Rechnung, Gutschrift & Co.: Neues rund um den Vorsteuerabzug

Mann hält Rechnungen in den HändenWer es sich einfach machen will, erreicht oft das Gegenteil. So erging es drei steuerpflichtigen Unternehmern, die sich keine Mühe mit ihren Rechnungen gaben und deshalb ihren Vorsteuerabzug verspielten. Sehen Sie, ob Ihnen das auch passieren kann.

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist das A und O

Warum man sich überhaupt so viel Mühe mit einem Stück Papier geben sollte? Ganz einfach: Nur wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, dürfen Sie bzw. Ihr Geschäftspartner die Vorsteuer daraus abziehen. Nicht verzichten dürfen Sie auf diese Angaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der berechneten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistungsausführung
  • Netto-Entgelt
  • Brutto-Entgelt
  • Höhe des Umsatzsteuersatzes
  • Umsatzsteuer
  • den Zeitpunkt der Zahlung bei Anzahlungen
  • im Voraus vereinbarte Rabatte oder Skonti

Massenhafter Handel im Niedrigpreissegment: Auch hier gelten die strengen Anforderungen

Selbst wenn große Stückzahlen zu einem niedrigen Stückpreis verkauft werden, gilt es, die Rechnung sorgfältig zu erstellen. Dass es hier keine Ausnahme geben kann, stellte das Hessische Finanzgericht in zwei Verfahren klar. Es bemängelte vor allem die Leistungsbeschreibung.

Was stand in der Rechnung? In dem ersten Fall wurden Kleidungsstücke eingekauft, in dem zweiten Fall Modeschmuck und Accessoires, und das jeweils in großen Mengen. Die Einkaufspreise je Artikel lagen im unteren einstelligen Eurobereich. Auf den Rechnungen in der Leistungsbeschreibung wurden die gelieferten Gegenstände pauschal mit der Warenklasse bezeichnet (Shirts, T-Shirts, Blusen, Kleider, Jacken, div. Modeschmuck, Armband, Ohrring, Ketten usw.) und die Stückzahl vermerkt.

Was hätte in der Rechnung stehen müssen? Die pauschale Bezeichnung der Ware genügte dem Finanzgericht nicht. Seiner Ansicht nach stellte dies keine handelsübliche Bezeichnung dar. Erforderlich war vielmehr eine weitergehende Umschreibung der Ware, insbesondere Angaben zum Hersteller, Modelltyp, Farbe, Größe, Artikelnummer, Chargennummer, Material u. Ä. Da diese nicht vorhanden waren, verweigerte das Finanzgericht den Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen (Hessisches Finanzgericht, Urteile vom 12.10.2017, 1 K 547/14 und 1 K 2402/14).

Was sollten Sie bei einer solchen Rechnung unternehmen? Fordern Sie eine neue Rechnung an und bitten Sie darum, dass die Leistungsbeschreibung möglichst genau ausfällt. Denn nur dann ist Ihnen der Vorsteuerabzug sicher.

Und in der Praxis? Man stelle sich vor, jemand bestellt für seinen 1-Euro-Shop kistenweise neue Ware, kleinteiliges Zeug, Stückpreis nur wenige Cent. Oder eine Palette Kinder-T-Shirts für einen Modediscounter. Das muss man nicht nur zählen, sondern auch sortieren und in den Rechnungen entsprechend ausweisen. Na, das kann ja heiter werden. Bleibt abzuwarten, ob der Bundesfinanzhof für diese Fälle die strengen Anforderungen an Rechnungen etwas lockert. Der Modeschmuckhändler hat nämlich Revision eingelegt (Az. XI R 2/18).

Mangelhafte elektronische Rechnung: Kann auch auf Papier berichtigt werden?

