Offenlegungspflicht verletzt? So schnell sind Sie mit 2.500 Euro dabei

Mann liest ZeitungWer verpflichtet ist, seinen Jahresabschluss offenzulegen, hat dafür nicht beliebig Zeit. Die Fristen sind relativ knapp bemessen und können nicht verlängert werden. Zudem droht ein Ordnungsgeld, wenn die Offenlegungspflicht nicht erfüllt wird – mindestens 2.500 Euro kostet das. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen deshalb die wichtigsten Informationen rund um die Offenlegung dar und zeigen Ihnen, wie Sie teure Fehler vermeiden können.

Offenlegungspflicht und Ordnungsgeld – um was geht es hier eigentlich?

Einige Unternehmen sind verpflichtet, regelmäßig bestimmte Unterlagen zu veröffentlichen. Dadurch sollen Geschäftspartner, Gläubiger oder Gesellschafter die Möglichkeit haben, sich über die wirtschaftlichen Verhältnisse der Unternehmen zu informieren. Offenlegungspflichtig sind insbesondere: AG, GmbH, KGaA, GmbH & Co. KG, Banken und Versicherungsunternehmen, Mutterunternehmen für den Konzern.

Welche Unterlagen offengelegt werden müssen, hängt davon ab, wie groß das Unternehmen ist. Während bei Kleinstkapitalgesellschaften u. a. die Abgabe einer verkürzten Bilanz genügt und die Gewinn- und Verlustrechnung nicht veröffentlicht werden muss, müssen große Unternehmen sämtliche Unterlagen offenlegen: Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) mit Bestätigungs- bzw. Versagungsvermerk des Abschlussprüfers, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats, bei börsennotierten AG und KGaA zusätzlich die Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex.

Grundsätzlich gilt: Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Erleichterungen bezüglich der Offenlegungspflicht.

Achtung: Es reicht nicht mehr aus, einen vorläufigen Jahresabschluss einzureichen. Vielmehr ist jetzt der festgestellte oder gebilligte Jahresabschluss notwendig.

Die Unterlagen müssen grundsätzlich in elektronischer Form beim Bundesanzeiger eingereicht werden. Nur Kleinstgesellschaften dürfen stattdessen die Bilanz dauerhaft in elektronischer Form hinterlegen.

Verstößt ein Unternehmen gegen die Offenlegungspflicht, drohen Sanktionen, insbesondere kann ein Ordnungsgeld festgesetzt werden.

Welche Frist Sie beachten müssen

Für die Veröffentlichung der erforderlichen Unterlagen haben die Unternehmen ein Jahr Zeit, gerechnet ab dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahres.

Beispiel: Die Kaktus GmbH beendet ihr Geschäftsjahr am 31.12.2018. Die erforderlichen Unterlagen müssen deshalb spätestens am 31.12.2019 elektronisch beim Bundesanzeiger eingereicht werden.

Wichtig: Diese Offenlegungsfrist kann nicht verlängert werden. Ob zum Beispiel der Jahresabschluss noch nicht aufgestellt oder ein Prüfungsauftrag noch nicht erteilt wurde, spielt keine Rolle. Auch eine Betriebsprüfung rechtfertigt nicht eine verspätete Abgabe der Unterlagen.

Wie läuft das Ordnungsgeldverfahren ab?

Kommt ein Unternehmen seiner Offenlegungspflicht nicht nach, wird es vom Bundesamt für Justiz zunächst aufgefordert, die Veröffentlichung der erforderlichen Unterlagen nachzuholen. Dafür sind dann sechs Wochen Zeit. Das ist die sogenannte Nachfrist.

Beispiel: Die Kaktus GmbH hat bis zum 31.12.2019 keine Unterlagen offengelegt. Das Bundesamt für Justiz fordert die Kaktus GmbH deshalb schriftlich auf, den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen. Das Schreiben geht der Kaktus GmbH am 12.3.2019 zu. Spätestens bis zum 23.4.2019 muss diese alle erforderlichen Unterlagen beim Bundesanzeiger elektronisch eingereicht haben.

Praxistipp: Mit der Aufforderung zur Erfüllung der Offenlegungspflicht droht das Bundesamt für Justiz nicht nur ein Ordnungsgeld an, sondern erlegt dem säumigen Unternehmen auch die Verfahrenskosten auf. Bezahlen Sie diese auf jeden Fall, selbst wenn Ihr Unternehmen die Unterlagen innerhalb der 6-Wochenfrist einreichen sollte.

Beispiel: Das Bundesamt der Justiz droht in dem Schreiben gegenüber der Kaktus GmbH ein Ordnungsgeld von 5.000 Euro an. Gleichzeitig werden der Kaktus GmbH die Kosten des bisherigen Verfahrens auferlegt. Diese betragen 100 Euro zuzüglich 3,50 Euro Auslagen für die Zustellung. Wenn die Kaktus GmbH bis zum 23.4.2019 alle erforderlichen Unterlagen einreicht, wird kein Ordnungsgeld festgesetzt. Trotzdem muss sie die Verfahrenskosten von 103,50 Euro bezahlen.

