Kleine Geschenke erhalten bekanntlich die Freundschaft. Und auch Einladungen zu Weihnachtsfeiern, Betriebsausflügen oder Firmenveranstaltungen stärken die Bindung zu Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Clevere Unternehmer gestalten all die Wohltaten so, dass sich der Fiskus daran beteiligt. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie hier.
Überfüllte Restaurants, hoher Geräuschpegel und gestresste Servicekräfte in der Gastronomie – das alles sind sichere Zeichen dafür, dass die Weihnachtsfeiersaison auf Hochtouren läuft. Wollen Unternehmer den Fiskus als spendablen Nikolaus einbeziehen, müssen sie die Spielregeln kennen.
Diese haben sich teilweise gelockert, teilweise aber auch verschärft. Bis 2014 galt eine Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter. Fiel die Betriebsfeier teurer aus, mussten Unternehmer die Kosten für die Betriebsfeier komplett versteuern. Das hat sich seit 2015 geändert. Jetzt muss der Betriebsinhaber nur noch denjenigen Betrag versteuern, der die 110 Euro übersteigt.
Was fällt alles unter den Freibetrag?
Dafür werden aber viel mehr Kosten pro Mitarbeiter in den Pauschalbetrag einbezogen – von der Begleitperson/Ehepartner bis zu den äußeren Kosten wie der Saalmiete. Außerdem gilt: Das Finanzamt gewährt nur für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr den Freibetrag. Weitere Feiern führen vom ersten Euro an zu steuerpflichtigen geldwerten Vorteilen. Fahrt- und Übernachtungskosten von Mitarbeitern, die von anderen Standorten zur Betriebsfeier anreisen, gelten dagegen nicht als geldwerte Vorteile.
Wie hier im Einzelnen gerechnet wird, wurde bereits im Blog-Beitrag „Betriebliche Weihnachtsfeier 2015: So machen Sie steuerlich alles richtig“ ausführlich dargestellt.
Was ist eine Betriebsveranstaltung?
Betriebsveranstaltungen sind laut einer aktuellen Verfügung der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen (vom 21. September 2016, Kurzinformation ESt Nr. 20/2016) Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z.B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist dabei egal. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und – sofern vorhanden – Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.
Fiskus knausert bei den Aufwendungen für den äußeren Rahmen
Aus Unternehmersicht hält sich die Großzügigkeit des Finanzamts aber in Grenzen. Denn die Pauschale in Höhe von 110 Euro wird stark verwässert. So werden etwa Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung mit eingerechnet, so zum Beispiel
- für anwesende Sanitäter,
- für die Erfüllung behördlicher Auflagen,
- Stornokosten oder
- Trinkgelder.
Dasselbe gilt für die Kosten
- der Raummiete,
- für Musik,
- künstlerische und artistische Darbietungen,
- Beleuchtung oder
- das Honorar für einen Eventmanager.
Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers wie z.B.
- die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder
- die anteilige AfA (Abschreibung für Abnutzung) sowie
- Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.
Betriebliche und geschäftliche Veranstaltungen
Zudem macht die Oberfinanzdirektion NRW noch einmal darauf aufmerksam, dass zur steuerlichen Beurteilung zwischen betrieblich und geschäftlich veranlassten Veranstaltungen unterschieden werden muss. Eine Veranstaltung gilt als betrieblich, wenn sie überwiegend für eigene Arbeitnehmer und gegebenenfalls mit Begleitpersonen stattfindet. Im Gegensatz dazu ist eine Veranstaltung als geschäftlich anzusehen, wenn überwiegend betriebsfremde Personen wie Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten u.ä. teilnehmen.
Bei der Abgrenzung kommt es also erstmal darauf an, welcher Teilnehmerkreis überwiegt. Und warum ist das wichtig? Weil das Finanzamt den volle Betriebsausgabenabzug für die Zuwendungen nur bei betrieblichen Veranstaltungen durchgehen lässt Bei Aufwendungen, die „nur“ die geschäftlich veranlasste Teilnahme von Geschäftspartnern betreffen, ist das Finanzamt nicht so großzügig: Sie mindern den Gewinn nicht komplett. So dürfen unter anderem Aufwendungen für deren Bewirtung nur zu 70 Prozent von der Steuer abgesetzt werden.
So bleibt ein Geschenk ein Geschenk
Auch Schenken will gelernt sein – zumindest wenn damit zugleich Steuern gespart werden sollen. Geschenke an Kunden, Mitarbeiter oder auch Geschäftspartner mit einem Nettobetrag von nicht mehr als 35 Euro je Beschenktem und Jahr können als Gewinn mindernde Ausgaben voll von der Steuer abgesetzt werden. Kehrseite des Geschenkes: Die Kunden und Geschäftspartnern haben eine Einnahme, die versteuert werden muss.
Auch Geschenke an Arbeitnehmer sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtig. Um dem Beschenkten keine zusätzlichen Steuern aufzudrängen, sieht das Gesetz vor: eine Pauschalsteuer , die der schenkende Unternehmer pro Geschenk pauschal erbringt. Damit kauft er quasi den Beschenkten von entsprechenden Steuerforderungen frei: Er muss auf das Geschenk keine Steuer zahlen. Die Pauschalsteuer beträgt 30 Prozent und wird für Geschenke ab einem Nettowert des Geschenkes von mehr als 10 Euro erhoben.
