Onlinehändler: Warum Amazon doch besser nicht alle Services übernimmt

Wer bei Amazon verkauft, kennt die formalen Anforderungen zu Genüge. Noch komplizierter wird es für den, der seine Ware beispielsweise in Deutschland deponiert und Amazon diese in ein tschechisches Lager umlagert. Stichwort ist die Pro-Forma-Rechnung – eine Scheinrechnung des Unternehmers an sich selbst. Doch was so unscheinbar wirkt, birgt einige Gefahren. Lesen Sie, welche das sind.

Amazon hat sich im Laufe der letzten Jahre so einige Services einfallen lassen, um dem Onlinehändler das Leben zu erleichtern. Dazu gehört zum Beispiel der Service mit dem etwas irritierenden Namen PAN-EU-Programm. Mit europäischem Brot hat das nichts zu tun, wohl aber mit der Europäischen Union: Das Programm können Sie nutzen, wenn Sie als Onlinehändler Kunden in unterschiedlichen europäischen Ländern haben. Das Praktische daran ist, dass Amazon die Ware aus dem nächstgelegenen Lager versenden kann und der Kunde so kürzere Wartezeiten hat. Doch durch die Umlagerungen ergeben sich auch mehr Vorgänge, die umsatzsteuerlich relevant sind. Und das bedeutet: Mehr Anmeldungen, mehr Bürokratie. In diesem Fall gehört dazu auch das Erstellen einer sog. Pro-Forma-Rechnung.

Pro-Forma-Rechnung: Wann muss sie erstellt werden?

Die Pro-Forma-Rechnung dient als Nachweis, dass die Ware aus Deutschland in ein anderes europäisches Land umgelagert wird und damit die Voraussetzungen für ein sog. innergemeinschaftliches Verbringen vorliegen. Denn nur in diesem Fall ist dieser Vorgang für den Unternehmer umsatzsteuerfrei. Was aber passiert hier genau bei der Umlagerung?

Die Umlagerung im Rahmen des PAN-EU-FBA

Vom „Amazon-Pan-EU-FBA“ spricht man, wenn drei Voraussetzungen vorliegen:

  1. Der Unternehmer verkauft die Waren an seine Kunden, während Amazon als Vertriebsplattform dient (Marketplace-Modell).
  2. Die Versandabwicklung übernimmt nicht der Unternehmer, sondern Amazon. Der Unternehmer sendet die Ware lediglich an ein deutsches Warenlager (Amazon-FBA).
  3. Amazon verteilt die Waren aus dem deutschen Lager an weitere Lager, vor allem in Polen und Tschechien. Beim Kauf durch einen Kunden im EU-Ausland entscheidet Amazon, aus welchem der Lager er die Ware an den Kunden versendet (PAN-EU-FBA).

Beispiel: Onlinehändler Anton kauft von der Firma Lahlsen Lebkuchen ein (Einkaufspreis: 40 Cent pro Packung) und verkauft sie über das Amazon-PAN-EU-FBA für 5 Euro pro Packung an Kunden innerhalb der EU. Er lagert die Lebkuchen in einem deutschen Lager. Amazon wiederum lagert sie unter anderem in ein tschechisches Lager um. Privatperson Lea Leckermaul aus Tschechien kauft einige Tage später eine Packung Lebkuchen von Anton und Amazon versendet sie aus dem tschechischen Lager an Lea.

Steuerlich betrachtet: innergemeinschaftliches Verbringen

Aus steuerlicher Sicht enthält dieser Fall nun so einige Tücken. An dieser Stelle interessiert uns aber vor allem die Frage: Wie wirkt sich die Umlagerung der Ware von Deutschland nach Tschechien aus?

Steuerlich gesehen handelt es sich wie gesagt um ein innergemeinschaftliches Verbringen. Das liegt vor, wenn

  • der Gegenstand innerhalb der EU in ein anderes Land verbracht wird (hier: Tschechien),
  • die Verwendung in diesem Land nicht nur vorübergehend ist (unschädlich ist hier, dass die Ware weiterverkauft werden soll) und
  • im Zeitpunkt des Versands noch unklar ist, an wen die Ware verkauft wird (Lea Leckermaul ist noch unbekannt).

Dieses Verbringen ist in Deutschland umsatzsteuerfrei. Voraussetzung dafür ist aber: Der Onlinehändler muss bis zum 15. Tag des Folgemonats eine Pro-Forma-Rechnung ausstellen.

So muss die Pro-Forma-Rechnung aussehen

Die Pro-Forma-Rechnung ist also keine „echte Rechnung“, sondern nur ein Nachweis für das Finanzamt, dass alles mit rechten Dingen zugeht. Diese Bestandteile müssen auf der Pro-Forma-Rechnung sein:

  • Deutsche USt-ID-Nummer des Unternehmers (hier: Anton)
  • Vom Lagerland erteilte USt-ID-Nummer (hier: Tschechien)
  • Angaben zur Ware
  • Bemessungsgrundlage, also
  • Selbstkosten (Verpackungskosten etc.)
  • Einkaufspreis (hier: 40 Cent pro Packung)

Übrigens: Man kann auch alle Umlagerungen eines Monats in das jeweilige Land zusammenfassen und dies als Sammelrechnung ausstellen.

Tücken und Tipps rund um die Pro-Forma-Rechnung

Wie aber sieht das nun in der Praxis aus – wie erstellt ein Unternehmer eine Pro-Forma-Rechnung? Wegen der Vielzahl und Komplexität der Vorgänge gibt es Buchführungssoftware für Onlinehändler – sogar spezielle Systeme für Amazon-FBA-Händler. Diese ermöglichen es, alle erforderlichen Daten von Amazon zu ziehen, z.B. für die automatische Rechnungserstellung.

Doch was, wenn Amazon ebenfalls Zugriff auf die Daten erhält, die Sie als Onlinehändler erfassen, wenn Sie eine Pro-Forma-Rechnung erstellen? Das ist eine Situation, die Sie unter Umständen vermeiden möchte: Denn schließlich sollte Amazon besser nicht erfahren, welchen Gewinn Sie als Onlinehändler mit dem Verkauf machen.

Tipp: Sie sollten also besser vermeiden, dass Amazon Details zum Einkauf erfährt. Deshalb sollten Sie Ihre Daten unbedingt über ein System pflegen, das außerhalb von Amazon liegt. Prüfen Sie die Programme kritisch und passen Sie auf, dass die Daten auf keine Weise an Amazon gelangen.

Fazit: Das umsatzsteuerfreie Umlagern von einem Land ins andere wirkt auf den ersten Blick steuerrechtlich gesehen irgendwie harmlos. Aber wenn Sie bei der Erstellung der Pro-Forma-Rechnung nicht aufpassen und sich für das falsche Programm entscheiden, kann Ihnen das unter Umständen Ihr Geschäft kaputtmachen. Am besten wenden Sie sich deshalb an einen auf Onlinehändler spezialisierten Steuerberater – der weiß auch, von welchen Programmen Sie die Finger lassen sollten.

Torsten Ziegs

Torsten Ziegs

Steuerberater bei felix1.de
Torsten Ziegs ist Steuerberater bei der felix1.de-Niederlassung in Dresden.
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