Betriebsprüfung: So verhalten Sie sich richtig

Kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an, reichen die Reaktionen der betroffenen Unternehmer von Nervosität über Panik bis hin zu blanker Angst. Doch das ist eigentlich gar nicht nötig. Denn wer sich gezielt vorbereitet und weiß, wie man sich bei der Betriebsprüfung richtig verhält, kann dem Termin ganz gelassen entgegensehen.

Die Prüfungsanordnung: Auf was Sie achten müssen

Alles beginnt mit der Prüfungsanordnung. Hier nennt das Finanzamt Ihnen den Termin, zu dem der Betriebsprüfer bei Ihnen auf der Matte stehen wird. Der allererste Blick sollte deshalb zum Kalender gehen: Können Sie den Termin überhaupt wahrnehmen? Ein Verschieben ist zwar möglich, aber nur, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, zum Beispiel bei hoher Arbeitsbelastung durch das Weihnachtsgeschäft, Urlaub wichtiger Ansprechpartner oder einem großen Umbau der Geschäftsräume.

In der Prüfungsanordnung ist darüber hinaus der Ort genannt, an dem die Prüfung stattfinden soll. Normalerweise prüft das Finanzamt direkt in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie fest, dass Sie dem Betriebsprüfer keinen geeigneten Raum zur Verfügung stellen können, kann die Betriebsprüfung vom Finanzamt aus durchgeführt oder ins Büro Ihres Steuerberaters verlegt werden.

Praxistipp: Der Prüfer darf sich umsehen, aber nur in den betrieblichen Räumen. Die private Wohnung darf er nicht bzw. nur betreten, um in die betrieblichen Räume zu gelangen. Das betrifft vor allem kleine Selbstständige, die ihr Unternehmen in den eigenen vier Wänden untergebracht haben.

Das Finanzamt gibt in der Prüfungsanordnung an, welche Steuerarten und welche Jahre es prüfen wird. Anhand dieser Angaben können Sie schon einmal die Unterlagen heraussuchen und vorbereiten, die für die Betriebsprüfung relevant sind.

Praxistipp: Darüber hinausgehende Dokumente stellen Sie dem Prüfer bitte erst dann zur Verfügung, wenn er sie sehen will. Wer unaufgefordert dem Finanzamt sämtliche Unterlagen des Unternehmens präsentiert, riskiert, dass der Prüfer auf (weitere) Fehler stößt und den Prüfungszeitraum erweitert.

Was prüft das Finanzamt?

Grundsätzlich darf sich das Finanzamt jeden einzelnen Vorgang im Betrieb anschauen. Allerdings gibt es gewisse Prüfungsschwerpunkte und manche Oberfinanzdirektionen veröffentlichen sogar Listen mit den wichtigsten Prüffeldern im Internet.

Praxistipp: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das Finanzamt nur die auf den Listen genannten Punkte prüft. Es darf immer auch andere Punkte aufgreifen. Im Fokus stehen regelmäßig das Kassenbuch, Privatentnahmen, Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug, Fahrtenbücher, Einkünfteerzielungsabsicht bzw. Liebhaberei, Verträge mit Angehörigen.

Bevor der Prüfer kommt, müssen Sie diese und am besten auch alle anderen Unterlagen in Ordnung bringen. Beginnen Sie idealerweise mit der Vorbereitung, gleich nachdem Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben. Achten Sie auf lückenlose Dokumentation und wasserdichte Buchführung. Hier wird der Prüfer jede Ungereimtheit und jede Lücke genauestens unter die Lupe nehmen.

Tipp: Sie können eine Betriebsprüfung ohne Steuerberater durchstehen – zu empfehlen ist das allerdings nicht. Insbesondere wenn sich ein Steuerberater um die Buchhaltung gekümmert hat, sollte er bei der Betriebsprüfung dabei sein.

Während der Prüfung: Seien Sie ein gelassener Mensch

Selbst wenn die Prüfung zur Unzeit kommt, Ihnen gar nicht in den Kram passt, Sie fürchterlich stresst, Sie eigentlich Besseres zu tun hätten – lassen Sie Ihren Frust, Ärger und Stress auf gar keinen Fall am Prüfer aus! Denn der ist auch nur ein Mensch und macht nur seinen Job. Und der liegt darin, zu prüfen, ob steuerlich bei Ihnen alles in Ordnung ist. Keinesfalls will er Sie mit der Betriebsprüfung ärgern. Also: Seien Sie höflich, freundlich, hilfsbereit, pünktlich und respektieren Sie Ihr Gegenüber.

