Es war das Thema des Jahres: Änderungen bei der Kassenführung stehen auf dem Plan. Wer das noch nicht auf dem Schirm hatte, für den ist jetzt allerhöchste Eisenbahn: Denn bereits ab dem 1.1.2017 müssen viele Kassen aufgerüstet sein. Wir geben Last-Minute-Hinweise.
Zur Beruhigung: Die Neuregelung betrifft nicht alle Kassen. Ein Zwang, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen, besteht ebenfalls nicht. Zurücklehnen können sich also an dieser Stelle Inhaber einer:
- 1. PC-Kasse
- 2. Registrierkasse neuerer Bauart
- 3. Offenen Ladenkasse
Handlungsbedarf gibt es nur für diejenige, die eine Registrierkasse älterer Bauart besitzen.
Kassenarten – was ist was?
Wer jetzt vollends verwirrt und verunsichert ist, dem möchten wir lieber noch einmal die Unterscheidung erklären:
Beginnen wir mit der leichtesten: Die offene Ladenkasse. Dahinter verbirgt sich die typische „Schubladenkasse“ komplett ohne technische Hilfe, wie man sie etwa vom Trödelmarkt kennt.
Dann gibt es da noch das Gegenteil, die durchweg elektronische PC-Kasse. Hier wird klassische PC-Software in Verbindung mit Kassen-Hardware wie Bondrucker oder Touch-Bildschirmen verwendet. Die neuesten Geräte funktionieren mit Tablets oder Smartphones und können über eine Schnittstelle Daten in die Finanzbuchhaltung senden.
Und dann gibt es noch EDV-Registrierkassen in zwei Ausführungen:
- Registrierkassen neuerer Bauart: Diese Kassen drucken den Kundenbon aus. Das Journal ist dagegen elektronisch mit einem elektronischen Speicher z.B. in Form einer SD-Karte.
- Registrierkassen älterer Bauart: Hier gibt es zwei Drucker – einen für den Kundenbon auf einem Papierstreifen (Bonrolle), der andere für die Journalrolle, auf der die Umsätze des Unternehmers aufgezeichnet werden.
Und wer letztere verwendet, sollte jetzt wieder hellhörig werden. Jedenfalls, wenn er hiervon zum ersten Mal hört: Ab dem 1.1.2017 können Sie diese Kasse nicht mehr verwenden!
Das ist ab 1.1.2017 Pflicht für elektronische Registrierkassen
Grund dafür ist: Die Kasse muss ab dem nächsten Jahr in der Lage sein, bestimmte Daten über mindestens 10 Jahre speichern zu können.
Welche Daten das konkret sind, sehen Sie hier:
- Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen, die entsprechenden Preise mit Historie
- Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten
- Sämtliche Journaldaten
Außerdem müssen folgende Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahrt werden:
- Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung der Kasse
- Den Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. Messen oder Märkte)
Hintergrund des Ganzen
Und warum das Ganze? Hintergrund ist die Pflicht zur ordnungsgemäßen Kassenführung. Bedeutet: Alle Eintragungen müssen vollständig, zeitgerecht geordnet, formell und inhaltlich richtig sowie täglich aufgezeichnet werden.
Konkret heißt das:
- Die Tageseinnahmen müssen rechnerisch ermittelt werden – bei offenen Ladenkassen durch einen Kassenbericht, bei Registrierkassen durch den Z-Bon (Tagesendsummenbon).
- Zudem muss ein Kassenbuch geführt werden: Hier werden Bareinnahmen und –ausgaben in ihrer zeitlichen Reihenfolge in ein gebundenes Heft eingetragen. Soll- und Istbestand der Kasse müssen übereinstimmen – es muss also täglich nachgezählt werden, ob das, was im Kassenbuch steht, auch stimmt (Kassensturzfähigkeit). Der Bestand kann niemals negativ sein.
- Jeder Ein- und Auszahlung muss ein Beleg zugrunde liegen. Notfalls reicht ein Eigenbeleg.
- Wer privat Geld aus der Kasse nimmt oder welches einlegt, muss dieses dokumentieren.
- Niemals darf nachträglich das Kassenbuch geändert werden.
- Jede Bewegung muss einzeln aufgezeichnet werden – das betrifft Einnahme bzw. Ausgabe, Inhalt der Leistung und Identität des Kunden (Einzelaufzeichnungspflicht).
Nun verlangt aber die Finanzverwaltung bereits seit 2002 für die Betriebsprüfung die Überlassung aller elektronisch erfassten Daten auf einem Datenträger. Die einzeln aufgezeichneten Daten müssen 10 Jahre lang unveränderbar und auslesbar sein. Und seit 2010 gilt das auch für Kassen. Bisher war der Betriebsprüfer bei Kassen, die das noch nicht erfüllt haben, gnädig. Diese Gnadenfrist läuft Ende des Jahres ab.
Und jetzt?
Haben Sie keine Kasse, die diese Speicherung der Daten ermöglicht? Dann haben Sie jetzt drei Möglichkeiten:
- 1. Sie hoffen weiterhin auf einen gnädigen Betriebsprüfer – eine schlechte Idee. Denn früher oder später wird er Ihre Kasse verwerfen und stattdessen schätzen – natürlich zu Ihren Ungunsten.
- 2. Sie besorgen sich so schnell wie möglich eine neue Kasse, die die elektronische Aufzeichnung gewährleistet.
- 3. Sie sind sich noch unsicher, ob Ihre Kasse hinreichend gerüstet ist? Dann holen Sie sich Hilfe – mit dem ETL Kassencheck. Hier werden Sie genau beraten, ob Ihre Kasse bereit für 2017 ist.
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