GoBD – Was muss ich als Unternehmer jetzt tun?

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Sie sind seit mittlerweile anderthalb Jahren wegweisend für den Unternehmer: Die GoBD. Was aber wird konkret vom Unternehmer verlangt, wenn es um elektronische Belege geht? Wie muss er seine Buchhaltung umstellen? Wir geben konkrete Handlungsanweisungen.

Vom Papierbeleg zum elektronischen Beleg

Heutzutage macht eigentlich kein Unternehmer mehr seine Buchhaltung ausschließlich mit Papierbelegen. Und sobald ein elektronischer Beleg ins Spiel kommt, sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) anzuwenden. Dabei gelten zwar weiterhin die üblichen Anforderungen an die Buchführung: Die Buchhaltung muss nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar erfolgen.

Doch was das konkret bedeutet, wenn ein Beleg plötzlich nicht mehr „anfassbar“, sondern „virtuell“ ist, diese Frage rief in den letzten Jahren noch viele Unsicherheiten hervor. Damit soll jetzt Schluss sein – so der Plan der Finanzverwaltung. Schauen wir mal, was wir aus den GoBD für Handlungsanweisungen ziehen können und ob wir an mancher Stelle nicht nach wie vor noch im Dunkeln tappen.

1. Das Wichtigste: Keine Buchung ohne Beleg

Es ist und bleibt der wichtigste Grundsatz der Buchhaltung: Wo eine Buchung ist, muss es auch einen dazugehörigen Beleg geben.

In der Papierwelt heißt das: Auf den Papierbeleg gehören

  • Angaben zur Kontierung (Konto, Gegenkonto, ggf. Umsatzsteuerschlüssel)
  • Angaben zum Ordnungskriterium (eindeutige Belegnummer)
  • Angaben zum Buchungsdatum.

Für elektronische Belege gilt: Der Beleg muss so mit der Buchung verknüpft sein, dass die Verknüpfung des Beleges mit der Buchung progressiv und retrograd überprüfbar ist. Progressiv bedeutet, dass der folgende Weg muss überprüfbar sein muss:

Beleg ⇒ Grundbuchaufzeichnung / Journale Konten Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung Steueranmeldung / Steuererklärung

Bei der retrograden Überprüfbarkeit ist es genau andersherum. Beides muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein.

Tipp: Durch ein eindeutiges Ordnungskriterium und eine nachvollziehbare Dokumentenablage stellen Sie diese Überprüfbarkeit auch bei elektronischen Belegen sicher. Kontierungsangaben auf dem Beleg sind dann nicht erforderlich.

2. Die Uhr tickt: Zeitnahe Erfassung

Die GoBD machen auch Vorgaben hinsichtlich der zeitlichen Erfassung von Belegen. Achtung Falle: Erfassen bedeutet nicht Buchen! Eine geordnete und übersichtliche Belegablage reicht aus. Sie müssen den Beleg nur innerhalb dieser Zeit sichern, damit er nicht verloren geht. Unbare Geschäfte sollten Sie innerhalb von 10 Tagen erfassen.

Übrigens: Für Bargeschäfte gelten besondere Anforderungen. Lesen Sie mehr in unseren Artikeln „5 (von vielen) Todsünden bei der Kassenführung“ und „Entwarnung: Elektronische Kasse nicht verpflichtend“.

Tipp: Scannen Sie Papierbelege innerhalb von 10 Tagen ein und legen Sie diese mit den elektronischen Belegen ab. Erforderlich ist eine sinnvolle Ordnerstruktur und laufende Nummerierung.

3. Verfahrensdokumentation ist alles

Die Buchhaltungsgrundsätze schreiben vor, dass alle Änderungen an den Daten nachvollziehbar sein müssen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Folgendes hervorgeht:

  • Arbeitsabläufe,
  • Aufzeichnungen,
  • Datensätze,
  • Dokumente
  • sowie auf die eingesetzte Software und deren Aktualisierung

Beschränken Sie Ihre Dokumentation auf steuerrelevante Daten und sonstige Daten, die zum Verständnis erforderlich sind. Man muss aber genau sehen können, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet ausgegeben und aufbewahrt werden. Wichtig ist auch, dass Sie die Programmieranleitung aufbewahren. Dabei gilt allerdings: Die Anforderungen an den Umfang der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Größe des Betriebes, der Branche und dem Umfang der eingesetzten EDV-Systeme. Geringer sind die Anforderungen bei:

  • weniger komplexer Buchführung
  • Einsatz von Standardsoftware
  • geringem Belegvolumen
  • Nutzung von revisionssicheren Archiven.

Tipp: Eine doppelte Finanzbuchhaltung erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung in aller Regel. Wichtig: Buchungsvorläufe müssen nach Abschluss der monatlichen Buchhaltung festgeschrieben werden, um spätere Änderungen durch Stornobuchungen zu dokumentieren. Gleiches gilt für Änderungen an Kassen- und Warenwirtschaftssystemen sowie an allen übrigen Systemen, die Sie einsetzen.

4. Aufbewahrung jedes Papierbelegs wirklich erforderlich?

Der Grundsatz lautet: Der Beleg muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem er eingegangen ist. Das heißt elektronische Belege werden elektronisch aufbewahrt und Papierbelege in Papierform.

Achtung: Niemals einen elektronischen Beleg einfach ausdrucken und den elektronischen Beleg löschen. Das reicht nicht aus.

Wer Papier nicht mag, der darf die Belege allerdings auch digitalisieren. Aber: Der Aufwand ist hoch. Denn wer sich an das sogenannte „ersetzende Scannen“ herantraut, muss ganz genau dokumentieren, wer wann was auf welche Art mit dem Beleg gemacht hat. Nur dann darf er den Papierbeleg wegwerfen.

Sie möchten wissen, wie die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen aussehen soll? Um den Rahmen eines Blog-Artikels nicht zu sprengen, machen wir es uns an dieser Stelle einfach: Schließlich hat die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband ein 19-seitiges (!) Dokument dazu erarbeitet. Wer sich an dieses Muster hält, der kann dann getrost seine Papierbelege wegwerfen.

Tipp: Wenn ein derartig umfassender Prozess zu aufwändig für Ihr Unternehmen ist und Sie keine Not haben, heben Sie lieber die Papierbelege auf. Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste!

Übrigens: Weitere Tipps zu elektronischen Rechnungen finden Sie in unserem Artikel „Amazon, ebay & Co. – Rechnungen richtig archivieren“.

 

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Annika Haucke

Rechtsanwältin bei felix1.de
Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.
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Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.