Umsatzsteuer-Nachschau: So reagieren Sie richtig

Umsatzsteuer-Nachschau-So-reagieren-Sie-richtig Eine Betriebsprüfung kündigt das Finanzamt Wochen vorher an. Unternehmer haben so ausreichend Zeit, sich entsprechend vorzubereiten. Bei der Umsatzsteuer-Nachschau ist das anders. Hier stehen die Betriebsprüfer Knall auf Fall vor der Tür. Kühlen Kopf bewahren ist dann oberste Steuerzahlerpflicht. Wir erklären Ihnen, welche Firmen die Finanzbeamten häufig ins Visier nehmen, was sie dürfen und was nicht.

Das hatte dem Dachdeckermeister Egon Balderich an diesem grauen Morgen im Februar gerade noch gefehlt. Soeben hatte ein Kunde einen Großauftrag wegen Krankheit vorläufig abgeblasen. Balderich hatte extra für diesen Kunden mehrere Fachkräfte angeheuert, die sich jetzt ohne Beschäftigung in der Werkhalle rumtummeln. Und Punkt acht Uhr steht auch noch dieser Typ vor der Eingangshalle zu seinem Betrieb. „Schönen guten Morgen. Hölzenbein ist mein Name. Ich bin Betriebsprüfer und werde in den nächsten Stunden eine Umsatzsteuer-Nachschau in Ihrem Betrieb durchführen.“ Umsatzsteuer – was? Dachdeckermeister Balderich spürt, wie sein Blut in den Kopf schießt und der Angstschweiß sich auf die Innenseiten seiner Hände ausbreitet. Nur zu gut erinnert er sich noch an die Betriebsprüfung vor anderthalb Jahren: Je 25.000 Euro Einkommensteuer und Umsatzsteuer musste er da nachzahlen.

Bloß nicht überrumpeln lassen

„Ja, guten Morgen, darf ich denn bitte erst einmal Ihren Dienstausweis sehen“, gab sich Balderich ganz professionell. In Wahrheit versuchte er nur, ein wenig Zeit zu gewinnen, um klare Gedanken zu fassen. Ihm schossen tausend Gedanken durch den Kopf. Am liebsten wäre er einfach durch die Hintertür verschwunden. Nachdem er den Dienstausweis von Hölzenbein gefühlt eine gute Minute lang begutachtet hatte, fiel ihm siedend heiß ein, doch einfach Steuerberater Meyer anzurufen. Zum Glück ging der gleich ans Telefon. Meyer bat den Finanzbeamten Hölzenbein, bis zu seinem Eintreffen noch mit der Nachschau zu warten.

Nur zu den üblichen Geschäftszeiten

Glückwunsch! Intuitiv hat Handwerksmeister Balderich alles richtiggemacht. Erst einmal nahm er dem Finanzbeamten den Wind aus den Segeln. Denn die Umsatzsteuer-Nachschau lebt vor allem vom Überraschungsmoment. Anders als der große Bruder, die Umsatzsteuer-Sonderprüfung, bedarf die Umsatzsteuer-Nachschau nämlich keiner schriftlichen Prüfungsanordnung, so dass sich die Finanzbeamten nicht vorher bei der Firma anmelden müssen. Allerdings darf die Umsatzsteuer-Nachschau nur während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen.

Dachdeckermeister Balderich öffnet seinen Betrieb jeden Morgen um halb acht. Wegen der Umsatzsteuer-Nachschau muss er den Betrieb also nicht schon um sieben Uhr aufschließen. Ebenso kann er die Beamten um 17 Uhr wieder heimschicken, wenn um diese Uhrzeit in seinem Betrieb Feierabend ist. Auch darf der Prüfer grundsätzlich nur Räume betreten, die gewerblich oder beruflich selbstständig genutzt werden. Eine private Mitbenutzung ist unerheblich. Balderich hat direkt neben der Dachdecker-Werkstatt ein Privathaus gebaut. Sowohl in der Werkhalle als auch im Haus hat er sich ein Büro eingerichtet. Im Büro in der Werkhalle gehen auch Kunden ein und aus. Dort steht ein Fernseher, den Balderich manchmal einschaltet, wenn er nach Feierabend noch Abrechnung macht. Dort darf auch Prüfer Hölzenbein rein. Reine Privaträume wie das Büro von Balderich im Privathaus darf der Betriebsprüfer nur mit Zustimmung des Unternehmers oder zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten. Letzteres wäre aber wohl nur anzunehmen, wenn Dachdecker Balderich eine Scheinfirma führen würde und er von dort aus in Wahrheit einen Drogenumschlagplatz führte oder einem internationalen Umsatzsteuerkarussel angehören würde.

