Kassenbuchsoftware: Bei Microsoft Access spielt das Finanzamt nicht mit

Bei PC-gestützten Kassensystemen schaut die Finanzverwaltung genau hin und winkt sie nur unter bestimmten Voraussetzungen als nicht manipulierbar durch. Hintergrund sind die GoBD. Was bedeutet das für Access-basierte Software und wie vermeiden Sie als Unternehmer Probleme mit den Behörden?

Wenn viel Bargeld fließt, steht die elektronische Kassenführung im Fokus

Wie eine ordnungsgemäße elektronische Buchführung aussehen muss, regeln die GoBD. Lesen Sie hierzu unseren Artikel „GoBD – Was muss ich als Unternehmer jetzt tun?“. Ziel: Der Betriebsprüfer soll die Buchführung der Unternehmen ordentlich überprüfen und mögliche Verstöße oder Manipulationen aufdecken können, durch die dem Staat Steuern verloren gehen.

Besonders genau schaut die Finanzverwaltung bei Unternehmen hin, in denen viel mit Bargeld gezahlt wird und diese Umsätze elektronisch erfasst werden, also durch Registrierkassen bzw. PC-Kassen. Denn hier besteht ein besonderes Risiko von Steuerhinterziehung durch nachträgliche Änderungen an den Einnahmedaten.

Um das zu verhindern, ist eine Verfahrensdokumentation notwendig. Bedeutet: Alle Änderungen an den Daten müssen nachvollziehbar sein. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss es eine solche Dokumentation geben, insbesondere

Protokolle aller nachträglichen Programmänderungen wie z.B. Preisänderungen (Programmierprotokolle) und eine Programmieranleitung.

Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Kassenabrechnungen nicht mehr anerkennt und die Einnahmen schätzt – ziemlich großzügig. Konsequenz: Es droht eine Steuernachzahlung. Lesen sie dazu auch unseren Artikel „Registrierkasse: Was ist zu tun – sofort und mittelfristig?“.

Wichtiges Urteil zu PC-Kassensystemen

Wann wird ein elektronisches Kassensystem von der Finanzverwaltung ausnahmsweise als nicht manipulierbar akzeptiert? Hierzu hat das Finanzgericht Münster ein wichtiges Urteil gefällt: Systeme auf Basis von Microsoft Access sind grundsätzlich manipulationsanfällig und deshalb formell mangelhaft (FG Münster, Urteil vom 29.03.2017 – 7 K 3675/13; Revision nicht zugelassen).

Geklagt hatte der Inhaber zweier Friseursalons. Er erfasste seine Bareinnahmen über eine PC-gestützte Kassensoftware, andere Funktionen wie Kundenkartei oder Terminverwaltung wickelte er über dieselbe Software ab.

Wenn Programmierprotokolle fehlen….

Bei einer Betriebsprüfung wollte das Finanzamt die Programmierprotokolle für die Kasse sehen, der Kläger legte diese jedoch nicht vor – mit erheblichen Konsequenzen.

Ein vom Gericht beauftragter Sachverständiger kam zu dem Ergebnis, dass das auf Microsoft Access basierende Kassensystem des Klägers manipulierbar sei. Das sei zwar schwierig, für EDV-Fachleute bzw. mit entsprechenden Programmen aber möglich. Entscheidend ist, dass solche Veränderungen nachträglich erfolgen und auch nicht zurückverfolgt werden können. Wie viel Aufwand das erfordert, ist gleichgültig.

… ist das ein erheblicher Mangel in der Kassenführung…

Das Finanzgericht sieht deshalb erhebliche formelle Mängel in der Kassenführung. Dabei spielt es keine Rolle, ob im Einzelfall tatsächlich manipuliert wurde – allein die Möglichkeit reicht. Und dass ausgerechnet die Software des Klägers nicht nachträglich veränderbar sei, glauben die Richter ebenfalls nicht. Es sei nicht gewährleistet, dass alle Einnahmen erfasst und damit auch versteuert würden.

… und das Finanzamt darf die Umsätze und Gewinn erhöhen – in Grenzen

Diese Versäumnisse geben dem Finanzamt das Recht, die in den Kassenabrechnungen verbuchten Umsätze und Gewinne durch eigene Hinzuschätzungen zu erhöhen – und damit auch die Steuerlast. Jedenfalls gilt das für bargeldintensive Unternehmen wie etwa einen Friseursalon.

Allerdings darf das Finanzamt nicht beliebig viel „draufpacken“. Im konkreten Fall sind als „Sicherheitszuschlag“ maximal 7,5 % der vom Inhaber erklärten Umsätze zulässig. Der Betriebsprüfer war durch eigene Berechnungen, die das Finanzgericht aber verwarf, zu wesentlich höheren Gewinnaufschlägen gekommen.

An der Buchhaltungssoftware zu sparen ist eine teure Lösung

Wir haben bereits darauf hingewiesen, dass und warum Word und Excel keine gute Idee für die Rechnungsstellung und Buchhaltung sind.

Wenn es um ordnungsgemäße Kassenberichte geht, kann das sogar richtig teuer werden. Denn da verstehen die Finanzverwaltung und auch die Finanzgerichte keinen Spaß.

Doch Vorsicht: Nicht alle Buchhaltungsprogramme erfüllen die zwingenden Voraussetzungen dafür. Und Excel zur Dokumentation von Bareinnahmen geht gar nicht, so das Finanzgericht Hamburg. Es erkannte die so erstellten Unterlagen nicht an, sondern schätzte bei einem Gastronomen Umsätze hinzu. Lesen Sie dazu den Artikel „Achtung: Diese Aufzeichnungspflichten müssen EÜR-Rechner bei Barumsätzen beachten“.

Auf der sicheren Seite sind Sie mit einer Software, mit der Sie Ihre Kassenbücher rechtssicher führen und die GoBD erfüllen. Nutzen Sie dazu doch einfach ETL PISA Finanzen.

Marco Spindler

Marco Spindler

Steuerberater bei felix1.de
Marco Spindler ist Steuerberater und Leiter der felix1.de-Niederlassung in Arnsberg.
Marco Spindler

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  1. Avatar for Marco Spindler

    Sehr interessanter Artikel und insbesondere für Gründer im Einzelhandel etc. ein wichtiges Thema!
    Liebe grüße

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