Steuertipp: Familienmitglieder anstellen

Bruder und Schwester arbeiten in einem UnternehmenViele Unternehmer entscheiden sich dafür, die eigene Frau als Sekretärin oder den Sohn als Kurierfahrer im Betrieb anzustellen. Damit spart man sich nicht nur den leidigen Bewerbungsprozess, sondern profitiert auch aus steuerlicher Sicht. Allerdings kann das Finanzamt dem Unternehmer auch einen Strich durch die Rechnung machen. Wir erklären, was zu tun ist, damit das nicht passiert.

Es hat einige Vorteile, wenn Sie sich als Unternehmer entscheiden, Familienangehörige in Ihrem Betrieb zu beschäftigen: Sie müssen sich nicht mit einem aufwändigen Bewerbungsprozess herumschlagen. Stattdessen wissen Sie, dass Sie einen vertrauenswürdigen und fähigen Mitarbeiter bekommen, der sich auch noch mit Ihrer Firma identifiziert. Aber vor allem steuerlich lohnt es sich.

Das sind Ihre Vorteile

Wenn Sie beispielsweise Ihre Frau anstellen, kann sie unter Umständen sozialversicherungspflichtig sein. Vorteil: Sie zahlt in die Rentenversicherung ein und kann damit eine eigene Altersvorsorge aufbauen. Diese Sozialversicherungspflicht besteht allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Ihre Ehefrau in den Betrieb wie eine fremde Angestellte eingegliedert ist und Ihren Weisungen unterliegt. Ist das nicht der Fall, liegt nur eine familienhafte Mitarbeit vor. Die Feststellung der Sozialversicherungspflicht erfolgt durch die Krankenkasse.

Achtung: War Ihre Frau vorher kostenlos über Ihre Familienversicherung mitversichert, kann sie durch die Anstellung und Zahlung des Gehalts plötzlich selbst krankenversicherungspflichtig werden. Das ist der Fall, wenn sie mehr als 435 Euro bzw. als Minijobber 450 Euro Gesamteinkommen hat. Und eine zusätzliche Krankenversicherung wird teuer. Es kann sich daher lohnen, Angehörige nur auf Minijobbasis zu beschäftigen. Rechnen Sie deshalb unbedingt vorher durch, welche Kosten auf Sie zukommen.

Wird das Arbeitsverhältnis anerkannt, können Sie das Gehalt Ihres Angehörigen als Betriebsausgaben absetzen. Das senkt die Steuerlast für das Unternehmen. Zudem winken weitere steuerliche Vorteile, die den Geldbeutel strahlen lassen. Denn Sie profitieren auch von den Vorteilen der steuerfreien Lohnbestandteile: Zum Beispiel können Sie Ihrer Frau anstelle einer Gehaltserhöhung ein Smartphone zur Verfügung stellen oder einen Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten gewähren. Der Vorteil: Die entsprechenden Kosten bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei. Lesen Sie, welche steuerfreien Lohnbestandteile es noch gibt, in unserem Artikel „9 Tipps für Arbeitgeber: So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit steuerfreien Extras“.

Der Vertrag ist entscheidend

Das Finanzamt weiß um diese attraktive Möglichkeit, Steuern zu sparen – und schaut deswegen ganz genau hin, wenn ein Mitarbeiter aus der Familienbande des Unternehmers stammt. Schließlich gefällt es dem Staat gar nicht, wenn die Frau, der Bruder oder die Tante nur angestellt wird, um dem Unternehmen und der Familie zu Steuervorteilen zu verhelfen.

Das entscheidende Stichwort lautet: Fremdvergleich. Das heißt der Finanzbeamte prüft: Hätte der Unternehmer den Arbeitsvertrag so auch mit einem Fremden geschlossen? Und hier müssen Sie als Unternehmer alles dafür tun, dass die Antwort am Ende „Ja“ lautet.

Was Sie dafür tun müssen

Dafür steht folgendes auf der To-Do-Liste:

  1. Schließen Sie am besten einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Wenn Sie die Vereinbarungen schwarz auf weiß vorlegen, ersparen Sie sich lange Befragungen durch das Finanzamt, die Suche nach Beweisen und lästige Erklärungsnöte. Halten Sie im Vertrag folgendes fest:
  • Genaue Beschreibung der Aufgaben
  • Angabe, zu welchen Zeiten der Angestellte die Arbeit leisten muss

Zudem gehören in den Vertrag die üblichen Angaben zum Stundenumfang, Vergütung, Fälligkeit, Urlaub und Kündigung.

  1. Apropos Stundenumfang – hier kommt der nächste wichtige Punkt: Sie müssen dem Finanzbeamten nachweisen, dass sie das Ganze nicht nur zum Schein aufgesetzt haben, sondern dass die vereinbarten Aufgaben in dem festgehaltenen Stundenumfang auch erledigt werden. Notieren Sie deshalb unbedingt Datum und Arbeitszeiten für jede einzelne Aufgabenerledigung des Mitarbeiters. Gerade für den Fall von Betriebsprüfungen sollten Sie diese Notizen griffbereit haben.
  2. Zahlen Sie dem Angehörigen ein angemessenes Gehalt – nicht zu viel und nicht zu wenig. Arbeitet Ihre Frau als Sekretärin, zahlen Sie ihr den Betrag, den auch eine fremde Sekretärin erhalten würde. Auch wichtig: Ob Ihre Frau dabei eine viel höhere Qualifikation hat, darf dabei keine Rolle spielen. Ist das Gehalt zu hoch, erkennt das Finanzamt Ihre Betriebsausgaben nur in der Höhe an, in der es das Gehalt für angemessen ansieht.

Minijob und Dienstwagen?

Übrigens: Auch einen Dienstwagen können Sie als Unternehmer Ihrer angestellten Ehefrau überlassen. Ihre Privatnutzung wird dann, wie bei jedem Arbeitnehmer, nach der 1%-Methode besteuert. Aber Achtung: Der Fremdvergleich spielt auch hier eine Rolle. Beschäftigt ein Unternehmer seine Frau nämlich nur auf Minijobbasis, könnte das Finanzamt das Arbeitsverhältnis steuerlich nicht anerkennen. Das Vorgehen des Finanzamts hat das FG Köln zwar in einem aktuellen Fall für unzulässig erklärt (FG Köln, 27.9.2017, 3 K 2547/16). Hier ist jedoch eine Revision beim BFH anhängig (X R 44/17).

Dieses Hin und Her zeigt wieder einmal, wie sehr Sie aufpassen müssen, wenn Sie einen Familienangehörigen im eigenen Betrieb beschäftigen möchten.

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