Achtung Falle: So überprüfen Sie die USt-ID Ihrer Onlinekunden

Frau mit iPad überprüft USt-ID ihrer OnlinekundenDer Onlinehandel kennt keine Grenzen mehr. Heutzutage kann man per Internet alles überall bestellen. Seinen Gegenüber lernt man nur noch in den seltensten Fällen persönlich kennen. Und genau darin liegt das Problem. Stellt sich nämlich heraus, dass der Käufer doch kein Unternehmer ist, wie er behauptet hat, führt dies zu unangenehmen steuerlichen Folgen für den Verkäufer. Mit der USt-ID des Geschäftspartners und dem Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamtes für Steuern können Sie sich absichern. Ganz einfach und unkompliziert.

Dafür brauchen Sie die USt-ID

Jeder Unternehmer, der innerhalb der Europäischen Union ein- oder verkauft, identifiziert sich mit der USt-ID als Unternehmer. Diese Nummer wird nur an Unternehmen vergeben. Das bedeutet: Nur wenn Ihr Geschäftspartner über eine USt-ID verfügt, können Sie davon ausgehen, dass es sich um ein Unternehmen handelt und nicht um eine Privatperson.

Umsatzsteuerlich ist das von erheblicher Bedeutung. Denn nur Lieferungen an Unternehmen innerhalb der Europäischen Union sind für den Verkäufer steuerfrei. Er stellt die entsprechende Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Ohne USt-ID müsste der Verkäufer die Umsatzsteuer seines Landes erheben und abführen (Achtung Ausnahme: Versandhandelsregelung).

Beispiel: Unternehmer Manuel Braun verkauft über seinen Onlineshop Ersatzteile für Autos von Deutschland aus an Unternehmer in Frankreich und Österreich. Als innergemeinschaftliche Lieferungen sind diese steuerfrei. Manuel Braun muss die Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen und auf die Steuerbefreiung des § 6a UStG hinweisen. Weiterhin dürfen die eigene USt-ID und die ausländische USt-ID des Käufers nicht fehlen.

Wenn die USt-ID auf den Rechnungen fehlt oder sie nicht stimmt

Stellt sich heraus, dass die USt-ID nicht stimmt, hat dies unangenehme Folgen. Das Finanzamt wird dann die Steuerfreiheit für die Lieferungen an diesen Käufer versagen und die deutsche Umsatzsteuer nachfordern. Das Gleiche gilt, wenn Sie auf den Rechnungen gar keine USt-ID des Käufers angeben.

So sichern Sie sich ab: Das Bestätigungsverfahren des BZSt

Um sicherzugehen, dass auf der anderen Seite tatsächlich ein Unternehmer sitzt, gibt es das Bestätigungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Das Bestätigungsverfahren können Sie jederzeit durchführen, wenn Sie selbst eine deutsche USt-ID haben.

Per Post, Telefon, Fax oder E-Mail richten Sie Ihre Anfrage an das BZSt – per Online-Bestätigungsanfrage über das Internetformular ist dies sogar kostenfrei.

Sie können dann noch wählen, ob Ihnen eine einfache Bestätigung ausreicht oder ob es eine qualifizierte sein soll. Die einfache Bestätigung gibt Auskunft darüber, ob eine ausländische USt-ID zum Zeitpunkt der Anfrage gültig ist. Wollen Sie es ganz genau wissen, können Sie im Rahmen der qualifizierten Bestätigung darüber hinaus abfragen, ob die Angaben des Geschäftspartners zu Firmenname, Rechtsform, Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den Daten übereinstimmen, die in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registriert sind.

Zeigt Ihnen die Abfrage an, dass die Daten übereinstimmen, können Sie beruhigt Ihre Ware steuerfrei liefern.

Praxistipp: Machen Sie bei Online-Abfragen einen Screenshot von dem Abfrageergebnis und heben Sie sich diesen gut auf. Mit einem weiteren Klick können Sie aber auch eine amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern, die Ihnen per Post zugeschickt wird.

Erhalten Sie jedoch bei einem oder mehreren Feldern die Meldung „stimmt nicht überein“, sollten Sie vorsichtig sein. Gehen Sie den Abweichungen unbedingt auf den Grund. Die häufigste Fehlerquelle sind Buchstaben- oder Zahlendreher und die falsche Eingabe von Sonderzeichen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass die Firma ihre Gesellschaftsform gewechselt oder den Firmensitz verlegt hat und dies in den Daten noch nicht angepasst wurde. Auch kann es bei der Übermittlung der Daten durch den Mitgliedstaat zu Fehlern kommen bzw. die Daten selbst schon fehlerhaft sein. Nehmen Sie im Zweifel Kontakt mit Ihrem Geschäftspartner auf, um die Abweichungen zu klären.

Wichtig: Solange es bei der Abfrage zu Fehlermeldungen kommt, ist keine vollständige qualifizierte Bestätigung möglich. Liefern Sie die Ware trotzdem, setzen Sie die Steuerfreiheit aufs Spiel.

Praxistipp: Doppelt hält besser. Liegen zwischen Vertragsschluss und Rechnungstellung mehrere Tage oder gar Wochen, sollten Sie nicht nur bei Vertragsschluss, sondern auch beim Schreiben der Rechnung die USt-ID überprüfen.

Fazit

Gehen Sie auf Nummer sicher und fragen Sie bei Neukunden immer, bei Stammkunden regelmäßig die USt-ID ab. Dokumentieren Sie die Abfragen durch Screenshots und durch die amtlichen Bestätigungsmitteilungen. Über das Internetformular des BZSt ist die Abfrage schnell und einfach möglich.

Müssen Sie viele Abfragen durchführen, kann das Bestätigungsverfahren über eine Schnittstelle in das eigene Softwaresystem eingebunden werden, sodass die USt-ID automatisiert abgefragt wird.

Damit gibt es eigentlich keinen Grund mehr, die USt-ID des Geschäftspartners nicht zu prüfen.

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