Die 5 häufigsten Fehler bei der Lohnbuchhaltung

Die 5 häufigsten Fehler bei der Lohnbuchhaltung

Wer Mitarbeiter hat, kommt um das Thema Lohnbuchhaltung nicht herum. Doch ist die Lohnbuchhaltung falsch, führt das zur Unzufriedenheit des Mitarbeiters. felix1.de geht auf die häufigsten Fehlerquellen bei der Lohnbuchhaltung ein.

Unterhalb der Infografik werden die Fehler noch einmal im Detail erläutert.

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1. Mangelnde Sorgfalt in Stresssituationen

Wer kennt es nicht? Die Arbeit wird auf den letzten Drücker gemacht, weil es vorher immer wichtigere Dinge zu tun gab. Und plötzlich ist Eile angesagt. So etwas geht eigentlich immer nach hinten los, wenn man noch andere Dinge im Kopf hat. Hier sind Zahlendreher und Unsauberkeiten vorprogrammiert. Auch wenn die schlichte Dateneingabe nach einer simplen Aufgabe klingt – hier werden die meisten Fehler gemacht.

2. Fehlerhafte Einschätzung der Sozialversicherungspflicht

Bei einem Festangestellten fallen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hälftig Beiträge für Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung an. Das ist aber nicht bei jedem Mitarbeiter so. Beim Minjobber z.B. sind Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung zu zahlen – diese sind aber anders auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer verteilt. Und beim Werkstudenten liegt der Fall noch anders: Rentenversicherung fällt hier an, der Rest aber nicht. Vorsicht und Genauigkeit ist hier wieder einmal gefragt.

3. Besonderheiten bei der Abrechnung eines Gesellschafter-Geschäftsführers

Auch der Gesellschafter-Geschäftsführer kann Gehalt bekommen. Er wird dabei allerdings wie ein Angestellter behandelt. Ein ordentlicher Vertrag ist hier wichtig, denn er muss so ausgestaltet sein, wie es bei einem „normalen“ Angestellten der Fall wäre – sog. Fremdvergleich. Die Vergütung muss eindeutig sein, sonst bekommt die Gesellschaft Ärger vom Finanzamt. Und die Lohnabrechnung muss natürlich genauso stimmen – Achtung Fehlerquelle!

4. Falsche Unterscheidung zwischen kurzfristig Beschäftigtem und Minijobber

Ein Minijobber verdient – wie den meisten bekannt ist – maximal 450 Euro. Damit ist er geringfügig beschäftigt. Das ist allerdings etwas anderes als eine sog. kurzfristige Beschäftigung. Hier ist die Tätigkeit auf einen Zeitraum von drei Monaten bzw. 70 Arbeitstagen beschränkt. Man kann nur entweder Minijobber oder kurzfristig Beschäftigter sein. Und es gelten ganz unterschiedliche Regeln: Während beim Minijobber 15% Rentenversicherung und 13 % Krankenversicherung anfallen, entfallen die Sozialversicherungsbeiträge beim kurzfristig Beschäftigten. Hier muss man also genau hinschauen, denn die Folgen der Einordnung sind sehr unterschiedlich.

5. Abrechnung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Lohnbestandteilen

Auf Arbeitslohn fällt Lohnsteuer an. Wird Lohn allerdings nicht in Geld ausgezahlt, gibt es Möglichkeiten, dem Arbeitnehmer steuerfrei etwas zuzuwenden oder die Zuwendung pauschal zu besteuern. Ein Blumenstrauß zum Geburtstag im Wert von bis zu 40 Euro ist zum Beispiel steuerfrei. Auch ein Urlaubsgeld ist unter bestimmten Voraussetzungen für den Arbeitnehmer steuerfrei und für den Arbeitgeber mit 25 % pauschal zu besteuern. Bei der Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten kann ein Lohnbuchhalter schnell durcheinanderkommen.

Fazit: In der Lohnbuchhaltung können einige Fehler passieren. Oben sind lediglich die fünf häufigsten abgebildet. Um solche folgenschweren Irrtümer zu vermeiden, geben Sie Ihre Lohnbuchhaltung am besten an einen felix1.de-Steuerberater ab – ab 9,90 Euro monatlich pro Mitarbeiter. Informieren Sie sich hier: www.felix1.de/Lohnbuchhaltung

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Annika Haucke

Rechtsanwältin bei felix1.de
Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.
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