Anlasslose Ausforschung verboten

Für den Besuch von Prüfer Hölzenbein muss es einen konkreten Anlass geben. Würde er bei Balderich prüfen, weil er sich wegen eines schlecht ausgeführten Auftrags in der Verwandtschaft rächen wollte, wäre das unzulässig. Ebenso rechtswidrig wäre es, wenn Hölzenbein glaubte, alle Handwerker hätten Dreck am Stecken. Sicher würde er auch bei Balderich etwas finden.

Außerdem muss sich die Prüfung immer auf Umsatzsteuerthemen beziehen. Der Finanzbeamte darf also keine Unterlagen einsehen, die ausschließlich für die Einkommensteuer relevant oder rein privater Natur sind. Auch eine Befragung von Mitarbeitern ist dem Finanzbeamten nicht erlaubt. Schließlich sollten Steuerpflichtige im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau keine Unterlagen rausgeben, die umsatzsteuerlich bereits abgeschlossen sind. Bestehen die Beamten gleichwohl auf Aushändigung entsprechender Papiere, sollte die weitere Diskussion darüber dem Steuerberater überlassen werden.

Kein Durchsuchungsrecht

Doch was können die Prüfer vom Finanzamt vor Ort überhaupt durchsetzen? Die Umsatzsteuer-Nachschau ist keine steuerliche Außenprüfung. Sie ist vielmehr dazu da, kurzfristig Fakten zu klären. Deshalb berechtigt die Umsatzsteuer-Nachschau den Beamten auch nicht zur Durchsuchung von Büros und Wohnungen. Konsequenz: Ohne Einverständnis des Betriebsinhabers darf der Beamte keine Behältnisse öffnen oder Unterlagen sichten. Dem Finanzamt geht es vielmehr darum, festzustellen, ob in den betreffenden Räumen überhaupt gearbeitet werden kann und gearbeitet wird oder es sich in Wahrheit um eine Briefkasten- bzw. Scheinfirma handelt. Deshalb dürfen die Prüfer beispielsweise nicht wahllos Ordner herausziehen und darin lesen, Schränke und Schreibtischschubladen öffnen oder elektronisch gespeicherte Daten aufrufen.

Kooperationsbereitschaft signalisieren

Der Firmeninhaber ist aber nach aktueller Rechtslage dazu verpflichtet, den Beamten auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Wurden die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die Amtsträger auf Verlangen auch die gespeicherten Daten einsehen und soweit erforderlich hierfür den Firmencomputer nutzen. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen.

Firmeninhaber, die an diesem Punkt auf stur schalten, werden das Kräftemessen vermutlich verlieren. Denn die Finanzbeamten können noch an Ort und Stelle zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung übergehen, die dann meist wesentlich umfangreicher ist.

Fotografieren nur ausnahmsweise erlaubt

Im Zeitalter der Handy-, Smartphone- oder Laptop-Kameras ist natürlich die Versuchung auf Seiten der Prüfer groß, Unterlagen, die örtlichen Gegebenheiten und am besten noch den Steuerschuldner selbst abzufotografieren. Doch so einfach ist das nicht. Denn das Recht am eigenen Bild wird von der Verfassung besonders geschützt. Was die Beamten bei einer Umsatzsteuer-Nachschau abfotografieren dürfen und was nicht, hat die Oberfinanzdirektion Magdeburg deshalb schriftlich festgehalten (Verfügung v. 20.2.2012, Az. S 7420b-7-St 24):

