Scheinselbstständige, Zeitarbeiter & Co.: Das gilt bei Fremdpersonal

Sanduhr auf Kalender Ohne Fremdpersonal kommt heute kaum ein Unternehmen mehr aus. Auf externe Firmen oder selbstständige Dienstleister wird ebenso gerne zurückgegriffen wie auf Leiharbeitnehmer. Ihre Zahl stieg von 460.000 im Jahr 2005 auf 716.000 im Jahr 2015. Inzwischen dürfte wohl die 800.000er Marke geknackt sein. Mit der Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes werden erhöhte Anforderungen an Verleiher und Entleiher gleichermaßen gestellt. Und was bedeutet es aus steuerlicher Sicht, einen Leiharbeitnehmer zu beschäftigen oder einen Freelancer zu beauftragen? Hier ein kleiner Überblick.

Fremdpersonaleinsatz hat klare Vorteile

Wer als Unternehmer kurzfristigen Bedarf an mehr Arbeitskraft hat, wird sich kaum auf ein aufwändiges Bewerbungsverfahren einlassen, um einen neuen Mitarbeiter zu finden und einzustellen, den er vielleicht nur für wenige Wochen benötigt. Vielmehr wird er sich nach einem externen Dienstleister umsehen oder sich an eine Zeitarbeitsfirma wenden.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Das Unternehmen kann durch den Einsatz externer Kräfte schneller reagieren.
  • Die Aufwendungen bleiben kalkulierbar, da das Unternehmen die Kosten bei Krankheit und Urlaub nicht tragen muss. Das Risiko liegt beim Verleiher bzw. Dienstleister selbst.
  • Zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher besteht kein Arbeitsverhältnis. Das gilt auch für die Zeit, während der der Leiharbeitnehmer im Betrieb des Entleihers arbeitet.
  • Ebenso ist ein selbstständiger Dienstleister kein Arbeitnehmer des Auftraggebers.

Für was bzw. wen Sie sich entscheiden, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Sie sollten sich aber vorab unbedingt über die rechtlichen Rahmenbedingungen informieren, damit aus dem Freelancer oder dem Leiharbeitnehmer nicht plötzlich doch ein Arbeitnehmer wird, für den Sie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen.

Wo die vertraglichen Stolpersteine lauern

Beauftragen Sie einen Freelancer, sparen Sie sich für diesen zwar zunächst die Lohnsteuer und die Sozialversicherung. Es besteht aber immer das Risiko, dass eine Scheinselbstständigkeit vorliegt. Wie Sie diese vermeiden, erklären wir Ihnen ausführlich im Beitrag „Achtung Unternehmer: Scheinselbstständigkeit kann teuer werden“.

Bei dem Einsatz von Leiharbeitnehmern muss das Augenmerk ganz klar auf der rechtssicheren Gestaltung liegen. Wasserdichte Verträge und der richtige Umgang mit dem externen Personal sind das A und O. Denn ein Fehler bei der Arbeitnehmerüberlassung kann Sie teuer zu stehen kommen. Mit den Änderungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes, die seit dem 1.4.2017 gelten, ist das Thema Leiharbeit noch komplexer geworden, auch sind die neuen Regelungen deutlich weniger flexibel ausgestaltet.

So besteht zum Beispiel die Pflicht, die Arbeitnehmerüberlassung im Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher ausdrücklich als solche zu bezeichnen. Dadurch ist es nun nicht mehr möglich, einen Werk- oder Dienstvertrag nachträglich als Arbeitnehmerüberlassung zu behandeln. Darüber hinaus muss bereits vor einer Überlassung der jeweils eingesetzte Arbeitnehmer konkret benannt werden, zum Beispiel im Überlassungsvertrag. Zudem benötigt der Verleiher eine Überlassungserlaubnis. Eine Überlassung ist jetzt auf 18 Monate begrenzt, danach muss sich der Entleiher von dem Leiharbeiternehmer trennen.

