Änderung der GoBD: Jetzt geht’s auch mit dem Smartphone

Smartphone und BelegeDas Bundesfinanzministerium fasst die GoBD neu – und versucht damit offenbar, mit der Zeit zu gehen und die Regeln der Buchhaltung an die digitale Welt anzupassen. Wie ihm das gelingen will, lesen Sie in diesem Artikel.  

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat Anfang Oktober einigen Institutionen wie dem Deutschen Steuerberaterverband den Entwurf einer Neufassung des GoBD-Schreibens zur Stellungnahme vorgelegt. Zu den wichtigsten Neuerungen in technischer Hinsicht gehört, dass jetzt ganz offiziell steuerlich relevante Belege mit einer App auf dem Smartphone erfasst und an den Steuerberater weitergeleitet werden dürfen. Klingt gut – zu große Erwartungen darf man an die neuen GoBD jedoch nicht haben.

GoBD – was war das gleich noch mal genau?

Mit den GoBD – also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – regelt die Finanzverwaltung die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von elektronischen Daten und Papierdokumenten, die steuerlich relevant sind.

Was das genau für den Unternehmer bedeutet, lesen Sie in unseren Artikeln „GoBD – Was muss ich als Unternehmer jetzt tun?“ und „Die 5 größten Irrtümer zu den GoBD“. In dem „Rundum Guide: elektronische Rechnung“ erfahren Sie, was Sie bei einer elektronischen Rechnung beachten müssen.

Cloud-Systeme und das gute alte Smartphone

Die wichtigsten Neuerungen im Überblick: Ausdrücklich erwähnt werden im neuen Entwurf Cloud-Systeme. Wer also seine Belege digital in eine Cloud lädt, auf die zum Beispiel der Steuerberater zugreifen kann, ist rechtlich jetzt auf der sicheren Seite. Damit steht auch die Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten in einer Cloud auf (rechts-)sicheren Füßen.

Papierbelege scannen für eine elektronische Archivierung war auch bisher schon erlaubt. Diesbezüglich sprechen die GoBD jedoch jetzt von einer elektronischen bildlichen Erfassung. Diese darf mit den unterschiedlichsten Geräten erfolgen. Ausdrücklich erlaubt sind Smartphones, die über eine entsprechende App Belege aufzeichnen und an den Steuerberater übermitteln. Ebenso sind Scan-Straßen und Multifunktionsgeräte zulässig. Das Abfotografieren und der Versand per E-Mail oder das mobile Scannen mit dem Smartphone dürften nun kein Problem mehr sein. Damit muss sich keiner mehr für das heimische Büro extra einen Scanner anschaffen, sondern kann die entsprechenden Arbeiten bequem mit dem Smartphone erledigen – das man ja in den allermeisten Fällen eh hat. Ein ganz klarer Vorteil für kleine Unternehmen und Freiberufler.

Diese Neuerung freut uns von felix1.de natürlich besonders, denn damit ist unsere App „Pisa Beleg“ offiziell anerkannt. Mit ihrer Hilfe digitalisieren Sie Ihre Belege ganz bequem und komfortabel: Fotografieren, kategorisieren, fertig.

Gilt auch fürs Ausland

Wer sich auf einer Dienstreise im Ausland befindet, kann bereits von unterwegs die entstandenen Belege erfassen. Denn die Finanzverwaltung erlaubt nun, dass Arbeitnehmer schon während des Auslandsaufenthalts den Beleg „bildlich erfasst“ und zur weiteren Verarbeitung an den Arbeitgeber übermittelt, zum Beispiel via Scan-App auf dem Smartphone. Vorteil: Bei größeren Ausgaben, die der Arbeitnehmer vorstrecken muss, erhält er schneller sein Geld erstattet. Außerdem ist damit der Beleg „gesichert“, falls das Original aus Papier verloren gehen sollte.

Wer seine elektronischen Belege zur Aufbewahrung in ein unternehmenseigenes Format konvertiert, musste bisher beide Versionen archivieren, derselben Aufzeichnung zuordnen, mit demselben Index verwalten und die konvertierte Version als solche kennzeichnen. In Zukunft genügt die Aufbewahrung der konvertierten Fassung, wenn diese Anforderungen beachtet werden:

  • Es darf keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen werden.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung muss dokumentiert werden (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde sind nicht eingeschränkt.

Wird – aus welchen Gründen auch immer – die elektronische Buchführung ins Ausland verlagert, gibt es ebenfalls Neuerungen zu beachten: Für ein in diesem Zusammenhang vorgenommenes ersetzende Scannen dürfen die Ursprungsbelege auf Papier an den Ort der elektronischen Buchführung, sprich ins Ausland gebracht werden. Dort muss die Digitalisierung zeitnah erfolgen.

Fazit

Der neue Entwurf enthält eigentlich nur punktuelle Änderungen und Ergänzungen – was leider dem allgemeinen deutschen Tempo in Sachen Digitalisierung entspricht. Wenn man sich die GoBD so durchliest, weiß man gar nicht, wie man alles richtig machen soll. Es stehen zwar zahlreiche Hilfsmittel bereit, um eine rechtssichere Buchführung zu ermöglichen. Welche Systeme geeignet sind und von welchen man besser die Finger lässt, muss der Steuerpflichtige jedoch selbst herausfinden – denn bezüglich der Ordnungsmäßigkeit des verwendeten Buchführungssystems erteilt die Finanzverwaltung keine Auskünfte, und zwar weder bei einer Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft.

Auch auf Zertifikate und Testate Dritter können Sie sich nicht unbedingt verlassen, denn diese sind für das Finanzamt nicht bindend. Wenden Sie sich deshalb bitte an einen Steuerberater Ihres Vertrauens – bevor Ihnen Ihre elektronische Buchführung um die Ohren fliegt.

Christina Pütz-Baldauf

Christina Pütz-Baldauf

Steuerberaterin bei felix1.de
Christina Pütz-Baldauf ist Steuerberaterin bei der felix1.de-Niederlassung in Lindlar.
Christina Pütz-Baldauf

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