  • Unternehmerisch oder teilweise unternehmerisch genutzte Räume dürfen zu den üblichen Geschäfts- oder Betriebszeiten betreten und damit auch fotografiert werden, soweit sie auch von den Geschäftskunden des Betriebsinhabers betreten werden können.
  • Darüber hinaus ist der Prüfer berechtigt, solche Räume zu betreten und zu fotografieren, die zwar auch betrieblich genutzt, aber nicht dem allgemeinen Publikums- oder Geschäftsverkehr offenstehen.
  • Nicht umfasst sind aber solche Räume, die ausschließlich dem privaten, nicht betrieblichen Bereich zuzuordnen sind.
  • Häusliche, d.h. innerhalb der Wohnung belegende Arbeitszimmer oder Büros dürfen auch dann betreten bzw. besichtigt werden, wenn sie nur durch die ausschließlich privat genutzten Wohnräume erreichbar sind.

Der Unternehmer selbst ist für die Kameras der Finanzbeamten tabu. Das gilt selbst dann, wenn dessen äußeres Erscheinungsbild gegen eine Unternehmereigenschaft spricht und damit der Verdacht einer Scheingesellschaft besteht. Nur wenn er während der Umsatzsteuer-Nachschau ausdrücklich zustimmt, dürfen Bedienstete des Finanzamts ihn knipsen. Das Gesetz erlaubt eben im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nur das Betreten und Besichtigen von Räumlichkeiten, aber keine Feststellungen von persönlichen Merkmalen des Inhabers dieser Räumlichkeiten.

Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse können verletzt werden

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist keine Durchsuchung des Betriebes. Die Folge: Das Finanzamt darf nicht ziel- und zweckgerichtet nach Personen oder Sachen suchen. Deshalb dürfen auch nur solche Gegenstände fotografiert werden, die offen herumliegen. Allerdings ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen, dass Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse verletzt werden. Spezialmaschinen, Sonderanfertigungen oder Prototypen lassen sich nämlich aufgrund ihrer Größe nicht immer verstecken.

Steuergeheimnis bietet Schutz vor unberechtigter Weitergabe

Da die Finanzbeamten dem Steuergeheimnis unterliegen, ist die Gefahr allerdings gering, dass Fotos an unberechtigte Dritte weitergegeben werden. In der Mehrzahl der Fälle wird daher das Interesse der Allgemeinheit an einer gleichmäßigen und gerechten Besteuerung einen höheren Stellenwert haben als der Datenschutz des Unternehmers. Rein taktisch gesehen ist es daher klüger, das Prüfungsklima während der Umsatzsteuer-Nachschau im grünen Bereich zu halten. Zudem hinterlässt es einen souveränen Eindruck, wenn der Unternehmer oder sein Steuerberater im Einzelfall Fotos zulassen.

Anlass für die Umsatzsteuer-Nachschau

Für gewissenhafte Geschäftsleute gut zu wissen: Die Finanzbeamten können morgens auch dann vor der Tür stehen, wenn der Steuerpflichtige keinen Anlass für eine Umsatzsteuer-Nachprüfung gegeben hat. So ist es möglich, dass von einem anderen Finanzamt eine Kontrollmitteilung an das zuständige Finanzamt gemacht wurde. Dann prüfen die Finanzbeamten zum Beispiel Rechnungen eines Vertragspartners oder Zahlungen an diesen. Auch Firmengründer, die gerade zu Beginn ihrer Selbstständigkeit hohe Anschaffungen tätigen und sich damit höhere Umsatzsteuerbeträge erstatten lassen, müssen mit entsprechenden Kontrollen rechnen. Dasselbe gilt für Unternehmen, die Umsatzsteuervoranmeldungen mit stark wechselnden Beträgen abgeben.

Es geht vor allem um Scheinfirmen

Neben der Lohnsteuer ist die Umsatzsteuer mit nahezu 160 Mrd. Euro jährlich die wichtigste Steuereinnahme des Staates. Schätzungen der EU-Kommission zufolge gehen den europäischen Mitgliedstaaten allerdings jährlich rund 50 Mrd. Euro an Umsatzsteuereinnahmen durch Steuerhinterziehung verloren. Bekannt geworden sind dabei die so genannten Umsatzsteuerkarusselle: Die organisierte Kriminalität verschiebt über Scheinfirmen Waren innerhalb der EU im Kreis. Neben dem Betreiben von Geldwäsche werden auf diese Art und Weise auch unberechtigt Umsatzsteuern eingezogen. Die normale Betriebsprüfung kommt da meist zu spät. Um hier dem Staat ein effektives Fahndungsinstrument zur Verfügung zu stellen, wurde die Umsatzsteuer-Nachschau eingeführt.