Doch kein Leiharbeitnehmer? Die Folgen

Wird die Kennzeichnungs- und Konkretisierungspflicht nicht erfüllt oder liegt keine Überlassungserlaubnis vor, hat dies äußerst unangenehme Folgen. Zum einen ist der Arbeitsvertrag zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer unwirksam. Zum anderen wird ein Arbeitsverhältnis zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher fingiert. Dadurch drohen dem Entleiher nicht nur die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und die Strafbarkeit wegen Hinterziehung von Sozialversicherungsbeiträgen, sondern auch Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Außerdem hat der Leiharbeitnehmer gegen den Entleiher mindestens Anspruch auf das mit dem Verleiher vereinbarte Arbeitsentgelt. Eindeutig eine Sache für Profis!

Ein kleiner Trost: Im Gegensatz zum Freelancer haben Sie bei einem Leiharbeitnehmer keine Probleme mit der Scheinselbstständigkeit, auch wenn dieser eng in das Unternehmen eingebunden ist und für Sie weisungsgebunden tätig wird. Denn der Leiharbeitnehmer ist ja bei seiner Zeitarbeitsfirma angestellt und wird nicht selbstständig tätig.

Warum sich Arbeitnehmerüberlassung steuerlich lohnt

Lohnsteuer:
Grundsätzlich hat der entleihende Betrieb mit der Lohnsteuer des Leiharbeitnehmers nichts zu tun, denn für deren Abführung haftet der Verleiher als Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers.
Ausnahmsweise ist doch der Entleiher für die Lohnsteuer zuständig, wenn er das Arbeitsentgelt an den Leiharbeitnehmer zahlt. In diesem Fall trifft ihn die Haftung für die abzuführende Lohnsteuer – allerdings nur für die Zeit, für die ihm der Leiharbeitnehmer überlassen wurde.

Sozialversicherung:
Was für die Lohnsteuer gilt, gilt auch für die Sozialversicherungsbeiträge: In erster Linie ist der Verleiher zuständig, nur ausnahmsweise der Entleiher.

Kosten der Arbeitnehmerüberlassung:
Den Leiharbeitnehmer gibt es nicht umsonst. Die entsprechenden Aufwendungen mindern aber als Betriebsausgaben Ihren Gewinn.

Reisekosten:
Die Natur der Leiharbeit bedingt es, dass der Leiharbeitnehmer nur vorübergehend für den Entleiher-Betrieb tätig ist, nicht dauerhaft. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt dort also nicht vor. Und deshalb darf ein Leiharbeitnehmer die Fahrten zu diesem Betrieb während der kompletten Dauer des Einsatzes mit der Reisekostenpauschale von 0,30 Euro/gefahrenem Kilometer geltend machen. Erfreuliche Folge für den Verleiher: Er darf die Fahrtkosten steuerfrei erstatten. Für die ersten drei Monate bei jeder Einsatzstelle gibt es zusätzlich eine Verpflegungspauschale von 12 Euro bei mehr als 8-stündiger Abwesenheit von zu Hause.
Aber Achtung: Diese Rechtsansicht muss der Bundesfinanzhof noch bestätigen.

Betriebsveranstaltungen:
Für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr und Arbeitnehmer gibt es jeweils einen Pauschbetrag von 110 Euro, bis zu dem der geldwerte Vorteil der Veranstaltung steuerfrei bleibt. Dieser gilt auch für Leiharbeitnehmer, die Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen. Sie können sie also beruhigt zur nächsten Weihnachtsfeier mit einladen.

Fazit

Arbeitnehmerüberlassung ist ein kompliziertes Thema, Fehler in der Vertragsgestaltung können schnell ziemlich teuer werden. Ohne professionelle Hilfe sollte man sich da jedoch nicht heranwagen. Dafür lohnt sich der Einsatz von Leiharbeitnehmern steuerlich durchaus und bietet dem Entleiher Flexibilität im Einsatz der Arbeitskraft. Lassen Sie sich unbedingt von einem Steuerberater Ihres Vertrauens beraten, ob die Leiharbeit für Sie infrage kommt oder doch die Beauftragung eines externen Dienstleisters oder Freelancers die bessere Lösung ist.