Steuerlast senken: Diese Arbeitsmittel können Sie abziehen

Arbeitsmittel abziehen

Was haben Fachliteratur, Computer, Berufskleidung, Büromaterialien und Fotokopierer gemeinsam? Diese Gegenstände können Sie als Arbeitsmittel steuerlich geltend machen und die Kosten dafür steuermindernd absetzen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Arbeitsmittel weitaus überwiegend zu beruflichen Zwecken genutzt werden. Das gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen, ist oft nicht so einfach. Manchmal ist es aber auch einfacher, als man glaubt.

Der Umfang der beruflichen Nutzung ist entscheidend

Grundsätzlich gilt: Nur wenn ein Gegenstand weitaus überwiegend beruflich genutzt wird, dürfen Sie die Aufwendungen steuerlich absetzen. „Weitaus überwiegend beruflich“ bedeutet, dass eine private Mitbenutzung von ganz untergeordneter Bedeutung ist, also weniger als 10 % beträgt. In diesem Fall gehören die Kosten für das Arbeitsmittel zu 100 % zu den Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben.

Beispiel: Die selbstständige Vermögensberaterin A hat in ihrem Büro einen Kopierer stehen. Diesen nutzt sie fast ausschließlich beruflich. Nur gelegentlich machen ihre Kinder private Kopien für die Schule. Der private Nutzungsanteil liegt bei 4 %. Die Anschaffungskosten für den Kopierer kann A deshalb zu 100 % als Betriebsausgaben absetzen.

Den beruflichen Nutzungsanteil ermitteln Sie zum Beispiel anhand des zeitlichen Umfangs der jeweiligen Nutzung, anhand der Fläche oder – im Fall des Kopierers – anhand der Anzahl der Kopien.

Praxistipp: Sie müssen für die einzelnen Gegenstände kein „Fahrtenbuch“ führen, um den jeweiligen Nutzungsumfang nachzuweisen. Allerdings sollten Sie dem Finanzamt auf Nachfrage erläutern können, ob Sie das Arbeitsmittel privat nutzen und in welchem Umfang dies geschieht bzw. warum eine private Nutzung vielleicht gar nicht infrage kommt.

Beträgt die private Mitbenutzung 10 % oder mehr, müssen die Aufwendungen aufgeteilt werden. Das geht allerdings nur, wenn es einen geeigneten Aufteilungsmaßstab gibt.

Beispiel: A schafft sich ein Bücherregal an. Dort sind neben ausschließlich beruflich genutzter Fachliteratur auch private Romane, Reiseführer und ähnliches untergebracht. Die privaten Bücher nehmen ca. 20 % des Regals ein. A kann deshalb von den Anschaffungskosten des Regals 80 % als Betriebsausgaben geltend machen.

Daneben gibt es bei den wichtigsten Arbeitsmitteln Vereinfachungsregelungen, von denen Sie profitieren können. Mehr dazu lesen Sie unten.

Sofortabzug oder Abschreibung? Beachten Sie die 800-Euro-Grenze

Kostet Ihr Arbeitsmittel nicht mehr als 800 Euro ohne Umsatzsteuer, also 952 Euro inklusive Umsatzsteuer, dürfen Sie den Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter in Anspruch nehmen. Das bedeutet: Im Jahr der Anschaffung setzen Sie die Kosten für das Arbeitsmittel in voller Höhe bzw. mit dem Anteil der beruflichen Nutzung an.

Beispiel: Der Kopierer von A hat 650 Euro (ohne Umsatzsteuer) gekostet, das Bücherregal 200 Euro. Die 650 Euro darf A in voller Höhe ansetzen, da der Kopierer überwiegend beruflich genutzt wird. Das Bücherregal wird zu 80 % beruflich genutzt, dementsprechend sind 160 Euro absetzbar (= 80 % von 200 Euro).

Bei Anschaffungskosten über 800 Euro ohne Umsatzsteuer müssen Sie diese auf die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels gleichmäßig verteilen, also abschreiben.

Beispiel: A kauft sich einen neuen Schreibtisch, den sie ausschließlich beruflich nutzt. Kostenpunkt: 1.300 Euro (ohne Umsatzsteuer). Diesen muss sie über 13 Jahre abschreiben. Jährlich kann sie deshalb 100 Euro als Betriebsausgaben geltend machen.

Praxistipp: Bei Anschaffungen während des Jahres wird die erste Abschreibungsrate gekürzt und am Ende der Abschreibungszeit wieder dran gehängt.

Beispiel: Kauft A ihren Schreibtisch im Juli, darf sie im ersten Jahr nur die Abschreibung für sechs Monate (Juli bis Dezember) ansetzen, also 50 Euro. Die restlichen 50 Euro darf sie erst im 14. Jahr geltend machen.

Diese Vereinfachungsregelungen sollten Sie kennen

Wer einen Computer auch privat nutzt, das private Auto bei Dienstreisen einsetzt und Berufskleidung in der heimischen Waschmaschine wäscht, muss keine Angst vor aufwendigen Kostenberechnungen haben. Hier profitieren Sie von Vereinfachungsregelungen.

Nutzen Sie Ihren PC sowohl beruflich als auch privat, dürfen Sie ohne Nachweis die Hälfte der Kosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzen. Damit sparen Sie sich umständliche und aufwendige Aufzeichnungen darüber, wann Sie Ihren PC wie nutzen.

Beispiel: A kauft sich einen neuen Laptop für 650 Euro ohne Umsatzsteuer. Auf diesem verwaltet sie ihre Kundendaten, nutzt es aber auch zum Bearbeiten ihrer privaten Fotos. Von den Anschaffungskosten darf sie 325 Euro als Betriebsausgaben geltend machen.

Als Berufskleidung erkennt das Finanzamt nur „berufstypische Kleidung“ an. Dazu gehören zum Beispiel die Richterrobe, der Arbeitskittel bei Laboranten und Chemielehrern, die Sicherheitsschuhe bei Bauarbeitern, die Uniformen bei Polizisten, die Dienstkleidung von Flugpersonal und Bahnangestellten und ähnliches. Absetzbar sind die Anschaffungskosten, die Reparaturkosten und auch die Reinigungskosten. Private Kleidung bleibt außen vor, und das selbst dann, wenn Sie diese ausschließlich beruflich verwenden. Weitere Informationen lesen Sie in dem Beitrag „Wann ist Berufskleidung steuerlich absetzbar?“. Darüber hinaus sollten Sie wissen, warum die Reinigung von Berufskleidung nichts für schwache Nerven ist – trotz vermeintlicher Vereinfachung.

Wer seinen privaten Pkw für betriebliche Fahrten nutzt, kann pro gefahrenem Kilometer 0,30 Euro pauschal absetzen. Wer länger als acht Stunden unterwegs ist, darf zusätzlich Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen ansetzen.

Beispiel: A fährt zu einer Kundin, um diese vor Ort zu beraten. Hin und zurück fährt sie 50 km. In der Steuererklärung setzt sie einen Betrag von 15 Euro für diese Fahrt an (= 50 km x 0,30 Euro).

Ganz wichtig

Vergessen Sie auch die kleinen Dinge nicht, die Sie nebenbei im Angebot beim Discounter kaufen: ein USB-Stick, neue Stifte, Papier, Schreibblöcke etc. Auch wenn sich diese auf dem Kassenzettel zwischen Salat und Gummibärchen „verstecken“, dürfen Sie die Kosten absetzen.