Ein erhöhtes Prüfungsrisiko besteht vor diesem Hintergrund unter anderem auch in folgenden Fällen:

  • Erwerb oder Verkauf eines Unternehmens
  • Geschäftsbeziehungen ins Ausland
  • Handel mit Telekommunikationsartikeln
  • Umsatzsteuerfreie Lieferungen von Waren in EU-Länder
  • Unregelmäßigkeiten bei der Umsatzsteuer im Rahmen der letzten Betriebsprüfung

Übergang zu einer Außenprüfung

Finden die Beamten bei der Umsatzsteuer-Nachschau etwas, das Anlass für weitere Untersuchungen bietet, dürfen sie an Ort und Stelle zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung übergehen. Die sonst übliche Prüfungsanordnung mit meist mehreren Wochen Vorlauf entfällt. Allerdings muss das Finanzamt die Sonderprüfung schriftlich mitteilen – einschließlich des zeitlichen und inhaltlichen Umfangs. Dabei ist wiederum darauf zu achten, dass nur umsatzsteuerrelevante Dinge geprüft werden dürfen. Auch dürfen keine Unterlagen gegen den Willen des Firmeninhabers von den Beamten mitgenommen werden.

Keinesfalls sollte den Ermittlern der Zugang zu Geschäftsräumen verweigert werden. Denn das könnte den Anfangsverdacht für die Steuerfahnder auslösen, die dann mit ganz anderen Ermittlungsmethoden recherchieren.

Steuerberater gleich anrufen

Zwar kann der Firmeninhaber in jeder Phase des Verfahrens mit den Amtsträgern selbst kommunizieren, sie nach dem geplanten Umfang und der Dauer der Ermittlungen etc. fragen. Doch wir empfehlen einen Steuerberater zu beauftragen. Er kann einschätzen, ob es Sinn macht, sich gegen die Umsatzsteuer-Nachschau an Ort und Stelle zur Wehr zu setzen. Manchmal hilft auch ein Einspruch beim Finanzamt nach Abschluss der Umsatzsteuer-Nachschau.

Fazit: Das ist zu tun

Wer wie Handwerksmeister Balderich im obigen Beispiel einen ungebetenen Überraschungsbesuch vom Finanzamt erhält, sollte Folgendes tun:

  • Im Fall der Fälle sofort Kontakt zum Steuerberater aufnehmen und den Beamten bitten, mit der Nachschau so lange zu warten, bis der eigene Berater da ist.
  • Ausweis der Beamten zeigen lassen. In der Vergangenheit ist es vorgekommen, dass sich falsche Beamte Zutritt zu Betrieben verschafft haben, um so Wertsachen und Geld zu entwenden oder Betriebsgeheimnisse auszuforschen.
  • Hat der Steuerberater Zeit, sollte er während der Nachschau anwesend sein und die vom Finanzamt verlangten Unterlagen jeweils freigeben.
  • Ansonsten gilt: Für gutes Prüfungsklima sorgen. Geforderte Belege zeigen, auf Wunsch als Abschrift mitgeben.
  • Rechnungen zu Investitionen bei hohem Vorsteuererstattungsguthaben in Kopie aushändigen. Dem Beamten die Berechtigung der Steuererstattung ausführlich erläutern.

Tipp: Um Ärger zu vermeiden, machen Sie am besten von Anfang an Ihre Finanzbuchhaltung korrekt. Suchen Sie sich dabei Hilfe bei www.felix1.de. So sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

 

Thomas Mochnik

Thomas Mochnik

Steuerberater bei felix1.de
Thomas Mochnik ist Steuerberater bei einer felix1.de-Niederlassung in Hamburg.
Thomas Mochnik

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