Stolpersteine: unbedachte Äußerungen, Smalltalk, geschwätzige Mitarbeiter

Vermeiden Sie es, zu viel zu reden. Wer beruflich viel unterwegs ist, gegenüber dem Prüfer aber erwähnt, dass er oft private Reisen unternimmt, muss damit rechnen, dass seine Reisekostenbelege besonders gründlich kontrolliert werden. Auch unverfänglich erscheinende Fragen nach Hobbys könnten gegen Sie verwendet werden.

Praxistipp: Hier kann die Anwesenheit des Steuerberaters sehr helfen. Denn er kann den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten und Ihnen bei Nachfragen des Betriebsprüfers zur Seite stehen.

Wissen Sie auf eine schwierige Frage des Prüfers keine Antwort, erbitten Sie Bedenkzeit. Diese sollten Sie dazu nutzen, sich mit Ihrem Steuerberater auszutauschen. Vermeiden Sie auf jeden Fall unbedachte Äußerungen und Mutmaßungen.

Praxistipp: Lassen Sie bei der Prüfung Ihren Steuerberater das Wort führen. Er lenkt das Gespräch und sorgt dafür, dass Sie nur Fragen zu Ihrem Betrieb beantworten.

Sie müssen nicht selbst dem Betriebsprüfer die verlangten Auskünfte erteilen und Unterlagen heraussuchen. Diese Aufgabe dürfen Sie an einen oder mehrere Mitarbeiter Ihrer Wahl delegieren (z.B. Mitarbeiter der Buchhaltung). Darüber hinaus sollten Sie unbedingt alle anderen Arbeitnehmer informieren, dass sie keinerlei Aussagen gegenüber dem Betriebsprüfer machen und ohne Rücksprache mit Ihnen oder dem Steuerberater keine Unterlagen herausgeben dürfen.

Wenn der Prüfer etwas bemängelt: Bleiben Sie weiterhin gelassen

Egal, wie sorgfältig Sie Ihre Bücher führen, irgendetwas gibt es immer zu beanstanden. Hat der Prüfer einen Fehler entdeckt, bleiben Sie ruhig. Nehmen Sie seine Äußerung zur Kenntnis – und verweisen Sie auf die Schlussbesprechung. Wutausbrüche oder gereizte oder pampige Antworten bringen Sie hier nicht weiter.

Ihre Mitwirkungspflicht ist die wichtigste Pflicht des Unternehmers bei einer Betriebsprüfung. Spielen Sie hier nicht mit, drohen Ihnen Sanktionen wie das Verzögerungsgeld oder eine Schätzung nach Aktenlage.

Ihre Verhaltens-Checkliste für die Betriebsprüfung

  • Lassen Sie sich bitte von dem Prüfer vor dem Beginn der Prüfung den Ausweis zeigen. Damit vermeiden Sie, dass ein Unbefugter Einsicht in Ihre vertraulichen Dokumente erhält.
  • Stellen Sie dem Betriebsprüfer einen Arbeitsplatz mit Tisch und Stuhl zur Verfügung, am besten in einem separaten, abschließbaren Raum.
  • Fragen Sie den Prüfer, ob Sie ihm etwas anbieten dürfen. Unproblematisch sind Kaffee, Tee und Wasser.
  • Überlassen Sie Ihrem Steuerberater den Smalltalk und das Reden mit dem Betriebsprüfer.
  • Vermeiden Sie private Gespräche oder Themen.
  • Teilen Sie dem Betriebsprüfer mit, an welche ausgewählten Ansprechpartner er sich wenden kann.
  • Legen Sie dem Prüfer nur die Unterlagen vor, die er anfordert.
  • Bitten Sie darum, dass alle Anfragen ausschließlich schriftlich gestellt werden.
  • Die Anfragen des Prüfers sollten Sie bzw. der von Ihnen benannte Ansprechpartner an den Steuerberater schicken. Stimmen Sie sich mit ihm ab, was genau zu tun ist.
  • Legen Sie dem Prüfer die angeforderten Unterlagen möglichst zügig vor.
  • Bleiben Sie während der ganzen Prüfungszeit freundlich, sachlich und gelassen.

Damit sollte es Ihnen gelingen, die Betriebsprüfung gut über die Bühne zu bringen.