Das gilt bei Rechnungen und Kleinbetragsrechnungen!

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Rechnungen gehören zum Alltag eines Unternehmens. Egal ob es eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung ist, eines haben alle gemeinsam: Die Rechnungsanforderungen müssen eingehalten werden. Eine kleine Ausnahme gibt es aber – die Kleinbetragsrechnung. Lesen Sie in diesem Artikel, wie eine ordentliche Rechnung aussehen muss und welche Rechnungen nicht ganz so strengen Anforderungen unterliegen.

Sehr oft kommt es vor, dass der Buchhalter oder der Steuerberater des Unternehmens eine neue Rechnung anfordern, weil eine Rechnung fehlt oder eine Rechnung fehlerhaft ist. Warum er so hartnäckig auf eine ordentliche Rechnung besteht, ist ganz einfach: Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung darf die Vorsteuer abgezogen werden.

Schreiben Sie Ihren Kunden Rechnungen, die nicht den Anforderungen des Finanzamtes standhalten, kann dies sehr unangenehm für Ihre Kunden werden. Oft stellt das Finanzamt nämlich erst Jahre später fest, dass die Rechnung nicht in Ordnung ist. Der Unternehmer muss dann die Vorsteuer zurückzahlen. Zusätzlich verlangt das Finanzamt dann sogar noch Zinsen. Sehr schnell ist dann Ihr Kunde verärgert.

Damit Ihnen nicht auch so ein peinlicher Fehler passiert, sollten Sie die Rechnungsanforderungen kennen.

So müssen Rechnungen aussehen

Eine ordentliche Rechnung enthält mindestens folgende Angaben:

Bild einer Quittung

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmens
  3. Ausstellungsdatum
  4. fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Art und Umfang der berechneten Leistung
  6. Zeitpunkt der Leistungsausführung
  7. Netto-Entgelt
  8. Brutto-Entgelt
  9. Höhe des Umsatzsteuersatzes
  10. Umsatzsteuer
  11. bei geleisteten Anzahlungen, den Zeitpunk der Zahlung
  12. im Voraus vereinbarte Rabatte oder Skonti

In besonderen Fällen müssen zusätzlich Angaben gemacht werden.

Umsatzsteuerfreie Leistungen: Ist eine Leistung steuerfrei, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausgeweisen. In der Rechnung geben Sie an, dass die Leistung steuerfrei ist.

Umkehr der Steuerschuldnerschaft: In einigen Fällen ist nicht wie üblich der leistende Unternehmer Schuldner der Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Wenn Sie so eine Leistung ausführen, dürfen Sie ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen zusätzlich in der Rechnung auf die Umkehr der Umsatzsteuer hinweisen.

Gutschriftenrechnung: Bei der Gutschriftenrechnung erstellt nicht der leistende Unternehmer die Rechnung, sondern der Leistungsempfänger. Die Rechnung muss ganz genauso aussehen wie eine „normale Rechnung“. Zusätzlich muss auf der Rechnung das Wort Gutschrift stehen.

Rechnungen für Grundstücksleistungen: Auf diesen Rechnungen muss ein Hinweis stehen, dass die Rechnung mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden muss.

Postfachanschriften: Hat Ihr Unternehmen eine Postfachanschrift und Sie erhalten eine Rechnung, muss auf der Rechnung die Anschrift Ihres Unternehmens stehen. Es reicht nämlich nicht aus, wenn nur die Postfachanschrift angegeben wird.

Sonderregelung für Kleinbetragsrechnungen

Die Anforderungen an Rechnungen sind also sehr hoch. Denn stellen Sie sich vor, wie lang zum Beispiel die Schlange an der Tankstellenkasse wäre, wenn jeder Unternehmer solch eine Rechnung bekommen müsste, nachdem er sein Firmen-Pkw vollgetankt hat. Da auch der Gesetzgeber erkannt hat, dass sich diese Anforderungen oft gar nicht umsetzen lassen, gibt es die Sonderregelung für Kleinbetragsrechnungen.

Kleinbetragsrechnungen sind alle Rechnungen, die nicht höher als 150 Euro brutto sind. Diese Rechnungen müssen nur folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Menge und Bezeichnung der Gegenstände oder der ausgeführten Dienstleistungen
  3. Rechnungsbetrag in einer Summe, inkl. der Umsatzsteuer
  4. Höhe des angewendeten Steuersatzes
  5. Rechnungsdatum
  6. Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden

Eine Rechnung müssen Sie nur ausstellen, wenn die Leistung an einen anderen Unternehmer gegangen ist. Dann haben Sie höchstens 6 Monate Zeit, eine Rechnung zu schreiben.

Ausnahme: Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder steuerpflichtigen Werkleistungen muss eine Rechnung auch an Privatpersonen ausgestellt werden. Auch hier gilt eine Frist von 6 Monaten.

Tipp: Wir haben ein Webinar gemacht zum Thema „Wie schreibt man eine Rechnung?“. Schauen Sie doch mal rein!

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Andreas Reichert

Steuerberater

Als ehemaliger Softwareentwickler verbinde ich Steuerrecht, IT und Projektmanagement. Ich bin erst zufrieden, wenn komplizierte Dinge so sehr vereinfacht wurden, dass sie jedes Kind versteht.
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Steuerberater Als ehemaliger Softwareentwickler verbinde ich Steuerrecht, IT und Projektmanagement. Ich bin erst zufrieden, wenn komplizierte Dinge so sehr vereinfacht wurden, dass sie jedes Kind versteht.