Welche Sanktionen drohen bei Versäumnis der Nachfrist?

Wer auch die 6-wöchige Nachfrist verstreichen lässt und weder Unterlagen einreicht noch Einspruch einlegt, sollte schon mal ein wenig Geld auf die Seite legen. Denn dann verlangt das Bundesamt für Justiz die Zahlung des angedrohten Ordnungsgeldes. Dieses beträgt im Normalfall mindestens 2.500 Euro und höchstens 25.000 Euro. Das kann kleinen und mittleren Unternehmen schon wehtun. Ist die Kapitalgesellschaft kapitalmarktorientiert, sind sogar Ordnungsgelder im zweistelligen Millionenbetrag möglich.

Gleichzeitig mit der Festsetzung des Ordnungsgeldes wiederholt das Bundesamt für Justiz übrigens seine Aufforderung, die gesetzlich erforderlichen Unterlagen offen zu legen – wiederum unter Androhung eines Ordnungsgeldes.

Das geht dann so lange weiter, bis das Unternehmen seine Offenlegungspflicht erfüllt.

Beispiel: Die Kaktus GmbH legt auch in der 6-wöchigen Nachfrist keine Unterlagen vor. Das Bundesamt für Justiz setzt deshalb das angedrohte Ordnungsgeld von 5.000 Euro fest. Mit einer weiteren Verfügung verlangt es erneut die Offenlegung und droht wiederum ein Ordnungsgeld an.

Praxistipp: Kommen Sie Ihrer Offenlegungspflicht zwar erst nach Ablauf der Nachfrist nach, aber noch bevor das Ordnungsgeld festgesetzt wird, muss Strafe immer noch sein, aber wenigstens reduziert sie sich: Bei Kleinstkapitalgesellschaften beträgt das Ordnungsgeld dann 500 Euro, bei kleinen Kapitalgesellschaften 1.000 Euro. Bei einer geringfügigen Überschreitung der 6-Wochenfrist kann die Strafe sogar noch geringer ausfallen.

Wie Sie sich gegen das Ordnungsgeld wehren können

Gegen die Androhung des Ordnungsgeldes können Sie Einspruch einlegen. Dieser muss innerhalb von sechs Wochen beim Bundesamt für Justiz eingelegt werden.

Beispiel: Die Kaktus GmbH erhält die Ordnungsgeldandrohung am 12.3.2019. Wenn sie Einspruch einlegen möchte, muss dieser bis spätestens 23.4.2019 beim Bundesamt für Justiz eingegangen sein.

Praxistipp: Mit dem Einspruch können Sie sich nur gegen das Ordnungsgeld wehren, nicht gegen die Offenlegungspflicht. Es geht hier also nur darum, die Strafzahlung wegen der Nichtabgabe der gesetzlich geforderten Unterlagen zu verhindern. Begründen Sie unbedingt, warum das Unterlassen der Offenlegung in Ihrem Fall gerechtfertigt ist.

Allerdings sollten Sie bedenken: Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Die Folge: Sollten Sie mit Ihrem Einspruch keinen Erfolg haben und ist die 6-wöchige Nachfrist zum Zeitpunkt der Einspruchsentscheidung bereits abgelaufen, müssen Sie das Ordnungsgeld bezahlen – selbst wenn Sie die Offenlegung dann noch nachholen.

Beispiel: Gegen die Androhung des Ordnungsgeldes legt die Kaktus GmbH fristgerecht am 26.3.2019 Einspruch ein. Dieser wird am 7.5.2019 als unbegründet verworfen. Daraufhin kommt die Kaktus GmbH ihrer Offenlegungspflicht nach und übermittelt elektronisch die erforderlichen Unterlagen. Da die 6-wöchige Nachfrist aber bereits am 23.4.2019 abgelaufen ist, verhindert die Offenlegung nicht, dass das Bundesamt für Justiz nach dem erfolglosen Einspruch das Ordnungsgeld von 2.500 Euro festsetzt. Die Zahlung des Ordnungsgeldes hätte die Kaktus GmbH nur durch eine Offenlegung bis spätestens 23.4.2019 verhindern können.

Ist Ihr Einspruch dagegen zulässig und begründet, wird das angedrohte Ordnungsgeld nicht festgesetzt.

Fazit

Um die gesetzlichen Offenlegungspflichten kommen Sie nicht herum. Suchen Sie sich rechtzeitig einen Steuerberater Ihres Vertrauens, damit Sie Ihre Pflichten ordnungsgemäß und vor allem fristgerecht erfüllen können. Dann müssen Sie sich um das Ordnungsgeld keine Gedanken machen.