Inventur – 4 Dinge, die Sie wissen sollten

das-wichtigste-zur-inventurBald ist es wieder so weit: An vielen Läden hängen Schilder „Heute wegen Inventur geschlossen!“. Aber was genau bei einer Inventur passiert und warum sie durchgeführt wird, wissen viele nicht. felix1.de erklärt, welche Unternehmen eine Inventur machen müssen und welche Arten es gibt.

Was ist eine Inventur?

Jeder weiß, bei der Inventur werden die Waren gezählt. Das ist allerdings noch nicht alles. Denn auch alle anderen Vermögensgegenstände und auch die Schulden des Unternehmens müssen erfasst werden. Das sind z.B. auch die Fahrzeuge, die Computer oder auch die Schreibtische des Unternehmens. Sogar die Grundstücke müssen gezählt werden. Zählen ist allerdings nicht immer möglich. Dann kann auch gemessen, gewogen oder sogar geschätzt werden.

Bei der Inventur geht es aber nicht nur um die Anzahl der einzelnen Vermögensgegenstände, sondern um den Wert, den diese Vermögensgegenstände haben. Deshalb wird, nachdem die Vermögensgegenstände erfasst wurden, der Wert festgestellt. Es geht darum, den richtigen Buchwert zu ermitteln.
Das Ergebnis dieser Arbeit ist das Inventar. Dort sind alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert aufgelistet.

Wozu wird eine Inventur gemacht?

Die meisten Unternehmen führen Inventuren durch, damit der Jahresabschluss erstellt werden kann. Im Jahresabschluss werden nämlich die Buchwerte der einzelnen Vermögensgegenstände benötigt. Stellt sich bei einer Inventur heraus, dass z.B. ein PC nicht mehr vorhanden ist, darf dieser auch nicht mehr im Jahresabschluss angegeben werden.

Bei vielen Unternehmen besteht aber der größte Aufwand der Inventur, beim Zählen der Ware und Lagerbestände. Auch hierbei wird festgestellt, welche Waren überhaupt noch vorhanden sind und welchen Wert diese haben. Gerade durch Diebstahl oder weil Warenabgänge nicht ordentlich dokumentiert wurden, stimmen die tatsächlichen Bestände der Waren oft nicht mit den Beständen der EDV überein.

Wer muss eine Inventur machen?

Die Werte der Vermögensgegenstände werden in der Bilanz des Unternehmens angegeben. Deshalb müssen nur bilanzierende Unternehmen eine Inventur durchführen. Für alle anderen Unternehmen besteht diese gesetzliche Pflicht nicht.

Dennoch können auch nicht bilanzierende Unternehmen eine Inventur freiwillig durchführen, um festzustellen, welche Warenbestände vorhanden sind. Für den Jahresabschluss werden diese Werte allerdings nicht benötigt.

Welche Arten von Inventuren gibt es?

Auch wie und wann die bilanzierenden Unternehmen eine Inventur durchführen, ist gesetzlich festgelegt. Dafür stehen den Unternehmen mehrere Inventurarten zur Verfügung.

Stichtagsinventur: Die meisten Unternehmen führen die Inventur zum Jahresende durch. Denn oft endet auch das Wirtschaftsjahr des Unternehmens am 31.12. (Bilanzstichtag). Da die genauen Bestände und Werte zu diesem Tag benötigt werden, wird die Inventur kurz vor oder nach dem Jahreswechsel durchgeführt. Diese Stichtagsinventur muss innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Zu- und Abgänge, die zwischen der Inventur und dem Bilanzstichtag erfolgen, müssen berücksichtigt werden.

Permanente Inventur: Über das Jahr werden ständig die Bestände des Unternehmens erfasst. Die permanente Inventur wird häufig von Supermärkten angewendet. Für den Jahresabschluss ist diese Inventurart aber nur zulässig, wenn ein Lagerbuch geführt wird und alle Zu- und Abgänge ständig erfasst werden. Auch hierbei wird der Wert zum Bilanzstichtag errechnet.
Zusätzlich müssen alle Bestände des Lagers einmal jährlich gezählt werden und abgeglichen werden. Das bedeutet: Für jede einzelne Ware müssen die gezählten Werte mit den Werten in der EDV verglichen werden.
Das muss allerdings nicht für alle Waren an einem Tag passieren und kann über das komplette Jahr verteilt werden.

Der Vorteil dieser Inventurart ist, dass es nicht notwendig ist, das Geschäft für einen oder mehrere Tage zu schließen, um die Inventur durchführen zu können. Allerdings ist der Personalaufwand sehr hoch. Denn alle Waren werden mehrfach im Jahr gezählt. Deshalb wird die Ware immer dann gezählt, wenn der Lagerbestand besonders niedrig ist.

Verlegte Inventur: Für manche Unternehmen ist es nicht möglich, die Inventur gerade in dieser kurzen Zeit durchzuführen. Dann kann auch die verlegte Inventur angewendet werden. Die Bestandsaufnahme erfolgt innerhalb von drei Monaten vor dem Bilanzstichtag oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag. Auch bei dieser Inventurart werden die Werte am Bilanzstichtag benötigt. Deshalb müssen Zu- und Abgänge, die zwischen der Inventur und dem Bilanzstichtag stattfanden, berücksichtigt werden. Anders als bei der Stichtagsinventur werden hierbei nicht die Mengen berücksichtigt, sondern nur die wertmäßigen Veränderungen.

Stichprobeninventur: Diese besondere Inventurart dürfen nur Großunternehmen durchführen.
Als Großunternehmen gelten z.B. Kapitalgesellschaften, die zwei der drei Merkmale, an zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre, überschreiten:

  • 1. Bilanzsumme von mindestens 20 Mio. Euro (ohne Fehlbetrag auf der Aktivseite),
  • 2. Umsatzerlöse von 40 Mio. Euro jährlich,
  • 3. mindestens 250 Arbeitnehmer.

Bei dieser Inventurart werden nur die hochwertigen Vermögensgegenstände des Lagers vollständig gezählt. Alle anderen werden nur stichprobenartig gezählt.
Dann werden die Werte und Bestände durch ein anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren ermittelt.

Damit die Stichprobeninventur überhaupt angewendet werden darf, muss zusätzlich eine Genehmigung vom Finanzamt vorliegen.

Tipp: Für kleine Unternehmen bietet sich die Stichtagsinventur an. Der Arbeitsaufwand ist dabei am geringsten.