Wer bei der Rechnungstellung zu nachlässig war, hat noch eine kleine Chance, den Vorsteuerabzug zu retten. Denn eine Rechnung kann berichtigt werden – wenn die Mängel nicht zu schwer wiegen. Ist also zum Beispiel eine Leistungsbeschreibung ungenau, können die Angaben nachträglich präzisiert werden.

In dem dritten Fall verweigerte das Finanzamt den Vorsteuerabzug zwar wie in den ersten beiden Fällen wegen einer ungenauen Leistungsbeschreibung. Knackpunkt war hier jedoch eher die Form der ursprünglichen und der berichtigten Rechnung.

Wie sah die ursprüngliche Rechnung aus? Der Kläger hatte 2005 eine Gutschrift ohne elektronische Signatur per E-Mail an den leistenden Unternehmer übermittelt. Allerdings fehlte in der Gutschrift die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Zudem war die Leistungsbeschreibung ungenau. Das Finanzamt versagte den Vorsteuerabzug.

Wie wurde die Rechnung berichtigt? Die Klägerin übersandte 2011 dem leistenden Unternehmer erneut die Gutschrift, diesmal allerdings in Papierform. Auf einem Extrablatt ergänzte sie die fehlende Steuernummer und fügte eine Liste der erworbenen Wirtschaftsgüter bei. Das Finanzamt lehnte jedoch den Vorsteuerabzug für 2005 weiter ab und wollte ihn erst für 2011 anerkennen.

Welche Rechnungsform war wirksam? Nach Ansicht des Finanzamts stellte die 2005 per E-Mail übermittelte Gutschrift keine ordnungsgemäße Rechnung dar, da eine elektronische Signatur fehlte (das war damals noch Voraussetzung für die Wirksamkeit einer elektronischen Rechnung!). Das Finanzgericht urteilte dagegen, dass zwar ohne elektronische Signatur die (damaligen) formellen Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug nicht erfüllt waren. Jedoch wurde der Mangel der Übertragungsform rückwirkend durch die Übermittlung der Papierrechnung geheilt. Das Finanzgericht gewährte deshalb den Vorsteuerabzug für das Jahr 2005.

Und in der Praxis? Das Urteil ist für aktuelle Fälle nicht mehr wirklich relevant, da es bereits seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ganz einfach möglich ist, eine Rechnung als pdf per E-Mail zu verschicken, und das ohne eine elektronische Signatur. Trotzdem ist die Entscheidung interessant, weil die Richter zwar die damalige Rechtslage zugrunde legen mussten, aber ebenso die digitale Entwicklung und die damit verbundenen steuerrechtlichen Änderungen in die Urteilsbegründung mit einbezogen. Zitat: „Die Rechtsentwicklung zur elektronischen Rechnung in der Umsatzsteuer bestätigt, dass die Anforderungen an ihre Anerkennung nicht überspannt werden dürfen.“ Das gilt aber nur für die Form der Rechnung. Ihr Inhalt unterliegt trotzdem den strengen gesetzlichen Anforderungen (Finanzgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 24.5.2017, 1 K 605/17).

Fazit

Auch wenn einiges rund um die Rechnungstellung einfacher geworden ist, sollte man sich nicht darauf verlassen, dass Ihr Finanzamt ebenso entspannt auf Fehler reagiert wie die Stuttgarter Richter im letztgenannten Fall. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie selbst Ihre Rechnungen ordnungsgemäß erstellen. Lassen Sie im Zweifel erhaltene Rechnungen korrigieren, wenn wichtige Angaben ungenau sind oder fehlen. Wollen Sie weg von der Papierrechnung, suchen Sie sich einen „digitalisierungsfreundlichen“ Steuerberater – bei felix1.de werden Sie bestimmt fündig.

Diana Kruse-Gensch

Diana Kruse-Gensch

Steuerberaterin bei felix1.de
Diana Kruse-Gensch ist Steuerberaterin bei der felix1.de-Niederlassung in Frankfurt (Oder).
Diana Kruse-Gensch

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