Eine Sekretärin für mehrere Unternehmer: Geht das?

Wer als Einzelunternehmer ein Büro braucht und Kosten sparen möchte, hat einige Möglichkeiten. Dazu gehört nicht nur das gemeinsame Nutzen von Büroräumen mit anderen Kollegen, sondern auch das Teilen von Personal: Aber geht es überhaupt, sich die Sekretärin zu teilen? Wie sollte man das gestalten und was ist aus steuerlicher Sicht sinnvoll? Wir klären auf.

Manchmal ist die Kreativität ungebremst, wenn es um Einsparungen von Kosten geht: Auch unzulässige Mittel, wie die Beschäftigung einer Sekretärin als Selbstständige trotz Angestelltenverhältnis werden in Erwägung gezogen (lesen Sie dazu auch unseren Artikel „Vermeidung von Scheinselbstständigkeit bei Bürokräften“). Besser und auch legal: Mehrere  tun sich zusammen und teilen sich Räume und Sekretärin. Letztere Idee ist durchaus üblich und machbar – wenn man es denn richtig anstellt. Hierfür gibt es verschiedene Varianten.V

Variante 1: Kosten hin- und herschieben? Schlechte Idee

Schauen wir uns dazu einen Beispielsfall an:

Henry ist Vermögensberater, genau wie seine beiden Branchenkollegen Volker und Peter. Alle drei haben dabei ihre eigenen Geschäfte, die nichts miteinander zu tun haben. Die drei teilen sich Büroräume. Um Kosten zu sparen, beschließen sie, gemeinsam eine Sekretärin zu beschäftigen, die sich um die Bürotätigkeiten aller drei kümmern soll. Henry meint, es sei doch am einfachsten, wenn er die Sekretärin alleine anstellt und jeden Monat Rechnungen an Volker und Peter über je ein Drittel des Betrages stellt.

Dieses Vorgehen ist nicht sinnvoll. Zwar hat das den Vorteil, dass die Sekretärin nur einen Arbeitsvertrag mit Henry schließen muss und in der lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abwicklung keine Probleme bestehen. Jedoch gibt es hier aus umsatzsteuerlicher Sicht eine Hürde. Denn durch den Austausch der Arbeitskraft gegen das zu zahlende Entgelt zwischen den einzelnen Personen entstehen Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Doch Volker und Peter können die Vorsteuer vermutlich nicht ziehen, da sie mit ihren in der Regel umsatzsteuerfreien Umsätzen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Sonderfall: Vermögensberater

Gerade im Fall von Vermögensberatern ist an dieser Stelle aber ganz genau zu prüfen, ob die Kleinunternehmergrenze eventuell überschritten wird.

Vermögensberater können nämlich grundsätzlich zwar die Kleinunternehmerregelung anwenden. Denn sie erbringen (grundsätzlich) umsatzsteuerfreie Umsätze: So sind Provisionen für Versicherungs-, sowie Investment- und Bankumsätze umsatzsteuerfrei.  

Bei Provisionen aus Investment- und Bankgeschäften gibt es allerdings eine Besonderheit. Obwohl diese umsatzsteuerfrei sind, werden sie nämlich in die Berechnung der Kleinunternehmergrenze einbezogen. Und damit könnte dann die Umsatzgrenze insgesamt überschritten werden.  

Tipp: Überlegen Sie sich also ganz genau, was Sie erreichen wollen. Prüfen Sie, wie sich die steuerpflichtigen Umsätze, die mit den Umsätzen aus der Zurverfügungstellung der Arbeitskraft einer Sekretärin entstehen, auf die Kleinunternehmergrenze von 17.500 Euro im Jahr auswirken. Als Vermögensberater denken Sie bei der Berechnung auch an die Besonderheit bei Provisionen aus Investment- und Bankgeschäften. Bleiben Sie unter der Grenze, können Sie die Vorsteuer nicht ziehen. Überschreiten Sie die Grenze, entfällt das Privileg der Kleinunternehmerregelung.

Variante 2: Drei Arbeitsverträge für eine Arbeitnehmerin?

Volker hat eine Idee, wie man dieses Problem umgehen könnte: Jeder könnte für sich einen eigenen Arbeitsvertrag mit der Sekretärin schließen.

Doch auch dieses Vorgehen ist aus lohnsteuerlicher Sicht nur bedingt sinnvoll. Denn schließlich muss die Sekretärin so für einen Arbeitgeber ihr Einkommen mit Steuerklasse 1, für die anderen beiden aber gleichzeitig mit Steuerklasse 6 besteuern. Auch für die drei Vermögensberater ist das nicht praktikabel: Denn sie müssen drei Lohnabrechnungen erstellen.

Ein weiterer Nachteil: Scheidet einer der drei aus der Vereinbarung aus und wird wieder ein neuer Kollege gesucht, muss wieder ein neuer Vertrag geschlossen werden.

Variante 3: Am besten eine GbR gründen

Die rettende Idee: Gemeinsam eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründen und als Kostenteilungsgemeinschaft auftreten.

Diese Möglichkeit hat den Vorteil, dass die Sekretärin nur mit einem Arbeitgeber – nämlich der GbR – einen einzigen Arbeitsvertrag schließen muss. Die Kosten werden im Anschluss einfach auf alle drei Gesellschafter umgelagert. In Bezug auf die Lohnsteuer und die Sozialversicherung gäbe es dann überhaupt keine Probleme.

Ein weiterer Vorteil: Scheidet ein Gesellschafter aus oder wechselt eine Person, bleibt der Arbeitsvertrag weiter bestehen. Die GbR müsste sich dann nur im Innenverhältnis einigen, wie die Kosten geteilt werden.

Ein Manko an dieser Lösung: die Haftung. Sollte es zu Haftungsproblemen kommen, haften die Gesellschafter gemeinschaftlich mit ihrem Privatvermögen. Beispiel: Henry und Peter zahlen fleißig ihren Anteil an Gehalt, nur Volker kommt in Zahlungsschwierigkeiten. Henry und Peter müssen gegenüber der Sekretärin für den ausgefallenen Teil geradestehen.

Zudem müssten im Falle einer gewünschten Kündigung des Arbeitsvertrages auch alle Gesellschafter zustimmen. Eine Kündigung durch nur eine Person wäre unwirksam. Das gilt jedenfalls dann, wenn der Gesellschaftervertrag diesen Fall nicht besonders regelt.

Fazit: Das Teilen einer Sekretärin ist grundsätzlich möglich, aber durchaus kompliziert. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Ausgestaltung, wobei jede Vor- und Nachteile hat. Am sinnvollsten ist wohl die Gründung einer Kostenteilungsgemeinschaft in Form einer GbR. Wenn Sie hier im Gesellschaftervertrag alles ordentlich regeln, sollte es mit dieser Variante am unkompliziertesten werden. Im Zweifel ziehen Sie einen Steuerberater hinzu, der Ihnen bei der Gestaltung zur Seite steht.