Pauschalsteuer gilt als Betriebsausgabe
Vor der Pauschalsteuer müssen sich Unternehmer nicht fürchten. Diese teilt nämlich steuerlich das Schicksal des Geschenks. Das bedeutet: Dürfen die Kosten für das Geschenk als Betriebsausgabe abgezogen werden, darf auch die Pauschalsteuer gewinnmindernd verbucht werden. Umgekehrt gilt genauso: Ist das Geschenk nicht abziehbar, gilt das auch für die Pauschalsteuer.
Beispiel: Macht der Chef seinem besten Kunden ein Geschenk in Höhe von 500 Euro, auf die er Pauschalsteuern entrichtet, darf er die Pauschalsteuer nicht gewinnmindernd ansetzen. So sieht das jedenfalls die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen (Kurzinfo LSt 3/2015 vom 27. Mai 2016). Ob dies zutreffend ist, prüft der Bundesfinanzhof aktuell in einem Revisionsverfahren (BFH, Aktenzeichen IV R 13/14).
Ausnahmen von der Pauschalsteuer
Für im Ausland ansässige Beschenkte, z.B.ausländische Geschäftspartner oder Arbeitnehmer einer ausländischen Zweigniederlassung, müssen für Geschenke keine Pauschalsteuern ans Finanzamt abgeführt werden. Auch Unternehmer, die Privatkunden beschenken, brauchen deshalb keine Freikaufsteuer abführen. Folge ist eine Missbrauchsgefahr. Es liegt auf der Hand, dass der Betriebsprüfer ein besonderes Augenmerk auf die Geschenkmodalitäten in den einzelnen Betrieben werfen werden. Empfehlung: Bewahren Sie deshalb die entsprechenden Belege sorgfältig auf.
Ganz oder gar nicht
Hat der Betriebsinhaber in einem Geschäftsjahr für einen beschenkten Geschäftspartner die Pauschalsteuer gezahlt, muss er das bei allen anderen Geschenken im Laufe des Jahres auch machen. Allerdings hat der Unternehmer die Wahl, zwischen externen Geschäftspartnern und Mitarbeitern zu unterscheiden. Möglich ist also: Geschenke der Geschäftspartner werden pauschal besteuert, Geschenke an die eigenen Mitarbeiter nicht. Die Entscheidung dürfte jeweils davon abhängen, was betriebswirtschaftlich unter dem Strich günstiger ist.
Muss ein Arbeitnehmer allerdings an einem Event mit Geschenk-Charakter teilnehmen, um etwa die Kunden und Geschäftspartner seines Arbeitgebers im VIP-Bereich eines Fußballstadions zu betreuen, ist die Teilnehme des Arbeitnehmers betrieblich veranlasst. Folge: Kein Geschenk und keine Pauschalsteuer für den Arbeitnehmer (BFH, Urteil vom 16. Oktober 2013, Aktenzeichen VI R 78/12).
Wichtig zu wissen: Auch für reine Geldzuwendungen gilt die Pauschalbesteuerung nicht. Auch Sachgewinne aus Verlosungen, Preisausschreiben und sonstigen Gewinnspielen sowie Prämien bei einer Neukundengewinnung lösen nicht die 30-prozentige Pauschalsteuer aus. Als Faustregel gilt: Es muss sich um Sachzuwendungen, Reisen oder Veranstaltungen handeln, die verschenkt werden.
Die Praxis wartet auf weitere Grundsatzentscheidungen
Bei der Pauschalbesteuerung von Geschenken sind noch weitere Fragen offen. So lässt das Finanzamt nicht durchgehen, wenn der Unternehmer die gewählte Pauschalbesteuerung nachträglich widerrufen will. Hat der Schenker in einem Jahr die Pauschalsteuer abgeführt, gibt es laut Finanzverwaltung kein Zurück mehr. Anders das Finanzgericht Niedersachsen: Das Wahlrecht zur Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen bleibt laut den Richtern bestehen, bis die Lohnsteueranmeldung bestandskräftig ist (Urteil vom 24. September 2015, Aktenzeichen 14 K 10273/11). Der Fall ist mittlerweile beim BFH gelandet (Aktenzeichen VI R 54/15) – eine Entscheidung steht noch aus.
Auch bei der Frage, welche Kosten bei der Ermittlung der Pauschalbesteuerung einzubeziehen sind, gibt es Streit. Die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen (Kurzinfo LSt 3/2015 vom 27.5.2016) hat im Frühjahr 2016 klargestellt: Die Finanzämter sollen bei der Teilnahme an einer betrieblichen Veranstaltung mit Eventcharakter alle tatsächlich angefallen Kosten einbeziehen – also auch die Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung. Dazu gehören etwa die Saalmiete oder das Honorar eines Event-Managers. Doch auch zu dieser Rechtsfrage ist eine Klage vor dem Finanzgericht Köln erhoben worden (Aktenzeichen 1 K 3154/15), die vermutlich bis zum BFH gehen wird. Der dortige Kläger argumentiert: Nur die Aufwendungen sollen in die Bemessungsgrundlage fallen, die beim Empfänger dem Grunde nach steuerbare Einkünfte auslösen können.
Unsere Empfehlung: Holen Sie sich im Zweifel besser Hilfe von einem Steuerberater. Übrigens: Reine Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter, wie zum Beispiel ein Blumenstrauß oder eine Flasche Wein zum Geburtstag, gelten bis zu einem Betrag von 60 Euro nicht als Arbeitslohn und können als Betriebsausgaben voll berücksichtigt werden. Lesen Sie dazu auch unseren Blog-Beitrag „Nicht nur beim Valentinstag – So können Sie Geschenke steuerlich absetzen“.