versuchen wollen, wenden Sie sich in jedem Fall an einen spezialisierten Steuerberater oder Rechtsanwalt. Nur so können Sie sicher sein, dass Ihnen die unter Umständen dramatischen und teuren Folgen der Scheinselbstständigkeit erspart bleiben.